Google Voice dapat digunakan untuk berbagai jenis panggilan: janji temu pribadi, diskusi dengan klien, atau percakapan yang ditangani atas nama rekan kerja. Sebelum menambahkan login lain, tentukan perbedaan apa yang benar-benar perlu Anda wakili.
Untuk mengelola beberapa akun Google Voice, beralihlah di antara akun melalui menu akun Google, atau berikan setiap akun profilnya sendiri di WebCatalog Desktop agar keduanya tetap login secara bersamaan. Pastikan nomor Voice setiap akun dan atur pekerjaan berdasarkan akun tersebut. Jika beberapa orang perlu menjawab satu nomor, fitur panggilan bisnis Google Voice mungkin lebih sesuai daripada membuka jendela akun lain.
WebCatalog Desktop memudahkan akses ke konteks akun di desktop. Penetapan nomor, langganan, penerusan panggilan, dan perilaku perutean panggilan tetap menjadi bagian dari Google Voice.
Tentukan pengaturan akun dan nomor terlebih dahulu
Akun Google mengidentifikasi pengguna yang login. Nomor Voice adalah nomor yang disediakan atau ditetapkan melalui layanan. Nomor telepon tertaut adalah nomor telepon yang sudah ada dan dapat menerima panggilan yang diteruskan.
Satu Akun Google pribadi hanya dapat memiliki satu nomor Voice; Google bahkan tidak akan mentransfer nomor kedua ke akun yang sudah memilikinya. Karena itu, nomor pribadi kedua memerlukan Akun Google kedua, dan pada saat itulah pengelolaan beberapa akun menjadi perlu.
Petunjuk nomor tertaut dari Google menjelaskan bahwa penerusan panggilan akan meneruskan panggilan yang masuk ke nomor Voice Anda ke ponsel tertaut. Menautkan ponsel tidak membuat identitas Google Voice kedua atau kotak masuk terpisah.
Mulailah dengan pengaturan yang sesuai dengan kebutuhan pekerjaan:
| Kebutuhan Anda | Pilihan awal yang sesuai | Kegunaan ruang kerja desktop |
|---|---|---|
| Menyediakan akses ke akun Voice pribadi dan akun yang diberikan oleh perusahaan | Akun-akun terpisah yang telah disediakan | Sesi terpisah dan konteks kerja yang mudah dikenali |
| Menjawab panggilan ke nomor Voice yang sudah ada di ponsel lain | Penerusan ke nomor tertaut, jika tersedia | Akses ke setelan dan riwayat akun |
| Memungkinkan tim menangani panggilan ke nomor bisnis bersama | Grup dering Workspace yang memenuhi syarat | Akses ke perangkat dan catatan tim terkait |
| Membantu eksekutif menangani panggilan mereka | Delegasi panggilan yang diizinkan pada paket yang memenuhi syarat | Sesi kerja Anda sendiri di samping perangkat tindak lanjut yang disepakati |
Ini adalah pengaturan yang berbeda. Menambahkan jendela akun tidak akan membuat grup dering, dan meneruskan nomor tidak menetapkan tanggung jawab atas percakapan kepada orang lain. Tentukan cara kerja panggilan sebelum memilih tempat untuk menampilkannya.
Sesuaikan pengaturan dengan langganan Voice yang sebenarnya
Akun Google Voice pribadi dan bisnis tidak semuanya menawarkan fitur yang sama. Perbandingan langganan Google membedakan paket untuk satu pengguna dari langganan yang ditambahkan ke Google Workspace.
Layanan konsumen tanpa biaya merupakan salah satu pilihan untuk satu pengguna. Google juga menawarkan langganan Starter standalone dan Standard standalone bagi akun Gmail pribadi yang memenuhi syarat di AS. Karena itu, login Gmail pribadi saja tidak menunjukkan apakah akun menggunakan layanan gratis atau paket berbayar.
Dokumentasi paket standalone penting saat membandingkan fitur bisnis: Standard standalone mencakup operator otomatis, tetapi tidak mencakup grup dering atau delegasi panggilan. Fitur kolaborasi tersebut tersedia melalui Voice Standard dan Premier sebagai add-on Workspace.
Untuk akun yang dikelola perusahaan, pastikan Voice telah disediakan untuk pengguna tersebut. Memiliki alamat email kantor saja tidak menjamin layanan Voice berfungsi atau fitur panggilan yang diperlukan tersedia.
