Pukul 09.00, satu merek membutuhkan postingan produk baru, merek lain memiliki pertanyaan tentang kelas malam ini, dan merek ketiga sedang menunggu persetujuan caption. Anda membuka Instagram, hendak memilih gambar yang tepat, lalu berhenti sejenak: ini akun yang mana?
Untuk mengelola beberapa akun Instagram dengan baik, Anda memerlukan cara yang andal untuk berpindah di antara login, konten, percakapan, dan keputusan setiap merek. Pergantian akun yang lebih cepat memang membantu. Rutinitas kerja yang konsisten membantu Anda menuntaskan pekerjaan setelah berpindah akun.
Bayangkan seorang pengelola yang bertanggung jawab atas toko roti, studio kebugaran, dan toko online. Alur kerja di bawah ini mengikuti kegiatan sehari-hari di ketiga merek tersebut. Anda dapat menggunakan pendekatan yang sama untuk dua akun, dengan lebih sedikit jendela dan peninjauan yang lebih singkat.
09.00: Pilih merek sebelum memilih tugas
Mulailah dengan rencana singkat untuk setiap akun. Untuk toko roti, prioritas hari ini mungkin mengumumkan menu akhir pekan. Untuk studio, mungkin menarik peserta agar kelas terisi. Untuk toko online, mungkin menjawab pertanyaan pengiriman sebelum mempersiapkan peluncuran.
Cantumkan nama pengguna Instagram yang persis di samping setiap prioritas. Nama merek dan foto profil bisa terlihat mirip, terutama saat Anda mengelola beberapa lokasi dari bisnis yang sama. Nama pengguna memberi Anda acuan spesifik untuk diperiksa.
Instagram sudah menyediakan opsi untuk menambahkan dan beralih antar akun. Jika Anda hanya sesekali perlu beralih akun Instagram di desktop, opsi pergantian akun bawaannya mungkin cocok dengan rutinitas Anda. Periksa nama pengguna yang aktif setelah beralih, dan selesaikan setiap pemeriksaan login yang diminta Instagram.
Jika Anda sering berpindah di antara merek dan berbagai alat lain yang digunakannya, buat profil WebCatalog terpisah untuk setiap merek. Profil menjaga sesi login tetap terpisah; panduan profil resmi menjelaskan pengaturan ini:
- Buka WebCatalog Desktop dan masuk ke Profiles.
- Pilih Add profile dan beri nama merek yang mudah dikenali.
- Buka Instagram menggunakan profil tersebut dan masuk ke akun yang Anda berwenang akses.
- Ulangi untuk merek berikutnya, lalu periksa nama pengguna di setiap sesi.
Gunakan nama seperti “Toko Roti — Instagram” dan “Studio — Instagram” secara konsisten dalam pengaturan Anda. Membuka kembali profil yang sama di tempat lain tetap menggunakan sesi profil tersebut. Buat profil lain saat Anda memerlukan login yang berbeda.
Untuk contoh tiga merek ini, pilih paket WebCatalog yang mendukung jumlah profil, aplikasi, dan ruang yang Anda butuhkan.
Ikuti pengaturan akses yang ditetapkan pemilik. Jika izin Anda diberikan melalui Meta Business Suite, gunakan jalur resmi tersebut; membuat profil WebCatalog tidak memberikan akses langsung ke login Instagram suatu merek.
09.15: Satukan brief dalam konteks kerja yang sama
Sekarang buka menu toko roti yang telah disetujui, kalender konten, dan akun Instagram-nya. Anda seharusnya dapat menjawab tiga pertanyaan tanpa harus mencari-cari di file klien lain: Apa yang kita promosikan? Apa yang sudah disetujui? Apa yang sebaiknya dilakukan pelanggan selanjutnya?
Spaces di WebCatalog mengelompokkan aplikasi dan profil ke dalam satu jendela untuk klien atau proyek tertentu. Ruang toko roti dapat memuat profil Instagram, dokumen perencanaan, dan alat desainnya. Studio dapat memiliki ruang sendiri yang berisi akun dan referensi pemesanannya.
Pilih profil yang sesuai untuk setiap aplikasi yang Anda tambahkan. Ruang mengatur pekerjaan; profil menentukan sesi login yang digunakan suatu aplikasi. Memindahkan profil yang sama antar ruang tidak membuat akun terpisah.
Jaga agar pengaturannya tetap ringkas dan mudah dipindai. Anda mungkin hanya membutuhkan brief hari ini, aset yang telah disetujui, akun, dan sumber informasi pelanggan. Arsip seluruh kampanye tidak perlu berada di samping postingan yang sedang Anda selesaikan.
Sebelum menulis, tetapkan tujuan bisnisnya. Pengumuman toko roti mungkin mengajak orang melakukan prapemesanan. Postingan studio mungkin mengarahkan mereka ke kelas tertentu. Peluncuran toko online mungkin mengarahkan mereka ke suatu koleksi produk. Keputusan itu membuat caption dan peninjauan kinerja nantinya lebih bermanfaat.
