Seorang pemasok mengirimkan penawaran harga terbaru melalui Zalo. Seorang klien menanyakan apakah tanggal pengiriman sudah dikonfirmasi. Grup keluarga Anda sedang membahas rencana akhir pekan. Ketika percakapan-percakapan ini berada di akun yang berbeda, menemukan obrolan yang tepat hanyalah sebagian dari pekerjaan. Anda juga memerlukan dokumen yang benar, keputusan terbaru, dan langkah selanjutnya yang jelas.
Untuk mengelola beberapa akun Zalo di desktop, sediakan profil masuk terpisah untuk setiap akun yang sudah ada, serta tempat kerja yang mudah dikenali. WebCatalog dapat memisahkan sesi-sesi tersebut dan menyatukan akun kerja dengan dokumen, kalender, serta alat pelacakan Anda.
Hasil yang diharapkan adalah alur yang dapat digunakan berulang kali, dari pesan masuk hingga tugas selesai. Panduan ini menggunakan contoh praktis: seorang koordinator proyek yang bekerja sama dengan pemasok Vietnam sambil menyimpan percakapan pribadi di akun lain.
Berikan tempat tetap untuk setiap akun Zalo
Pertama, tentukan percakapan mana yang memang terkait dengan identitas berbeda. Akun pribadi dan akun kerja yang sudah digunakan mungkin memerlukan sesi terpisah. Beberapa pelanggan yang berkomunikasi dengan identitas kerja yang sama dapat tetap berada di akun tersebut; proyek baru tidak otomatis memerlukan akun masuk lain.
Zalo sudah menyediakan aplikasi Windows dan Mac, aplikasi seluler, serta versi web. Menggunakan aplikasi native untuk satu akun dan sesi browser terpisah untuk akun lain adalah salah satu pengaturan yang memungkinkan. WebCatalog berguna jika Anda menginginkan profil bernama dan aplikasi web pendukung percakapan dalam satu lingkungan desktop yang tertata.
Untuk menggunakan dua akun Zalo di PC, mulailah dengan akun yang sudah Anda gunakan dan dapat Anda autentikasi. Di WebCatalog Desktop:
- Buka Profiles, pilih Add profile, lalu beri nama profil pertama “Zalo Kerja”.
- Buka Zalo dengan profil tersebut dan masuk ke akun kerja yang dimaksud.
- Tambahkan profil lain bernama “Zalo Pribadi”.
- Buka Zalo dengan profil Pribadi dan masuk ke akun Anda yang lain.
- Periksa identitas akun dan percakapan yang diharapkan di setiap jendela sebelum membalas.
Dokumentasi profil WebCatalog menjelaskan bahwa profil memisahkan cookie, sesi, dan data penjelajahan. Membuka jendela lain dengan profil yang sama akan menggunakan kembali sesi tersebut; pilih profil lain saat Anda memerlukan akun yang berbeda.
Untuk autentikasi QR, petunjuk masuk resmi Zalo menyatakan bahwa Anda perlu menampilkan kode di komputer, memindainya dengan Zalo di ponsel, meninjau informasi masuk, lalu mengonfirmasinya. Pastikan ponsel menggunakan akun yang dimaksud untuk profil desktop tersebut. Memberi label “Kerja” pada profil tidak dapat mengubah akun yang menyetujui proses masuk.
Saat membuka layanan secara langsung, gunakan Zalo Web, alamat obrolan web yang dicantumkan oleh Bantuan Zalo. Jika Zalo kemudian meminta Anda melakukan autentikasi ulang, selesaikan proses masuk seperti biasa di profil yang sesuai.
Siapkan alat kerja pendukung percakapan
Jendela akun adalah titik awal yang berguna. Konteks kerja juga memerlukan tempat untuk memeriksa fakta dan mencatat keputusan.
Buat ruang di WebCatalog bernama “Proyek Pemasok”. Tambahkan Zalo menggunakan profil Kerja, aplikasi dokumen Anda, pelacak pesanan, dan kalender yang digunakan untuk komitmen pengiriman. Ruang mengelompokkan aplikasi dan bookmark untuk tujuan tertentu dalam jendelanya sendiri.
Bedakan perannya dengan jelas: profil menentukan sesi akun yang digunakan; ruang mengelompokkan alat-alatnya. Anda dapat menggunakan kembali profil kerja yang sama di berbagai ruang proyek jika proyek-proyek tersebut menggunakan identitas Zalo yang sama. Membuat ruang lain saja tidak akan menghasilkan akun berbeda atau membatasi akun tersebut hanya untuk pelanggan tertentu.
Mulailah dengan satu ruang kerja dan satu jendela Zalo pribadi yang terpisah. Pilih paket WebCatalog yang mendukung aplikasi, profil, dan ruang dalam pengaturan Anda. Tambahkan sesuatu karena membantu Anda menyelesaikan tugas, seperti memeriksa penawaran harga atau mengonfirmasi rapat.
