Google Drive menjadi lebih sulit dinavigasi ketika file Anda tersebar di berbagai aspek kehidupan Anda. Sebuah proposal ada di akun bisnis, klien memberikan akun perusahaan terpisah, dan dokumen pribadi tersimpan di Drive lain. Tantangannya adalah mengingat identitas mana yang terkait dengan dokumen yang Anda butuhkan.
Ada beberapa cara yang baik untuk mengelola beberapa akun Google Drive. Google mendukung peralihan akun di browser, dan Drive untuk desktop dapat menghubungkan beberapa akun untuk mengakses file secara lokal. Profil browser dan WebCatalog memberikan cara tambahan untuk menata akun yang Anda gunakan sepanjang hari.
Pengaturan yang tepat bergantung pada apa yang Anda lakukan setelah membuka Drive. Apakah Anda sesekali membaca dokumen yang dibagikan, bekerja dengan file di Finder atau File Explorer, atau berpindah antara email, dokumen, dan rapat klien? Mulailah dengan pertanyaan itu, lalu buat pengaturan sesederhana mungkin yang mencakup rutinitas Anda.
Pilih pengaturan berdasarkan pekerjaan yang perlu Anda lakukan
Opsi-opsi ini menyelesaikan bagian masalah yang berbeda, dan Anda dapat menggunakan lebih dari satu secara bersamaan.
| Kebutuhan utama Anda | Titik awal yang berguna | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Sesekali membuka Drive akun lain | Pengalih akun Google | Pastikan akun Google yang aktif sudah benar sebelum mengedit atau mengupload. |
| Mengakses file cloud melalui Finder atau File Explorer | Google Drive untuk desktop | Google mendukung hingga empat akun; pilih setelan sinkronisasi untuk masing-masing akun. |
| Menata seluruh lingkungan penjelajahan berdasarkan identitas | Profil browser | Anda mengelola konteks browser terpisah untuk pekerjaan, penggunaan pribadi, atau klien. |
| Menempatkan Drive bersama aplikasi lain untuk setiap identitas | WebCatalog Desktop | Profil memisahkan sesi; ruang menata aplikasi dan profil yang Anda gunakan bersama. |
Bedakan juga beberapa akun dengan beberapa folder. Jika tiga klien berbagi folder dengan akun bisnis Anda yang sudah ada, Anda mungkin hanya memerlukan satu akun tersebut. Buat konteks akun lain ketika Anda memang memiliki identitas Google lain untuk digunakan. Untuk folder dalam identitas yang sama, struktur proyek yang jelas mungkin sudah cukup.
Gunakan pengalih akun Google untuk akses web sesekali
Google memungkinkan Anda login ke beberapa Akun Google dan beralih di antaranya tanpa logout. Di layanan Google, pilih foto profil atau inisial Anda, pilih Tambahkan akun, lalu login. Setelah itu, Anda dapat memilih akun yang dibutuhkan dari menu akun.
Ini merupakan titik awal yang masuk akal bagi seseorang yang memeriksa Drive kedua beberapa kali seminggu. Penyiapannya sederhana, dan browser tetap menjadi lingkungan kerja utama Anda.
Sebelum mengupload hasil pekerjaan atau meminta akses ke dokumen, periksa alamat email yang ditampilkan di menu akun Google. Avatar yang familier bukanlah pengingat yang selalu andal, terutama jika kedua akun menggunakan foto yang sama. Google juga menjelaskan bahwa akun pertama yang Anda gunakan untuk login sering kali menjadi akun default, yang dapat berpengaruh ketika suatu layanan tidak yakin akun mana yang ingin Anda gunakan.
Jika Anda berulang kali harus berhenti untuk memeriksa menu akun, pertimbangkan untuk memberikan tempat yang lebih mudah dikenali bagi setiap identitas dalam pengaturan harian Anda.
Gunakan Drive untuk desktop ketika akses file lokal penting
Untuk file yang Anda butuhkan di Finder pada Mac atau File Explorer pada Windows, mulailah dengan aplikasi sinkronisasi Google sendiri. Drive untuk desktop mendukung hingga empat akun secara bersamaan.
