Seorang pemasok mengirimkan penawaran terbaru melalui Zalo. Seorang klien menanyakan apakah tanggal pengiriman sudah dipastikan. Grup keluarga Anda sedang membahas rencana akhir pekan. Ketika percakapan-percakapan ini menggunakan akun yang berbeda, menemukan obrolan yang tepat hanyalah sebagian dari pekerjaan. Anda juga perlu dokumen yang benar, keputusan terbaru, dan langkah selanjutnya yang jelas.
Di ponsel, pengalih akun bawaan Zalo mungkin sudah cukup. Di komputer, Zalo PC dan Zalo Web masing-masing hanya membuat satu akun tetap masuk, jadi menggunakan dua akun biasanya berarti satu di aplikasi desktop dan satu di browser. Untuk membuka beberapa akun sekaligus, masing-masing di jendelanya sendiri, buat profil terpisah untuk setiap akun di WebCatalog Desktop dan tempatkan akun kerja berdampingan dengan dokumen, kalender, dan alat pelacakan Anda.
Panduan ini mengikuti contoh praktis: seorang koordinator proyek yang bekerja sama dengan pemasok dari Vietnam sambil tetap menggunakan akun lain untuk percakapan pribadi.
Sediakan tempat khusus untuk setiap akun Zalo
Pertama, tentukan percakapan mana yang memang menggunakan identitas berbeda. Akun pribadi dan akun kerja yang sudah ada mungkin perlu sesi terpisah. Beberapa pelanggan yang menghubungi identitas kerja yang sama dapat tetap menggunakan akun tersebut; proyek baru tidak otomatis memerlukan login lain.
Zalo sudah menyediakan aplikasi Windows dan Mac, aplikasi seluler, serta versi web. Versi terbaru aplikasi selulernya memungkinkan Anda menambahkan akun kedua dan beralih di antaranya melalui pengaturan aplikasi (Chuyển tài khoản), yang cocok jika Anda memeriksa satu akun setiap kali. Di komputer, menggunakan Zalo PC untuk satu akun dan Zalo Web di browser untuk akun lainnya adalah pengaturan bawaan yang tersedia. WebCatalog Desktop berguna jika Anda ingin kedua akun terbuka di jendelanya masing-masing dengan ikon Dock atau taskbar, diberi nama sesuai kegunaannya, dan ditempatkan berdampingan dengan aplikasi web yang mendukung percakapan Anda.
Untuk menggunakan dua akun Zalo di PC atau Mac, mulailah dengan akun yang sudah Anda gunakan dan dapat Anda autentikasi. Instal WebCatalog Desktop, tambahkan Zalo dari katalog aplikasinya, lalu:
- Buka Profiles, pilih Add profile, lalu beri nama profil pertama “Zalo Work”.
- Buka Zalo menggunakan profil tersebut dan masuk ke akun kerja yang dimaksud.
- Tambahkan profil lain bernama “Zalo Personal”.
- Buka Zalo menggunakan profil Personal dan masuk ke akun Anda yang lain.
- Sebelum membalas, periksa identitas akun dan pastikan percakapan yang diharapkan muncul di setiap jendela.
Dokumentasi profil WebCatalog menjelaskan bahwa profil memisahkan cookie, sesi, dan data penelusuran. Membuka jendela lain dengan profil yang sama akan menggunakan kembali sesi tersebut; pilih profil lain jika Anda memerlukan akun yang berbeda.
Untuk autentikasi QR, petunjuk login resmi Zalo menyebutkan bahwa Anda perlu menampilkan kode di komputer, memindainya dengan Zalo di ponsel, memeriksa informasi login, lalu mengonfirmasi. Pastikan ponsel menggunakan akun yang dimaksud untuk profil desktop tersebut. Memberi profil nama “Work” tidak akan mengubah akun yang menyetujui login.
Saat membuka layanan secara langsung, gunakan Zalo Web, alamat obrolan web yang tercantum di Bantuan Zalo. Jika Zalo meminta Anda untuk melakukan autentikasi lagi, selesaikan proses login normal di profil yang sesuai.