Ikuti satu permintaan dari obrolan hingga langkah selanjutnya terkonfirmasi
Bayangkan Anda sedang mengoordinasikan materi cetak untuk acara klien. Pemasok mengirimkan revisi penawaran harga melalui akun Zalo kerja Anda. Klien membutuhkan jawaban mengenai jumlah, desain, dan pengiriman.
Alur kerja berikut menjaga agar percakapan tetap terkait dengan keputusan yang didukungnya.
Kenali percakapan sebelum menafsirkan permintaan
Buka profil Kerja dan pastikan pengirim, proyek, serta pesan terbarunya. Nama yang mirip, ikon grup yang sama, atau percakapan lama dapat membuat obrolan yang tampak familier mudah disalahpahami.
Baca konteks secukupnya untuk memahami apa yang berubah. “Bisa kita lanjutkan?” dapat merujuk pada jumlah, revisi harga, atau desain final. Menjawab sebelum mengenali keputusan yang dimaksud dapat menimbulkan rangkaian pesan tambahan.
Dalam contoh ini, revisi penawaran harga dari pemasok mencakup spesifikasi kertas yang berbeda. Tindakan pertama yang berguna adalah membandingkan perubahan tersebut dengan ringkasan kebutuhan yang telah disetujui. Biarkan percakapan dan ringkasan kebutuhan tetap terlihat saat Anda melakukannya.
Akun pribadi Anda dapat tetap tersedia di jendelanya sendiri. Saat kembali dari akun tersebut, periksa lagi identitas kerja dan percakapannya sebelum mengirim balasan proyek. Label membantu Anda bernavigasi; akun dan penerima yang ditampilkan di dalam Zalo memastikan ke mana pesan akan dikirim.
Periksa file yang mendukung jawaban Anda
Buka penawaran harga dan cari tanggal atau versinya. Bandingkan detail yang relevan dengan catatan proyek: jumlah, spesifikasi, nilai yang disetujui, dan tanggal pengiriman yang diminta. Pesan yang lebih baru belum tentu berisi dokumen final yang telah disetujui.
Jika revisi penawaran harga mengubah sesuatu yang signifikan, sebutkan perbedaannya secara jelas. Misalnya: “Revisi penawaran harga ini menggunakan opsi kertas yang lebih tebal. Mohon konfirmasi apakah hal ini memengaruhi tanggal pengiriman sebelum kami menyetujuinya.”
Simpan revisi penawaran harga di folder proyek dengan nama file yang menunjukkan proyek dan versinya, lalu tandai sebagai menunggu peninjauan sampai persetujuan dikonfirmasi. Ini adalah langkah pengarsipan yang dilakukan secara sengaja. Menempatkan aplikasi penyimpanan di samping Zalo mempermudah langkah ini; WebCatalog tidak secara otomatis menyalin lampiran obrolan ke folder proyek Anda.
Sebelum mengirimkan kembali file, periksa penerima dan lampirannya. Beberapa akun yang terbuka dapat mempermudah akses, tetapi tujuan akhir pengiriman tetap perlu diperhatikan sejenak.
Ubah balasan menjadi komitmen yang dapat dilacak
Setelah pemasok mengonfirmasi detailnya, tentukan apa yang perlu dilakukan berdasarkan percakapan tersebut. Janji untuk mengirim desain besok memerlukan penanggung jawab dan tenggat waktu. Pengiriman yang telah dikonfirmasi perlu dicatat dalam jadwal proyek.
Gunakan catatan singkat seperti ini di alat pelacakan yang sudah Anda gunakan:
| Item | Contoh catatan |
|---|---|
| Permintaan | Menyetujui revisi spesifikasi cetak |
| Bukti | Revisi penawaran harga disimpan di folder proyek |
| Keputusan | Spesifikasi disetujui; konfirmasi pengiriman masih tertunda |
| Tindakan selanjutnya | Koordinator mengonfirmasi pengiriman dengan pemasok |
| Tenggat | Sebelum peninjauan proyek berikutnya oleh klien |
Ini adalah contoh catatan proyek, bukan kolom yang ditambahkan WebCatalog ke Zalo. Tujuannya adalah agar pekerjaan tetap dapat dipahami setelah percakapan bergeser ke bawah daftar obrolan.
Balas dengan menyampaikan bagian yang sudah dikonfirmasi dan jelaskan hal yang masih tertunda. “Desain sudah disetujui; saya akan mengonfirmasi tanggal pengiriman setelah pemasok merespons” memberikan pembaruan yang lebih berguna bagi klien daripada sekadar tanggapan yang samar.