Untuk menghubungkan akun lain:
- Buka menu Drive untuk desktop.
- Pilih foto profil Anda di kanan atas.
- Pilih Tambahkan akun lain dan login melalui browser.
- Mulai ulang Drive untuk desktop sesuai petunjuk Google.
Setelah menghubungkan akun-akun Anda, tentukan seberapa banyak isi setiap Drive yang perlu disimpan di perangkat. Panduan streaming dan pencerminan Google menjelaskan perbedaannya: streaming menyimpan file terutama di cloud, dengan menggunakan ruang penyimpanan lokal untuk file yang Anda buka atau sediakan secara offline; pencerminan menyimpan salinan lengkap Drive Saya, baik secara lokal maupun di cloud. Drive bersama mendukung streaming.
Sebagai contoh, seorang desainer mungkin memerlukan akses lokal secara rutin ke aset kerja di akun bisnisnya sendiri, tetapi hanya sesekali membuka folder referensi klien. Kebutuhan tersebut memerlukan keputusan yang berbeda tentang penyimpanan lokal. Pertimbangkan ruang disk yang tersedia, file yang Anda butuhkan saat bepergian, dan persyaratan apa pun yang ditetapkan organisasi Anda.
Pastikan nama akun mudah dikenali saat menavigasi file lokal. Sebelum memilih tujuan upload atau ekspor, periksa akun dan foldernya sekaligus. File dengan nama yang benar tetapi tersimpan di Drive yang salah tetap akan menambah pekerjaan bagi semua orang yang mencoba menemukannya.
WebCatalog memiliki tujuan yang berbeda di sini: menata akses ke antarmuka web Drive dan aplikasi terkait Anda. WebCatalog tidak menggantikan aplikasi sinkronisasi file Google atau menggabungkan penyimpanan milik akun Google yang terpisah. Anda dapat menggunakan Drive untuk desktop untuk file lokal dan WebCatalog untuk bagian web dari proyek yang sama.
Gunakan profil browser untuk pemisahan aktivitas penjelajahan yang lebih menyeluruh
Jika pekerjaan Anda sudah dilakukan di browser, profil terpisah mungkin sudah cukup. Profil Chrome memisahkan informasi seperti bookmark, histori, sandi, dan setelan.
Di Chrome, buka menu profil browser, pilih Tambahkan profil Chrome, lalu beri nama yang jelas pada profil tersebut. Buka Drive di profil itu dan login dengan akun Google yang ingin Anda gunakan di sana. Ulangi untuk identitas lain bila diperlukan.
Beri nama profil berdasarkan peran yang langsung Anda kenali: “Pribadi”, “Studio”, atau “Akun kerja Acme”. Nama proyek kurang berguna jika akun yang sama akan tetap digunakan setelah proyek berakhir.
Pendekatan ini nyaman ketika Anda ingin menempatkan tab riset, bookmark, dan situs web lain milik klien tersebut dalam lingkungan browser khusus. Seiring bertambahnya jumlah akun, perhatikan apakah mengelola jendela browser telah menjadi tugas tambahan tersendiri.
Tata pekerjaan rutin di berbagai akun dengan WebCatalog
WebCatalog berguna ketika Drive menjadi salah satu bagian dari rutinitas yang lebih besar yang melibatkan email, kalender, chat, dan alat pengelolaan proyek. Profil di WebCatalog memisahkan sesi akun dan data penjelajahan, sehingga Anda dapat kembali ke setiap akun dalam konteksnya masing-masing.
Mulailah dengan identitas yang paling sering Anda gunakan. Ikuti petunjuk penyiapan profil WebCatalog:
- Buka WebCatalog Desktop dan masuk ke Profiles.
- Pilih Add profile dan beri nama yang mudah dikenali.
- Buka Drive dengan profil tersebut dan login ke akun Google yang dimaksud.
- Ulangi untuk akun Anda yang lain.
Profil bisnis yang Anda gunakan untuk Drive juga dapat digunakan untuk Gmail dan Google Calendar dengan identitas Google yang sama. Menggunakannya kembali memberi Anda konteks akun yang konsisten saat berpindah dari permintaan melalui email ke dokumen, lalu ke rapat peninjauan.
