Le aziende utilizzano software di gestione dei costi di progetto per monitorare la redditività dei progetti che intraprendono. Questo software aiuta le aziende a stimare i costi di vari progetti, monitorare le spese effettive e confrontarle con i costi previsti per determinare i margini di profitto. I project manager e i responsabili del controllo del progetto si affidano a questo strumento per garantire che i progetti rispettino il budget. I contabili lo utilizzano anche per monitorare i costi sia a livello di progetto che di portafoglio, suddividendo le spese per tipo di risorsa (ad esempio, manodopera, materiali). Il software di gestione dei costi di progetto può essere offerto come parte di una più ampia suite di gestione dei progetti o di gestione di progetti e portfolio. Può anche essere incluso in sistemi ERP basati su progetti, che spesso dispongono di strumenti di gestione dei costi integrati. Se vendute separatamente, queste soluzioni possono integrarsi con altri sistemi, inclusi software di gestione di progetti, portfolio e programmi, piattaforme ERP e sistemi di contabilità.