Lokasi juga memengaruhi pilihan. Paket untuk satu pengguna hanya tersedia di AS. Untuk organisasi, ketersediaannya bergantung pada negara dan apakah layanan telepon menggunakan paket panggilan Google, Carrier Link, atau SIP Link. Baca panduan negara dan penyedia Google sebelum merencanakan penerapan di berbagai lokasi.
Anda tidak memerlukan perombakan penuh sistem telepon hanya untuk mengatur dua akun yang sudah ada. Namun, Anda perlu mengetahui layanan yang digunakan setiap akun sebelum mengharapkan fitur yang sama dari keduanya.
Gunakan kontrol akun bawaan Google jika sesuai
Google sudah menyediakan fitur login dan peralihan antar-akun. Di desktop, gunakan foto profil atau inisial untuk menambahkan atau memilih akun, lalu pastikan akun mana yang aktif di layanan yang Anda buka.
Aplikasi seluler Voice juga menjelaskan cara berganti akun di Android dan iPhone atau iPad. Pemilih akun merupakan pilihan praktis jika Anda hanya perlu berganti konteks sesekali.
Di desktop, Google Voice dapat digunakan melalui web. Panduan panggilan Google mencantumkan browser yang didukung, termasuk Chrome, Edge, Firefox, dan Safari. Untuk pengaturan sederhana, membuka Voice di browser mungkin sudah cukup.
Profil WebCatalog Desktop yang terpisah berguna ketika akun pribadi dan akun kerja memerlukan tempat tersendiri dengan nama yang konsisten, terutama jika panggilan berkaitan dengan dokumen, janji temu, atau catatan proyek. Anda dapat kembali ke sesi yang tepat tanpa hanya bergantung pada akun Google yang kebetulan dipilih di jendela browser umum.
Beri setiap akun tempat tersendiri yang mudah dikenali di WebCatalog Desktop
Tambahkan Google Voice di WebCatalog Desktop. Di Profiles, pilih Add profile, beri nama sesuai tujuan akun, lalu buka Voice menggunakan profil tersebut. Login dengan Akun Google yang dimaksud. Ulangi langkah ini dengan profil kedua untuk akun lainnya. Setiap profil membuka Voice di jendela desktop tersendiri, dengan ikon di Dock atau taskbar, bukan di tab browser yang mungkin tertutup tanpa sengaja.
Dokumentasi profil WebCatalog menjelaskan bahwa cookie, sesi, dan data penjelajahan tetap terpisah di antara profil. Nama yang berguna misalnya “Voice Pribadi” dan “Pekerjaan Konsultasi”.
Sebelum melanjutkan, periksa email akun dan nomor Voice di setiap sesi. Riwayat panggilan kosong atau layar pendaftaran mungkin menandakan bahwa Anda memilih Akun Google yang berbeda dari akun yang memiliki layanan tersebut. Pastikan identitas akun sudah benar sebelum membuat atau mengubah nomor.
Buat ruang kerja yang berisi Voice, kalender, dan catatan yang Anda gunakan setelah panggilan. Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri. Profil memisahkan sesi akun; ruang mengatur aplikasi berdasarkan tujuan.
Jika nomor bisnis yang sama digunakan untuk beberapa proyek klien, Anda dapat menggunakan kembali profilnya di ruang proyek yang berbeda. Namun, akun Voice yang digunakan tetap sama, beserta riwayat yang sama.
Alur kerja 1: Panggilan pribadi dan profesional selama hari kerja
Bayangkan seorang konsultan yang menggunakan akun Voice pribadi yang sudah ada serta akun bisnis yang disediakan secara terpisah. Tujuannya adalah mengenali konteks setiap percakapan dan menempatkan pekerjaan yang dihasilkan di tempat yang tepat.
Di awal hari, buka sesi kerja di samping kalender janji temu dan catatan klien terkini. Buka sesi pribadi di jendelanya sendiri saat diperlukan. Jangan menganggap kedua riwayat panggilan sebagai satu daftar tugas: panggilan janji temu pribadi yang terlewat dan permintaan klien memerlukan tindak lanjut yang berbeda.
Agar dapat menerima panggilan masuk di desktop, sesi tersebut harus benar-benar terbuka. Google menyatakan bahwa Voice harus tetap terbuka agar dapat menerima panggilan di komputer. Periksa mikrofon, speaker, dan izin notifikasi yang relevan, lalu lakukan panggilan uji sebelum mengandalkan pengaturan baru untuk janji temu.
