Percakapan di Zoho Cliq dapat melintasi batas perusahaan. Anda mungkin bekerja di dalam organisasi tempat Anda bekerja, berkolaborasi dengan pemasok, dan menggunakan akun terpisah yang disediakan klien untuk tugas lain. Setiap hubungan dapat memerlukan jenis akses yang berbeda.
Langkah pertama untuk mengelola beberapa akun Zoho Cliq adalah memetakan hubungan tersebut. Login yang terpisah memerlukan sesi yang terpisah. Kanal eksternal, undangan tamu, atau Network mungkin memungkinkan Anda berkolaborasi melalui akun yang sudah Anda gunakan. Membuat profil desktop lain tidak menentukan pengaturan mana yang diizinkan oleh organisasi Anda.
Setelah model aksesnya jelas, Anda dapat memilih kontrol akun bawaan Cliq atau menata akun-akun tersebut bersama aplikasi kerja terkait di WebCatalog.
Pisahkan persoalan login dari persoalan organisasi
“Beberapa organisasi” dapat menggambarkan sejumlah situasi yang berbeda. Karyawan dengan login lain yang disediakan perusahaan menghadapi persoalan yang berbeda dari mitra yang diundang ke percakapan bersama.
Dokumentasi Zoho untuk Cliq dengan CRM Plus menjelaskan perbedaan ini secara tegas: seorang pengguna tergabung dalam satu organisasi utama dan dapat bergabung dengan organisasi lain sebagai pengguna eksternal. Dokumentasi tersebut menjelaskan cara beralih di antara konteks tersebut, dengan akses yang berbeda dari keanggotaan internal.
Belakangan ini, kontrol pengguna tamu Cliq memperkenalkan akses ke kanal dan kontak yang dipetakan dalam organisasi lain. Partisipasi bergantung pada undangan dan kebijakan organisasi yang relevan.
Artinya, alamat email yang sama yang muncul dalam pekerjaan lebih dari satu perusahaan belum tentu mewakili dua akun Cliq yang berdiri sendiri. Pastikan apakah Anda menggunakan login terpisah, keanggotaan eksternal, atau undangan kolaborasi tertentu. Aturan untuk beberapa organisasi di produk Zoho lainnya tidak boleh dianggap berlaku persis sama di Cliq.
Buat peta akses sebelum menambahkan akun desktop
Buat catatan singkat tentang pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Untuk setiap tujuan, identifikasi login, jenis akses, administrator yang bertanggung jawab, dan materi pendukungnya.
| Hubungan kerja | Akses yang perlu dikonfirmasi | Pengaturan desktop yang disarankan |
|---|---|---|
| Karyawan di perusahaan utama Anda | Akun internal dan kanal yang ditetapkan untuk Anda | Profil dan ruang kerja perusahaan |
| Klien memberi Anda login terpisah yang diotorisasi | Akses organisasi dan kanal akun tersebut | Profil terpisah yang diberi nama sesuai klien |
| Pemasok sudah menggunakan Cliq | Kanal eksternal atau jalur kolaborasi lain yang diizinkan | Akun Anda yang sudah ada, berdampingan dengan alat proyek pemasok |
| Kontraktor bergabung untuk penugasan terbatas | Akses tamu ke percakapan yang diperlukan, jika didukung | Konteks tamu yang diotorisasi dan ringkasan proyek |
| Komunitas mitra jangka panjang | Keanggotaan dalam Cliq Network | Network terkait, berdampingan dengan sumber daya mitra |
Perlakukan peta tersebut sebagai gambaran akses yang sebenarnya. Ruang bernama “Klien Utara” hanya berguna jika akun di dalamnya dapat menjangkau percakapan yang dituju.
Misalnya, catat “login perusahaan, kanal eksternal pemasok, penanggung jawab pengadaan”, bukan “akun pemasok”, jika memang tidak ada login pemasok terpisah. Label yang jelas mencegah Anda membuat profil duplikat untuk mengatasi masalah yang seharusnya ditangani melalui konfigurasi akses.
Pahami opsi bawaan yang sudah tersedia
Aplikasi desktop Cliq menangani login beberapa akun
Aplikasi desktop bawaan Zoho Cliq sudah mendukung beberapa akun. Zoho mendokumentasikan Accounts → Add account untuk menambahkan login, dengan batas maksimum sepuluh akun. Memilih akun dari menu Accounts akan membuka jendela Cliq baru untuk akun tersebut.
