Google Voice dapat mendukung berbagai jenis panggilan: janji temu pribadi, diskusi dengan klien, atau percakapan yang ditangani atas nama rekan kerja. Sebelum menambahkan login lain, tentukan perbedaan apa yang sebenarnya perlu Anda pisahkan.
Untuk mengelola beberapa akun Google Voice, gunakan sesi desktop terpisah untuk setiap akun yang sudah Anda miliki, pastikan nomor Voice-nya, dan atur pekerjaan berdasarkan akun tersebut. Jika beberapa orang perlu menjawab panggilan ke satu nomor, fitur panggilan bisnis Google Voice mungkin lebih tepat daripada jendela akun tambahan.
WebCatalog membantu menjaga agar konteks setiap akun mudah diakses di desktop. Penetapan nomor, langganan, penerusan, dan perilaku perutean panggilan tetap menjadi bagian dari Google Voice.
Pilih pengaturan akun dan nomor terlebih dahulu
Akun Google mengidentifikasi pengguna yang login. Nomor Voice adalah nomor yang disediakan atau ditetapkan melalui layanan tersebut. Nomor telepon tertaut adalah nomor telepon yang sudah ada dan dapat menerima panggilan yang diteruskan.
Petunjuk nomor tertaut dari Google menjelaskan bahwa penerusan mengalihkan panggilan yang masuk ke nomor Voice Anda ke telepon tertaut. Menautkan ponsel tidak membuat identitas Google Voice kedua atau kotak masuk terpisah.
Mulailah dengan pengaturan yang sesuai dengan pekerjaan Anda:
| Kebutuhan Anda | Titik awal yang tepat | Kontribusi ruang kerja desktop |
|---|---|---|
| Menjaga akun Voice pribadi dan akun yang disediakan perusahaan tetap mudah diakses | Akun terpisah yang sudah diaktifkan | Sesi terpisah dan konteks kerja yang mudah dikenali |
| Menjawab panggilan ke nomor Voice yang ada melalui telepon lain | Penerusan ke nomor tertaut, jika tersedia | Akses ke setelan dan histori akun |
| Memungkinkan tim menangani panggilan ke nomor bisnis bersama | Grup dering Workspace yang memenuhi syarat | Alat dan catatan pendukung tim |
| Membantu eksekutif menangani panggilan | Delegasi panggilan yang diotorisasi pada paket yang memenuhi syarat | Sesi kerja Anda sendiri berdampingan dengan alat tindak lanjut yang disepakati |
Semua ini merupakan rancangan yang berbeda. Menambahkan lebih banyak jendela akun tidak membuat grup dering, dan meneruskan panggilan dari suatu nomor tidak menugaskan tanggung jawab percakapan kepada orang lain. Tentukan cara panggilan seharusnya ditangani sebelum memilih tempat untuk menampilkannya.
Sesuaikan rancangan dengan langganan Voice yang digunakan
Tidak semua akun Google Voice pribadi dan bisnis menawarkan fitur yang sama. Perbandingan langganan Google membedakan paket pengguna tunggal dari langganan yang ditambahkan ke Google Workspace.
Layanan konsumen tanpa biaya merupakan salah satu opsi pengguna tunggal. Google juga menawarkan langganan Starter standalone dan Standard standalone untuk akun Gmail pribadi yang memenuhi syarat di AS. Karena itu, login Gmail pribadi tidak menunjukkan apakah suatu akun menggunakan layanan gratis atau paket berbayar.
Dokumentasi paket mandiri penting saat membandingkan fitur bisnis: Standard standalone mencakup operator otomatis, tetapi tidak mencakup grup dering atau delegasi panggilan. Fitur kolaborasi tersebut tersedia pada Voice Standard dan Premier sebagai add-on Workspace.
Untuk akun yang dikelola perusahaan, pastikan Voice sudah diaktifkan untuk pengguna tersebut. Memiliki alamat email kantor saja tidak berarti layanan Voice sudah berfungsi atau fitur panggilan yang diperlukan sudah tersedia.
Lokasi juga memengaruhi pilihan. Paket pengguna tunggal hanya tersedia di AS. Untuk organisasi, ketersediaan bergantung pada negara dan apakah layanan telepon menggunakan paket panggilan Google, Carrier Link, atau SIP Link. Lihat panduan negara dan penyedia Google sebelum merencanakan penerapan di berbagai lokasi.
Anda tidak perlu merancang ulang seluruh sistem telepon untuk menata dua akun yang sudah ada. Namun, Anda perlu mengetahui layanan yang dimiliki setiap akun sebelum mengharapkan fitur yang sama dari keduanya.
