Percakapan Zoho Cliq dapat melintasi batas perusahaan. Anda mungkin bekerja di organisasi tempat Anda bekerja, berkolaborasi dengan pemasok, dan menggunakan akun terpisah yang diberikan klien untuk penugasan lain. Setiap hubungan dapat memerlukan jenis akses yang berbeda.
Langkah pertama untuk mengelola beberapa akun Zoho Cliq adalah memetakan hubungan tersebut. Login terpisah memerlukan sesi terpisah. Kanal eksternal, undangan tamu, atau Network dapat memungkinkan Anda berkolaborasi melalui akun yang sudah Anda gunakan. Membuat profil desktop lain tidak menentukan pengaturan mana yang diizinkan oleh organisasi Anda.
Setelah model aksesnya jelas, aplikasi desktop Cliq sendiri dapat menampung hingga sepuluh login terpisah, yang masing-masing terbuka di jendelanya sendiri. Jika Anda ingin setiap login dikelompokkan bersama aplikasi web lain yang digunakan dalam hubungan tersebut, WebCatalog Desktop dapat menyimpan akun-akun itu di profil yang terpisah.
Pisahkan pertanyaan tentang login dari pertanyaan tentang organisasi
“Beberapa organisasi” dapat menggambarkan sejumlah situasi yang berbeda. Karyawan dengan login lain yang diberikan perusahaan berbeda masalahnya dengan mitra yang diundang ke percakapan bersama.
Dokumentasi Zoho tentang Cliq dengan CRM Plus menjelaskan perbedaan ini secara tegas: pengguna tergabung dalam satu organisasi utama dan dapat bergabung dengan organisasi lain sebagai pengguna eksternal. Dokumentasi tersebut menjelaskan cara berpindah di antara konteks-konteks ini, dengan akses yang berbeda dari keanggotaan internal.
Baru-baru ini, kontrol pengguna tamu Cliq memperkenalkan akses ke kanal dan kontak yang dipetakan di dalam organisasi lain. Partisipasi bergantung pada undangan dan kebijakan organisasi terkait.
Artinya, alamat email yang sama muncul dalam pekerjaan di lebih dari satu perusahaan belum tentu berarti ada dua akun Cliq yang terpisah. Tanyakan apakah Anda menggunakan login terpisah, keanggotaan eksternal, atau undangan kolaborasi tertentu. Aturan untuk beberapa organisasi di produk Zoho lain tidak boleh dianggap otomatis berlaku dengan cara yang sama di Cliq.
Buat peta akses sebelum menambahkan akun desktop
Buat catatan singkat tentang pekerjaan yang perlu Anda lakukan. Untuk setiap tujuan, identifikasi login, jenis akses, administrator yang bertanggung jawab, dan materi pendukung.
| Hubungan kerja | Akses yang perlu dipastikan | Pengaturan desktop yang disarankan |
|---|---|---|
| Karyawan di perusahaan utama Anda | Akun internal dan kanal yang ditetapkan untuk Anda | Profil perusahaan dan ruang kerja |
| Klien memberi Anda login resmi yang terpisah | Organisasi akun tersebut dan akses kanalnya | Profil terpisah yang diberi nama sesuai klien |
| Pemasok sudah menggunakan Cliq | Kanal eksternal atau jalur kolaborasi lain yang diizinkan | Akun yang sudah Anda gunakan, berdampingan dengan alat proyek pemasok |
| Kontraktor bergabung untuk penugasan terbatas | Akses tamu ke percakapan yang diperlukan, jika tersedia | Konteks tamu yang diizinkan dan ringkasan proyek |
| Komunitas mitra jangka panjang | Keanggotaan di Cliq Network | Network terkait, berdampingan dengan sumber daya mitra |
Anggap peta tersebut sebagai gambaran akses yang sebenarnya. Ruang bernama “Client North” hanya berguna jika akun di dalamnya dapat mengakses percakapan yang dimaksud.
Misalnya, catat “login perusahaan, kanal eksternal pemasok, penanggung jawab pengadaan” alih-alih “akun pemasok” jika tidak ada login pemasok yang terpisah. Label yang jelas mencegah Anda membuat profil duplikat untuk mengatasi masalah yang seharusnya ditangani melalui konfigurasi akses.
Pahami opsi bawaan yang sudah tersedia
Aplikasi desktop Cliq menangani beberapa login akun
Aplikasi desktop Zoho Cliq bawaan sudah mendukung beberapa akun. Zoho mendokumentasikan Accounts → Add account untuk menambahkan login, dengan batas maksimal sepuluh akun. Memilih akun dari menu Accounts akan membuka jendela Cliq baru untuk akun tersebut.
Jika sebagian besar pekerjaan Anda dilakukan di Cliq, ini adalah pilihan langsung. Anda dapat menggunakan menu akun aplikasi untuk mengakses login perusahaan terpisah yang sudah Anda miliki. WebCatalog Desktop lebih berguna ketika setiap akun merupakan bagian dari alur kerja yang lebih besar yang melibatkan catatan proyek, dokumen, kalender, dan aplikasi web lainnya.