10.00: Siapkan postingan lengkap sebelum beralih merek
Selesaikan paket publikasi toko roti sebelum menyusun caption studio. Simpan gambar atau video yang telah disetujui, teks final, tag, tujuan, dan waktu yang direncanakan dalam dokumen perencanaan merek tersebut.
Gunakan nama file yang mengidentifikasi merek sekaligus kampanyenya. “Toko Roti — menu akhir pekan — disetujui” lebih mudah dikenali di kotak dialog unggahan daripada “final-v3”. Status persetujuan juga harus dicatat di alat perencanaan, karena nama file saja tidak dapat memberi tahu apakah seseorang meminta perubahan setelahnya.
Tinjau postingan dari sudut pandang pelanggan. Apakah mereka dapat mengetahui apa yang tersedia, kapan tersedia, dan cara mendapatkannya? Apakah gambar menampilkan produk yang disebutkan dalam caption? Apakah penawarannya sesuai dengan menu atau halaman pemesanan saat ini?
Jika kampanye yang sama dijalankan di beberapa lokasi, sesuaikan detail lokalnya dengan cermat. Periksa kembali jam buka, tautan tujuan pemesanan, pengaturan pengambilan, dan harga khusus lokasi. Justru pada akun-akun yang mirip, caption yang disalin bisa membawa detail kemarin atau detail cabang lain ke postingan hari ini.
Lalu tentukan cara publikasinya:
- Publikasikan sekarang: Gunakan Instagram jika editor yang tersedia memiliki kontrol yang dibutuhkan postingan Anda dan kontennya telah disetujui.
- Jadwalkan untuk nanti: Gunakan alat penjadwalan yang digunakan untuk kalender merek tersebut. Meta Business Suite mendukung penjadwalan konten Facebook dan Instagram, seperti dijelaskan dalam pelatihan publikasi resmi Meta.
- Selesaikan di ponsel: Jika formatnya memerlukan fitur yang tersedia di aplikasi Instagram ponsel Anda, siapkan serah terima yang jelas dengan menyertakan aset, caption, dan akun tujuan.
WebCatalog menyediakan ruang kerja desktop untuk alat-alat ini. Kemampuan penjadwalan dan publikasi berasal dari Instagram, Meta Business Suite, atau layanan publikasi yang Anda gunakan.
Tepat sebelum mengonfirmasi tindakan, periksa akun tujuan, aset, caption final, dan waktunya secara bersamaan. Di Meta Business Suite, pastikan aset bisnis dan tujuan publikasi yang dipilih sudah benar, meskipun Anda membukanya dari ruang khusus suatu merek. Login Meta Anda mungkin memiliki akses ke beberapa merek.
Setelah dipublikasikan, buka postingan yang sudah tayang dan tinjau. Setelah dijadwalkan, pastikan item tersebut muncul dalam jadwal alat publikasi dengan akun dan waktu yang diharapkan. Catat status akhirnya sebelum beralih ke studio. “Caption disetujui”, “dijadwalkan”, dan “dipublikasikan” adalah tahapan kerja yang berbeda.
11.30: Sisihkan sesi khusus untuk pesan dan komentar
Pengelolaan komunitas membutuhkan referensi yang berbeda dari produksi konten. Buka informasi kelas terbaru studio sebelum menjawab pertanyaan pemesanan, dan buka panduan pengiriman toko online sebelum membahas pesanan.
Tangani percakapan satu merek sekaligus dalam satu sesi. Mulailah dengan pesan yang berkaitan dengan sesuatu yang akan segera terjadi: kelas malam ini, pengambilan hari ini, atau pelanggan yang menunggu kabar terbaru yang dijanjikan. Setelah itu, tangani pertanyaan dan komentar rutin.
Untuk setiap balasan, periksa identitas akun dan riwayat percakapannya. Pelanggan yang kembali menghubungi mungkin sudah menerima jawaban dari rekan kerja. Membaca rangkaian percakapan membantu Anda melanjutkannya tanpa memberikan janji yang bertentangan.
Simpan templat balasan di samping akun setiap merek, dengan detail yang telah disetujui tim. Gunakan templat tersebut sebagai titik awal. Sesuaikan nama, produk, tanggal, dan pertanyaan yang sebenarnya sebelum mengirim. Balasan ramah dari toko roti dan pembaruan pengiriman yang faktual harus mencerminkan karakter bisnis yang diwakilinya.
Jika suatu balasan memerlukan keputusan orang lain, catat pertanyaan, penanggung jawab, dan waktu pembaruan berikutnya yang dijanjikan di alat kerja tim Anda. Percakapan yang hanya ditandai belum dibaca bukanlah serah terima yang memadai, karena orang lain mungkin membukanya tanpa mengetahui alasan percakapan itu belum selesai.