Lengkapi percakapan dengan alat kerja
Jendela akun adalah awal yang berguna. Namun, konteks kerja juga memerlukan tempat untuk memeriksa informasi dan mencatat keputusan.
Buat space “Supplier Projects” di WebCatalog Desktop. Tambahkan Zalo menggunakan profil Work, aplikasi dokumen, pelacak pesanan, dan kalender yang digunakan untuk komitmen pengiriman. Space mengelompokkan aplikasi dan bookmark sesuai keperluan di jendelanya sendiri.
Pisahkan fungsinya dengan jelas: profil menentukan sesi yang digunakan untuk masuk, sedangkan space mengelompokkan alat. Anda dapat menggunakan kembali profil kerja yang sama di beberapa space proyek jika proyek-proyek tersebut menggunakan identitas Zalo yang sama. Space lain dengan sendirinya tidak membuat akun berbeda atau membatasi akun tersebut hanya untuk pelanggan tertentu.
Mulailah dengan satu space kerja dan jendela Zalo pribadi yang terpisah. Tambahkan sesuatu jika itu membantu Anda menyelesaikan tugas, seperti memeriksa penawaran atau mengonfirmasi rapat.
Jika balasan pelanggan perlu dikelola oleh tim, gunakan peran Zalo Official Account
Zalo Official Account, atau Zalo OA, menyelesaikan masalah yang berbeda dari membuka dua login pribadi. Layanan ini menyediakan akun yang berhadapan langsung dengan pelanggan untuk dikelola oleh beberapa staf. Menurut panduan memulai Official Account dari Zalo, staf masuk ke OA Manager menggunakan akun Zalo pribadi masing-masing, dan administrator mengundang mereka melalui Quản lý → Quản lý admin dengan izin yang mereka perlukan.
Jika Anda mengelola beberapa OA, pilih OA yang tepat di dalam OA Manager; Anda tidak memerlukan profil terpisah untuk masing-masing OA. Zalo OA juga menyediakan fitur pembagian percakapan, bergantung pada paket OA dan izin staf. Pilih peran OA jika tim perlu berbagi tanggung jawab atas pelanggan, dan profil terpisah jika Anda perlu menggunakan identitas yang berbeda untuk login.
Periksa detail yang memengaruhi pekerjaan harian Anda
Sebelum memindahkan rutinitas ke pengaturan desktop baru, coba satu percakapan yang representatif dari awal hingga akhir. Bisakah Anda membuka pesan yang diperlukan, memeriksa dokumennya, mengirim balasan yang dimaksud, dan mencatat tindak lanjutnya? Jika panggilan menjadi bagian dari alur kerja tersebut, uji di lingkungan yang benar-benar akan Anda gunakan. Fitur Zalo versi bawaan dan web dapat berbeda.
Periksa notifikasi di setiap akun serta pengaturan desktop Anda. Akun kerja seharusnya menyoroti percakapan yang menjadi tanggung jawab Anda, sementara notifikasi pribadi dapat mengikuti jam kerja yang Anda inginkan. Pastikan notifikasi yang diharapkan benar-benar masuk sebelum mengandalkan pengaturan ini untuk membalas pesan yang mendesak.
Periksa riwayat dan file penting secara terpisah. Zalo menyediakan panduan pencadangan dan pemulihan saat berganti ponsel, dan proses Zalo sendirilah yang menentukan apa saja yang tersedia setelah perangkat atau sesi berubah. Profil WebCatalog bukanlah cadangan riwayat pesan Zalo Anda. Simpan catatan proyek yang penting di lokasi yang telah ditentukan oleh tim Anda.
Mulailah dengan percakapan nyata berikutnya
Pilih satu akun kerja, satu akun pribadi, dan satu proyek yang rutin menghasilkan pesan Zalo. Unduh WebCatalog Desktop, beri nama profil untuk setiap login Zalo, lalu tempatkan sesi kerja berdampingan dengan dokumen dan pelacak yang diperlukan untuk proyek tersebut.