Kanal eksternal menghubungkan organisasi melalui percakapan
Kanal eksternal memungkinkan orang-orang dari berbagai organisasi berkolaborasi bersama. Kebijakan yang berlaku dan undangan menentukan akses. Zoho juga mendukung kolaborasi kanal eksternal di pusat data tertentu, sementara pesan langsung lintas pusat data memiliki batasan yang berbeda.
Pembuatan kanal eksternal bergantung pada paket: paket Free tidak dapat membuatnya, dan siapa yang dapat membuatnya pada paket berbayar bergantung pada edisi dan izin administrator. Periksa pengaturan organisasi tuan rumah sebelum memilih opsi ini untuk hubungan dengan pemasok.
Akses tamu dan Network melayani jenis hubungan yang berbeda
Fitur tamu yang diperbarui dari Zoho memungkinkan kolaborator yang diundang bergabung dengan kanal yang sudah ada. Opsi ini dapat sesuai untuk kontraktor yang membantu kampanye tertentu. Cliq Network menyediakan lingkungan khusus untuk kolaborasi eksternal yang lebih luas, seperti komunitas mitra yang berkelanjutan.
Periksa dokumentasi tamu terbaru sebelum mengusulkan alur kerja yang lebih baru ini: Zoho saat ini menyatakan bahwa Guest Users 2.0 tidak didukung di Zoho One, dan fitur ini tidak mendukung pesan langsung antarpusat data. Jalur yang tersedia harus ditentukan berdasarkan edisi dan konfigurasi organisasi yang sebenarnya.
Pilihan bawaan ini dapat menghilangkan kebutuhan akan akun lain. Gunakan login terpisah jika pekerjaan memang memerlukannya, dan gunakan fitur kolaborasi yang sesuai jika hubungannya berupa partisipasi eksternal.
Atur konfigurasi yang disetujui di WebCatalog Desktop
Setelah peta akses siap, atur desktop berdasarkan peta tersebut. WebCatalog Desktop memungkinkan Anda membuka Cliq di jendela khusus dan mengaturnya bersama aplikasi web lainnya.
Untuk dua login yang berbeda, ikuti panduan penyiapan profil:
- Buka WebCatalog Desktop, buka Profiles, lalu pilih Add profile.
- Beri nama profil pertama sesuai akun yang akan digunakan, seperti “Company Operations”.
- Buka Cliq dengan profil tersebut dan masuk melalui proses normal organisasi Anda.
- Buat profil kedua, misalnya “Client North”, lalu masuk ke akun terpisah yang diberikan klien melalui profil itu.
- Pastikan akun dan organisasinya di kedua sesi sebelum menambahkan tujuan lainnya.
Profil memisahkan cookie, sesi, dan data penjelajahan. Profil tidak menyediakan undangan, menetapkan lisensi, atau mengubah akses yang diberikan di dalam Cliq.
Selanjutnya, buat ruang untuk setiap konteks kerja. Ruang perusahaan dapat mencakup Cliq, pelacak operasional, dan buku panduan internal. Ruang klien dapat berisi sesi Cliq klien, rencana proyek, dan dokumen tinjauan.
Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri. Menggunakan kembali profil yang sama di beberapa ruang berarti menggunakan kembali login yang sama; nama ruang yang berbeda tidak menciptakan identitas akun lain. Penggunaan ulang ini sesuai ketika satu akun memang berpartisipasi secara sah dalam beberapa percakapan proyek.
Pastikan peta akses tetap berguna saat pekerjaan berubah
Perbarui peta saat penugasan klien dimulai, kontraktor menyelesaikan pekerjaannya, atau tanggung jawab dialihkan ke kolega lain. Penghapusan akses organisasi atau tamu seseorang dilakukan di Cliq, melalui organisasi yang mengendalikan keanggotaannya; menghapus profil hanya menghapus sesi lokal.
Saat proyek berakhir, hapus aplikasi dan ruangnya dari desktop agar yang Anda lihat mencerminkan pekerjaan yang masih aktif.
Sediakan tempat yang jelas di desktop untuk organisasi berikutnya
Mulailah dengan satu login perusahaan dan satu hubungan eksternal. Tentukan apakah hubungan tersebut memerlukan akun terpisah, undangan tamu, kanal eksternal, atau Network. Catat jawabannya sebelum mengatur desktop.
Kemudian unduh WebCatalog Desktop, buat profil untuk login yang berbeda, dan susun ruang berdasarkan pekerjaan yang dihasilkan oleh setiap hubungan. Struktur akun Anda akan tetap selaras dengan akses yang diberikan organisasi, sementara percakapan dan alat menjadi lebih mudah ditemukan bersama-sama.