Jika sebagian besar pekerjaan Anda dilakukan di Cliq, ini merupakan opsi yang langsung dapat digunakan. Anda dapat memakai menu akun aplikasi untuk mengakses login perusahaan terpisah yang sudah Anda miliki. WebCatalog menjadi lebih berguna ketika setiap akun merupakan salah satu bagian dari alur kerja yang lebih besar, yang melibatkan catatan proyek, dokumen, kalender, dan aplikasi web lainnya.
Kanal eksternal menghubungkan organisasi melalui percakapan
Kanal eksternal memungkinkan orang dari organisasi berbeda berkolaborasi. Kebijakan yang diwajibkan dan undangan menentukan akses. Zoho juga mendukung kolaborasi kanal eksternal lintas pusat data tertentu, sedangkan pesan langsung lintas pusat data memiliki batasan yang berbeda.
Pembuatan kanal eksternal bergantung pada paket: paket Free tidak dapat membuatnya, dan siapa yang dapat membuatnya pada paket berbayar bergantung pada edisi serta izin administrator. Periksa pengaturan organisasi penyelenggara sebelum memilih jalur ini untuk hubungan dengan pemasok.
Akses tamu dan Network melayani hubungan yang berbeda
Fitur tamu Zoho yang diperbarui memungkinkan kolaborator yang diundang bergabung dengan kanal yang sudah ada. Ini dapat cocok untuk kontraktor yang membantu kampanye tertentu. Cliq Network menyediakan lingkungan khusus untuk kolaborasi eksternal yang lebih luas, seperti komunitas mitra yang berkelanjutan.
Periksa dokumentasi tamu terbaru sebelum mengusulkan alur kerja yang lebih baru ini: Zoho saat ini menyatakan bahwa Guest Users 2.0 tidak didukung di Zoho One, dan fitur tersebut tidak mendukung pesan langsung antarpusat data. Jalur yang tersedia harus ditentukan berdasarkan edisi dan konfigurasi organisasi yang sebenarnya.
Pilihan bawaan ini dapat menghilangkan kebutuhan akan akun lain. Gunakan login terpisah jika pekerjaan memang memerlukannya, dan gunakan fitur kolaborasi yang sesuai jika hubungan tersebut berupa partisipasi eksternal.
Tata pengaturan yang disetujui di WebCatalog
Setelah peta akses siap, konfigurasikan desktop berdasarkan peta tersebut. WebCatalog Desktop memungkinkan Anda membuka Cliq di jendela khusus dan menatanya bersama aplikasi web lainnya.
Untuk dua login berbeda, ikuti pengaturan profil WebCatalog:
- Buka Profiles dan pilih Add profile.
- Beri nama profil pertama sesuai akun yang akan digunakan di dalamnya, misalnya “Operasional Perusahaan”.
- Buka Cliq dengan profil tersebut dan masuk melalui proses normal organisasi Anda.
- Buat profil kedua, misalnya “Klien Utara”, lalu masuk ke akun terpisah yang disediakan klien di sana.
- Konfirmasikan akun dan organisasi di kedua sesi sebelum menambahkan tujuan lain.
Profil memisahkan cookie, sesi, dan data penjelajahan. Profil tidak menyediakan undangan, menetapkan lisensi, atau mengubah akses yang diberikan di dalam Cliq.
Selanjutnya, buat ruang untuk setiap konteks kerja. Ruang perusahaan dapat mencakup Cliq, pelacak operasional, dan buku panduan internal. Ruang klien dapat berisi sesi Cliq klien, rencana proyek, dan dokumen tinjauan.
Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri. Menggunakan kembali profil WebCatalog yang sama di beberapa ruang berarti menggunakan kembali login yang sama; nama ruang yang berbeda tidak membentuk identitas akun lain. Penggunaan kembali ini sesuai jika satu akun secara sah berpartisipasi dalam beberapa percakapan proyek.
Pilih paket WebCatalog yang sesuai dengan jumlah aplikasi, profil, dan ruang yang Anda perlukan. Hitung login yang berbeda secara terpisah dari proyek: lima proyek yang menggunakan satu akun tidak otomatis memerlukan lima profil.
Contoh: manajer pelaksanaan yang bekerja dalam tiga hubungan
Bayangkan seorang manajer pelaksanaan mengoordinasikan peluncuran produk internal, implementasi untuk klien, dan serah terima dari pemasok. Proyek-proyek ini ditangani oleh orang yang sama, tetapi tidak menggunakan semua akun atau dokumen yang sama.
Peluncuran internal: tempatkan percakapan tim di samping rencana
Gunakan akun perusahaan untuk peluncuran internal. Tempatkan sesi Cliq tersebut di samping daftar periksa rilis dan catatan keputusan dalam ruang “Peluncuran Produk”.