Jika Anda juga menggunakan ponsel tertaut, tinjau setelan penerusan panggilan pada akun yang benar. Google menjelaskan bahwa nomor telepon tidak dapat ditautkan ke nomor Voice lain jika sudah tertaut di tempat lain. Jangan merencanakan dua sesi desktop dengan meneruskan kedua akun ke nomor tertaut yang sama tanpa memastikan bahwa layanan mengizinkannya.
Saat menindaklanjuti panggilan tak terjawab, buka riwayat akun yang sesuai terlebih dahulu. Pastikan konteks panggilannya, lalu lakukan panggilan balik dan catat tindakan berikutnya bersama janji temu atau pekerjaan klien terkait.
Alur kerja 2: Beberapa proyek klien menggunakan satu nomor bisnis
Klien kedua tidak serta-merta memerlukan akun Voice kedua. Jika praktik konsultasi Anda sudah menggunakan satu nomor bisnis, mengatur panggilan berdasarkan proyek mungkin merupakan perbaikan yang lebih bermanfaat.
Buat ruang untuk proyek yang sering melibatkan diskusi melalui telepon. Tambahkan Voice menggunakan profil bisnis yang sudah ada, beserta ringkasan proyek, jadwal, dan catatan keputusan. Ruang proyek lain dapat menggunakan kembali profil tersebut sambil menampilkan perangkat pendukungnya sendiri.
Menggunakan kembali profil tidak membagi riwayat Voice berdasarkan proyek, membuat kotak pesan suara khusus proyek, atau mengubah nomor yang digunakan untuk panggilan. Pertahankan pembedaan proyek dalam catatan yang sudah Anda gunakan. WebCatalog Desktop memudahkan pengaturan perangkat; aplikasi ini tidak mengelompokkan penelepon secara otomatis.
Alur kerja 3: Menangani panggilan atas nama rekan kerja
Kebutuhan asisten eksekutif berbeda dari kebutuhan orang yang mengelola dua login pribadi. Asisten memerlukan izin untuk menangani panggilan orang lain sambil tetap menggunakan identitas kerjanya sendiri.
Pada paket Voice Workspace yang memenuhi syarat, gunakan delegasi panggilan. Administrator dapat memberikan izin kepada delegasi untuk melakukan dan menerima panggilan serta mengakses pesan suara atas nama pemberi delegasi. Izin yang diberikan menentukan tanggung jawab yang dapat dijalankan.
Sebelum mulai menggantikan, sepakati mekanisme serah terima: panggilan mana yang harus dialihkan, mana yang dapat ditangani langsung, dan bagaimana permintaan panggilan balik harus dicatat. Buka sesi Voice Anda sendiri di samping kalender resmi dan catatan tindak lanjut di ruang “Dukungan Eksekutif”.
Jika panggilan masuk memerlukan tindakan lanjutan, catat siapa yang harus merespons dan konteks apa yang mereka perlukan. Ruang kerja mendukung proses tersebut tanpa mengharuskan Anda login ke akun eksekutif dengan profil kedua. Delegasi diberikan oleh Google Voice, bukan WebCatalog Desktop.
Untuk penanganan panggilan berbasis tim, pertimbangkan grup dering. Google mendukung pilihan perutean, jam kerja, dan penanganan panggilan yang tidak terjawab pada paket yang memenuhi syarat. Dokumentasinya juga menyebutkan bahwa panggilan grup dering tidak diteruskan ke nomor seluler tertaut milik anggota, jadi periksa perangkat yang benar-benar akan digunakan untuk menjawab saat merancang cakupan.
Sekumpulan jendela akun yang terbuka tidak dapat menggantikan aturan perutean tersebut. Gunakan fitur Voice yang sesuai, lalu atur pekerjaan pendukung setiap orang di sekitarnya.
Susun ruang kerja berdasarkan kebutuhan panggilan berikutnya
Mulailah dengan akun dan nomor yang telah ditetapkan kepada Anda. Tentukan apakah perbaikan berikutnya yang dibutuhkan adalah sesi pribadi/kerja yang terpisah, konteks proyek yang lebih baik, atau pengaturan delegasi maupun grup dering yang didukung.
Lalu unduh WebCatalog Desktop. Pisahkan akun-akun berbeda ke dalam profil tersendiri, tempatkan akun kerja di samping perangkat yang membantu mengubah panggilan menjadi keputusan, dan periksa pengaturan panggilan masuk sebelum percakapan terjadwal berikutnya. Hasilnya adalah tempat yang lebih jelas untuk menangani panggilan dan tindak lanjutnya, tanpa mencampuradukkan pengaturan akun dengan konfigurasi sistem telepon.