Gunakan kontrol akun bawaan Google jika sesuai
Google sudah menyediakan login dan peralihan beberapa akun. Di desktop, gunakan foto profil atau inisial untuk menambahkan atau memilih akun, lalu pastikan akun mana yang aktif dalam layanan yang Anda buka.
Aplikasi seluler Voice juga mendokumentasikan peralihan akun di Android dan iPhone atau iPad. Pemilih akun merupakan opsi yang berguna jika Anda hanya perlu berganti konteks sesekali.
Untuk penggunaan desktop, Google Voice berfungsi melalui versi webnya. Panduan panggilan Google mencantumkan browser yang didukung, termasuk Chrome, Edge, Firefox, dan Safari. Menjaga Voice tetap tersedia di browser mungkin sudah cukup untuk pengaturan sederhana.
Profil WebCatalog terpisah menjadi berguna ketika akun pribadi dan akun kerja memerlukan tempat khusus yang konsisten dan diberi nama, terutama saat panggilan berlanjut ke dokumen, janji temu, atau catatan proyek. Anda dapat kembali ke sesi yang dimaksud tanpa hanya bergantung pada akun Google mana yang kebetulan dipilih di jendela browser umum.
Beri setiap akun tempat khusus di desktop yang mudah dikenali
Tambahkan Google Voice ke WebCatalog Desktop. Di Profiles, pilih Add profile, beri nama sesuai tujuan akun, lalu buka Voice dengan profil tersebut. Login menggunakan Akun Google yang dimaksud. Ulangi dengan profil kedua untuk akun lainnya.
Dokumentasi profil WebCatalog menjelaskan bahwa cookie, sesi, dan data penjelajahan tetap terpisah antarprofil. Nama yang berguna misalnya “Voice Pribadi” dan “Pekerjaan Konsultasi”.
Sebelum melanjutkan, periksa email akun dan nomor Voice di setiap sesi. Histori panggilan kosong atau layar pendaftaran mungkin berarti Anda memilih Akun Google yang berbeda dari akun yang memiliki layanan tersebut. Pastikan identitas akun itu sebelum membuat atau mengubah nomor.
Buat space kerja yang berisi Voice, kalender, dan catatan yang Anda gunakan setelah panggilan. Setiap space terbuka di jendelanya sendiri. Profil memisahkan sesi akun; space menata aplikasi berdasarkan tujuan.
Jika nomor bisnis yang sama digunakan untuk beberapa proyek klien, Anda dapat menggunakan kembali profilnya di berbagai space proyek. Profil tersebut tetap mewakili akun Voice yang sama, dengan histori dasar yang sama. Pilih paket WebCatalog yang mendukung profil, aplikasi, dan space dalam pengaturan yang Anda rencanakan.
Alur kerja 1: Panggilan pribadi dan profesional selama hari kerja
Bayangkan seorang konsultan yang menggunakan akun Voice pribadi yang sudah ada dan akun bisnis yang diaktifkan secara terpisah. Tujuannya adalah mengenali konteks setiap percakapan dan menyimpan hasil pekerjaannya di tempat yang tepat.
Di awal hari, buka sesi kerja berdampingan dengan kalender janji temu dan catatan klien terkini. Biarkan sesi pribadi berada di jendelanya sendiri saat Anda membutuhkannya. Hindari memperlakukan dua histori panggilan sebagai satu daftar tugas: panggilan tak terjawab terkait janji temu pribadi dan permintaan klien memerlukan tindakan selanjutnya yang berbeda.
Untuk menerima panggilan masuk di desktop, sesinya harus benar-benar tersedia. Google menyatakan bahwa Voice harus tetap terbuka untuk menerima panggilan di komputer. Periksa mikrofon, speaker, dan izin notifikasi terkait yang dipilih, lalu lakukan panggilan uji sebelum mengandalkan pengaturan baru untuk janji temu.
Jika Anda juga menggunakan telepon tertaut, tinjau setelan penerusannya di akun yang benar. Google menjelaskan bahwa nomor telepon tidak dapat ditautkan ke nomor Voice lain jika sudah ditautkan di tempat lain. Jangan merencanakan dua sesi desktop dengan asumsi bahwa panggilan dari kedua akun dapat diteruskan ke nomor tertaut yang sama tanpa memeriksa apa yang diizinkan layanan tersebut.
Saat menelepon balik panggilan tak terjawab, buka histori akun yang sesuai terlebih dahulu. Pastikan konteks panggilannya, lalu lakukan panggilan balik dan catat tindakan berikutnya bersama janji temu atau pekerjaan klien yang terkait.