Ketika anggota tim menanyakan apakah suatu tonggak pencapaian sudah siap, rencananya tersedia dalam konteks kerja yang sama. Catat keputusan di tempat yang diharapkan oleh tim proyek, lalu tanggapi di kanal yang sesuai. Manfaatnya adalah jalur yang lebih mudah dari diskusi menuju catatan yang mendukungnya.
Ini tidak memerlukan akun Cliq baru hanya karena peluncuran tersebut memiliki ruang sendiri. Login perusahaan juga dapat digunakan kembali di ruang operasional jika kedua konteks tersebut menggunakan identitas yang sama.
Implementasi untuk klien: pisahkan login yang disediakan klien
Misalkan klien menyediakan akun untuk organisasinya. Tetapkan login tersebut ke profil Klien Utara dan gunakan bersama alat proyek klien.
Sebelum tinjauan pertama, konfirmasikan akses ke kanal implementasi dan dokumen yang dibahas. Jika obrolan terbuka tetapi berkas proyek tidak, identifikasi akun mana yang diperlukan oleh layanan penyimpanan berkas. Sesi Cliq yang berfungsi tidak membuktikan bahwa setiap aplikasi pendukung menggunakan kredensial yang sama.
Gunakan ruang klien sebagai pengingat akan penugasan yang sedang aktif. Saat membagikan berkas, periksa audiens yang dituju dan percakapan tujuan. Intinya adalah membuat proses tinjauan normal mudah diikuti, dengan dokumen yang relevan sudah tersedia.
Serah terima pemasok: gunakan kembali identitas perusahaan jika sesuai
Untuk pemasok, kanal eksternal yang disetujui mungkin sudah cukup. Tetap gunakan akun perusahaan dan tambahkan dokumen serah terima pemasok ke ruang proyek terpisah.
Peta akses harus menunjukkan bahwa percakapan ini masih menggunakan Operasional Perusahaan. Perbedaan tersebut penting ketika Anda kembali setelah terinterupsi: Anda adalah karyawan yang berkolaborasi secara eksternal, bukan seseorang yang masuk ke organisasi internal pemasok.
Jika pemasok tidak dapat bergabung, minta administrator yang bertanggung jawab untuk memeriksa undangan dan kebijakan kolaborasi. Membuat profil WebCatalog baru tidak akan mengubah izin di sisi server yang mengatur partisipasi.
Jaga agar peta akses tetap berguna saat pekerjaan berubah
Perbarui peta ketika penugasan klien dimulai, kontraktor selesai bekerja, atau tanggung jawab beralih ke rekan kerja lain. Pertanyaan yang berguna bersifat konkret: login mana yang digunakan, percakapan mana yang masih diperlukan, dan siapa yang dapat mengubah akses tersebut?
Kepergian seseorang mungkin mengharuskan administrator mencabut akses organisasi atau tamu. Menghapus pintasan desktop adalah tindakan penataan yang terpisah. Selesaikan perubahan pada tingkat layanan melalui organisasi yang mengendalikan keanggotaan, lalu rapikan ruang kerja agar sesuai.
Tinjau juga aplikasi di sekitar percakapan. Sebuah proyek dapat selesai sementara ringkasan lama, kalender, atau akun dokumen masih terlihat setiap hari. Hapus tujuan yang tidak lagi mendukung pekerjaan aktif agar ruang tersebut tetap mencerminkan tujuannya.
Jika notifikasi mulai mengganggu, tentukan percakapan mana yang memerlukan tanggapan selama setiap blok waktu kerja. Gunakan kontrol notifikasi yang tersedia di lingkungan Cliq terkait, dan periksa hasilnya sebelum mengandalkannya. Membuat lebih banyak akun mudah diakses tidak berarti setiap akun harus mendapat perhatian yang sama sepanjang hari.
Beri organisasi berikutnya tempat yang jelas di desktop Anda
Mulailah dengan satu login perusahaan dan satu hubungan eksternal. Tentukan apakah hubungan tersebut memerlukan akun terpisah, undangan tamu, kanal eksternal, atau Network. Catat jawabannya sebelum mengonfigurasi desktop.
Kemudian tambahkan Zoho Cliq ke WebCatalog, buat profil untuk login yang berbeda, dan susun ruang berdasarkan pekerjaan yang dihasilkan setiap hubungan. Struktur akun Anda tetap selaras dengan akses yang disediakan organisasi Anda, sementara percakapan dan alat menjadi lebih mudah ditemukan bersama.