Siapkan serah terima yang dapat digunakan orang lain
Jika rekan kerja perlu melanjutkan proyek, bagikan dokumen yang telah disetujui dan catatan keputusan melalui alat kerja yang biasa Anda gunakan. Sertakan status terbaru, tindakan selanjutnya, dan siapa yang diharapkan memberikan tanggapan.
Serah terima seharusnya memungkinkan mereka memahami pekerjaan tanpa harus menelusuri ulang riwayat obrolan pribadi Anda. Jika bisnis membutuhkan beberapa karyawan untuk menjawab percakapan pelanggan yang sama, itu merupakan kebutuhan perpesanan tim yang perlu ditangani secara khusus.
Jika balasan pelanggan ditangani tim, gunakan peran Zalo Official Account
Zalo Official Account, atau Zalo OA, memiliki tujuan yang berbeda dari sekadar membuka dua akun Zalo individu sekaligus. Layanan ini memberi organisasi kehadiran yang berhadapan langsung dengan pelanggan, dengan akses staf ke alat pengelolaannya.
Menurut panduan memulai Official Account dari Zalo, staf masuk ke OA Manager melalui akun Zalo pribadi dan memilih OA yang berwenang mereka kelola. Administrator dapat mengundang staf melalui Quản lý → Quản lý admin, memilih izin yang relevan, lalu mengirim undangan untuk diterima oleh orang tersebut.
Jika Anda mengelola Zalo Official Account untuk beberapa organisasi melalui akun masuk berizin yang sama, pilih OA yang benar di dalam OA Manager. Anda tidak memerlukan akun pribadi atau profil WebCatalog yang berbeda untuk setiap OA. Ruang klien dapat menyatukan tautan dan dokumen yang sesuai, sementara OA yang dipilih menentukan bisnis yang sedang Anda tangani.
Untuk layanan pelanggan bersama, Zalo juga mendokumentasikan penugasan percakapan dan penyaringan staf. Fungsi-fungsi ini bergantung pada paket OA dan izin karyawan. Gunakan fungsi tersebut untuk menetapkan siapa yang menangani pelanggan jika pengaturan Anda mendukungnya.
Penugasan percakapan disediakan oleh Zalo OA. WebCatalog menata akses ke layanan tersebut bersama aplikasi kerja lainnya. Pilih fitur OA jika kebutuhannya adalah tanggung jawab pelanggan bersama; pilih profil terpisah jika kebutuhannya adalah identitas akun masuk yang terpisah.
Periksa detail yang memengaruhi pekerjaan sehari-hari
Sebelum memindahkan rutinitas Anda ke pengaturan desktop baru, coba satu percakapan yang mewakili alur kerja Anda dari awal hingga akhir. Bisakah Anda membuka pesan yang diperlukan, memeriksa dokumennya, mengirim balasan yang dimaksud, dan mencatat tindak lanjutnya? Jika panggilan merupakan bagian dari alur kerja tersebut, ujilah di lingkungan yang benar-benar akan Anda gunakan. Pengalaman menggunakan aplikasi native dan versi web Zalo dapat memiliki kemampuan yang berbeda.
Tinjau notifikasi di setiap akun dan pengaturan desktop Anda. Akun kerja seharusnya menarik perhatian Anda ke percakapan yang menjadi tanggung jawab Anda, sementara pemberitahuan pribadi dapat disesuaikan dengan jam kerja pilihan Anda. Pastikan pemberitahuan yang diharapkan benar-benar diterima sebelum mengandalkan pengaturan ini untuk balasan yang sensitif terhadap waktu.
Periksa riwayat dan file penting secara terpisah. Zalo menyediakan panduan pencadangan dan pemulihan untuk pergantian ponsel, dan proses Zalo sendiri menentukan apa yang tersedia setelah pergantian perangkat atau sesi. Profil WebCatalog bukan cadangan riwayat pesan Zalo Anda. Simpan catatan proyek penting di lokasi yang telah dipilih tim Anda.
Mulailah dengan percakapan nyata Anda berikutnya
Pilih satu akun kerja, satu akun pribadi, dan satu proyek yang secara rutin menghasilkan pesan Zalo. Tambahkan Zalo ke WebCatalog, berikan profil bernama untuk setiap akun masuk, lalu tempatkan sesi kerja di samping dokumen dan alat pelacakan yang diperlukan untuk proyek tersebut.
Kemudian gunakan permintaan masuk berikutnya untuk menyelesaikan seluruh rangkaian: pastikan akun dan percakapannya, periksa informasi pendukung, kirim balasan yang jelas, dan catat tindakan selanjutnya. Itulah cara praktis untuk mengelola akun Zalo kerja dan pribadi sekaligus menjaga pekerjaan di balik setiap pesan tetap tertata.