Untuk tim yang menggunakan Meta Business Suite, alat Inbox mendukung komunikasi pelanggan bersamaan dengan tugas bisnis lainnya. Sepakati kotak masuk mana yang digunakan tim dan siapa yang menangani setiap merek. WebCatalog membuat alat pilihan Anda mudah diakses; WebCatalog tidak menggabungkan kotak masuk Instagram yang terpisah atau menugaskan percakapan kepada rekan kerja.
Akhiri sesi dengan memeriksa hal-hal yang belum terselesaikan. Anda seharusnya dapat menyebutkan tindakan berikutnya untuk setiap percakapan yang masih memerlukan perhatian.
14.00: Kembali ke akun yang tepat setelah interupsi
Panggilan klien atau perubahan desain yang mendesak dapat mengganggu pagi yang sudah tertata sempurna. Saat kembali bekerja, mulailah dari catatan perencanaan merek, alih-alih berasumsi bahwa akun yang terbuka masih merupakan akun yang Anda butuhkan.
Buka profil yang sesuai, periksa nama pengguna, dan baca status terakhir yang dicatat. Jika postingan toko roti sudah dijadwalkan, tinjau item terjadwal itu sebelum membuat sesuatu yang baru. Jika caption studio sedang menunggu persetujuan, lanjutkan dari dokumen yang telah disetujui, bukan dari salinan lama di rangkaian pesan.
Jendela desktop yang terpisah memberikan tempat yang terlihat jelas bagi setiap konteks kerja. Namun, itu tidak menggantikan pemeriksaan ini. Anda tetap bisa membuka merek yang salah, memilih tujuan berbeda di alat publikasi, atau menempelkan teks yang dimaksudkan untuk akun lain.
Saat Instagram meminta Anda melakukan autentikasi lagi, selesaikan proses verifikasi normalnya. Profil yang disimpan mempertahankan sesi terpisah, tetapi Instagram tetap dapat meminta login atau pemeriksaan akun lainnya. WebCatalog tidak mengesampingkan persyaratan tersebut atau mengubah aturan platform.
16.30: Tinggalkan catatan serah terima yang dapat ditindaklanjuti
Untuk mengelola beberapa akun Instagram bisnis, seseorang harus bisa melanjutkan pekerjaan saat Anda tidak tersedia. Akhiri hari setiap merek dengan catatan singkat tentang pekerjaan yang selesai, keputusan yang masih tertunda, dan percakapan yang perlu segera ditangani.
Contoh catatan serah terima yang berguna:
Studio: Postingan kelas besok sudah dijadwalkan; caption yang disetujui ada di kalender konten. Dua pertanyaan pemesanan memerlukan konfirmasi dari resepsionis. Tanyakan kepada resepsionis sebelum membalas. Pemeriksaan kotak masuk berikutnya menjadi tanggung jawab manajer malam.
Tambahkan tautan ke postingan, item perencanaan, atau percakapan yang sebenarnya jika alat Anda mendukungnya. Simpan detail pelanggan di sistem yang diizinkan, bukan menyalinnya ke dokumen serah terima umum.
Atur akses rekan kerja melalui izin akun atau bisnis yang didukung Meta. Panduan portofolio bisnis Meta membahas pengelolaan akun dan izin. Minta pemilik memberikan akses yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut, lalu pastikan rekan kerja dapat menjalankan tugas yang dibutuhkan menggunakan login mereka sendiri yang telah diberi izin.
Profil WebCatalog adalah konteks kerja lokal, bukan izin untuk bertindak atas nama klien. Saat tanggung jawab berubah, tinjau akses Meta yang mendasarinya sekaligus pengaturan desktop.
Terakhir, tulis satu pengamatan untuk besok: pertanyaan pelanggan yang berulang, penawaran yang kurang jelas, atau postingan yang layak ditinjau. Ambil angka kinerja dari laporan yang tersedia di Instagram atau alat pelaporan bisnis Anda. WebCatalog menata akses ke alat-alat tersebut; WebCatalog tidak menghitung analitik gabungan Instagram.
Mulailah dengan dua akun yang paling sering Anda gunakan
Bangun rutinitas berdasarkan pekerjaan nyata Anda: pilih mereknya, periksa nama penggunanya, selesaikan tugasnya, dan catat hasilnya. Tambahkan aplikasi lain hanya jika aplikasi tersebut membantu Anda menyelesaikan langkah-langkah itu.
Siapkan Instagram di WebCatalog, buat profil terpisah untuk dua akun yang paling sering Anda gunakan, lalu tempatkan masing-masing di samping referensi perencanaannya. Jalankan sesi publikasi dan pemeriksaan kotak masuk berikutnya dari pengaturan tersebut. Anda akan memiliki tempat yang jelas untuk kembali bekerja saat merek berikutnya membutuhkan perhatian Anda.