Alur kerja 2: Beberapa proyek klien menggunakan satu nomor bisnis
Klien kedua tidak otomatis memerlukan akun Voice kedua. Jika praktik konsultasi Anda sudah menggunakan satu nomor bisnis, menata panggilan berdasarkan proyek mungkin merupakan perbaikan yang lebih berguna.
Buat space untuk proyek yang sering melibatkan diskusi melalui telepon. Tambahkan Voice dengan profil bisnis yang sudah ada, beserta ringkasan proyek, jadwal, dan catatan keputusan. Space proyek lain dapat menggunakan kembali profil tersebut sambil menampilkan alat pendukungnya sendiri.
Saat klien menelepon, buka konteks proyek yang relevan dan gunakan ringkasan terkini sebagai acuan. Di akhir percakapan, catat keputusan, penanggung jawab, dan langkah berikutnya. Contohnya: “Konfirmasikan tanggal penyerahan yang direvisi dengan sponsor proyek, lalu kirim jadwal yang diperbarui.” Catatan itu dapat ditindaklanjuti tanpa harus menyalin seluruh percakapan.
Menggunakan kembali profil tidak memisahkan histori Voice berdasarkan proyek, membuat kotak pesan suara khusus proyek, atau mengubah nomor yang digunakan untuk panggilan. Pertahankan pemisahan proyek tersebut dalam catatan yang sudah Anda gunakan. WebCatalog menata alat dengan praktis; WebCatalog tidak mengklasifikasikan penelepon secara otomatis.
Sebelum mengakhiri hari kerja, tinjau panggilan tak terjawab dan pesan suara dari akun bisnis dengan mencocokkannya terhadap catatan proyek tersebut. Tandai tindak lanjut di tempat Anda mengelola pekerjaan, sehingga saat proyek dibuka kembali besok, Anda dapat melihat apa yang masih perlu ditangani.
Alur kerja 3: Menangani panggilan atas nama rekan kerja
Asisten eksekutif memiliki kebutuhan yang berbeda dari seseorang yang mengelola dua login pribadi. Asisten memerlukan izin untuk menangani panggilan orang lain sambil tetap menggunakan identitas kerjanya sendiri.
Pada paket Workspace Voice yang memenuhi syarat, gunakan delegasi panggilan. Administrator dapat menetapkan izin bagi penerima delegasi untuk melakukan panggilan, menerima panggilan, dan mengakses pesan suara atas nama pemberi delegasi. Izin yang diberikan menentukan tanggung jawab yang dapat dijalankan.
Sepakati mekanisme serah terima praktis sebelum mulai mengambil alih penanganan panggilan: panggilan mana yang harus ditransfer, mana yang dapat ditangani langsung, dan bagaimana mencatat permintaan panggilan balik. Tempatkan sesi Voice Anda sendiri berdampingan dengan kalender yang boleh Anda akses dan catatan tindak lanjut dalam space “Dukungan Eksekutif”.
Saat panggilan masuk memerlukan tindakan lebih lanjut, catat siapa yang harus merespons dan konteks apa yang mereka perlukan. Ruang kerja mendukung proses tersebut tanpa memerlukan profil kedua yang login ke akun eksekutif. Delegasi diberikan oleh Google Voice, bukan oleh WebCatalog.
Untuk penanganan panggilan berbasis tim, pertimbangkan grup dering. Google mendukung pilihan perutean, jam kerja, dan penanganan panggilan tak terjawab pada paket yang memenuhi syarat. Dokumentasinya juga menyebutkan bahwa panggilan grup dering tidak diteruskan ke nomor ponsel tertaut milik anggota, jadi periksa perangkat yang benar-benar digunakan untuk menjawab saat merancang pengaturan penanganan panggilan.
Sekumpulan jendela akun yang terbuka tidak dapat menggantikan aturan perutean tersebut. Gunakan fitur Voice yang sesuai, lalu atur pekerjaan pendukung setiap orang di sekitarnya.
Bangun ruang kerja untuk mendukung panggilan berikutnya
Mulailah dengan akun dan nomor yang sudah ditetapkan untuk Anda. Tentukan apakah perbaikan berikutnya berupa sesi pribadi/kerja yang terpisah, konteks proyek yang lebih baik, atau pengaturan delegasi maupun grup dering yang didukung.
Kemudian buka Google Voice di WebCatalog. Berikan profil terpisah untuk akun yang berbeda, tempatkan akun yang digunakan untuk bekerja berdampingan dengan alat yang mengubah panggilan menjadi keputusan, dan periksa pengaturan panggilan masuk sebelum percakapan terjadwal berikutnya. Hasilnya adalah tempat yang lebih tertata untuk menangani panggilan dan tindak lanjutnya, tanpa mencampuradukkan penataan akun dengan konfigurasi sistem telepon.