Gunakan ruang ketika Anda ingin mengumpulkan aplikasi dan profil berdasarkan klien atau proyek. Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri. Pemisahan akun dilakukan melalui profil; ruang menyediakan penataan di sekitarnya.
Buat pengaturan awal yang sederhana. Tambahkan aplikasi yang terlibat dalam satu tugas rutin sebelum membuat ulang seluruh lingkungan kerja Anda. Paket Basic WebCatalog mencakup dua aplikasi desktop, dua profil, dan satu ruang. Pro dan Business mendukung aplikasi, profil, dan ruang tanpa batas, yang penting jika Anda berkembang hingga menangani beberapa klien atau kumpulan aplikasi yang lebih besar.
Alur kerja praktis untuk dokumen klien
Bayangkan seorang konsultan yang memiliki akun Google bisnis dan akun terpisah yang disediakan oleh Acme. Acme mengharapkan pekerjaan proyek dilakukan melalui akunnya. Konsultan tersebut juga memiliki klien lain yang berbagi dokumen langsung ke alamat email bisnisnya.
Dasar pemisahan yang berguna adalah identitas Google yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut. Acme mendapatkan profilnya sendiri. Klien lain dapat tetap berada di profil bisnis jika akun itulah yang telah mereka beri izin.
Mulailah dari akun yang benar
Buka profil Drive Acme sebelum memulai tugas. Baca alamat email akun, lalu buka folder proyek. Jika tugas diterima melalui email, pastikan pesan tersebut merujuk pada proyek dan akun yang sama dengan yang sedang Anda buka.
Biasakan melakukan hal ini di awal sesi kerja. Memeriksa sekali sebelum mulai bekerja dengan fokus lebih mudah dijalankan secara konsisten daripada membereskan upload yang dilakukan menggunakan identitas yang salah.
Kerjakan dokumen yang dibagikan
Buka dokumen yang ditetapkan klien sebagai versi terkini. Sebelum membuat salinan terpisah, tanyakan apakah salinan memang merupakan bagian dari tugas. File baru dapat membuat peninjau membahas satu versi sementara Anda merevisi versi lain.
Kontrol berbagi Google menentukan apakah akun Anda dapat melihat, memberi komentar, atau mengedit. Profil tambahan menyediakan konteks login lain; profil tersebut tidak mengubah izin itu.
Jika Anda hanya memiliki akses lihat tetapi perlu mengedit, selesaikan hal itu dengan pemilik dokumen menggunakan akun yang dimaksud. Membuat beberapa salinan tidak akan memperbaiki pengaturan kolaborasi yang mendasarinya.
Pilih tujuan sebelum mengupload
Untuk hasil pekerjaan baru, buka folder proyek yang telah disepakati sebelum memilih file yang akan diupload. Gunakan nama yang menunjukkan proyek dan tujuannya, seperti “Proposal orientasi Acme”. Ikuti aturan penamaan yang sudah digunakan klien jika ada.
Saat menyerahkan hasil pekerjaan, bagikan tautan ke file yang telah disepakati dan jelaskan bagian yang siap ditinjau. Kemudian, beralihlah ke konteks klien berikutnya. Tujuannya adalah alur yang dapat diulang dari akun ke proyek lalu ke dokumen, dengan lebih sedikit keputusan yang bergantung pada ingatan.
Identifikasi masalah sebelum mengubah pengaturan
Ketika ada sesuatu yang tampak tidak beres, bedakan tiga kasus berikut:
File terbuka dengan akun yang salah. Periksa alamat email Google di dalam jendela yang aktif. Buka tautan dalam konteks akun yang dimaksud, lalu coba lagi. Tautan yang disimpan menunjukkan suatu lokasi; tautan itu tidak memastikan bahwa Anda menggunakan identitas yang benar.
Akun yang benar tidak dapat mengakses file. Periksa undangan berbagi asli dan alamat yang tercantum di dalamnya. Minta pemilik mengonfirmasi akses untuk alamat tersebut. Organisasi tempat kerja dan sekolah juga dapat membatasi berbagi ke pihak eksternal, sehingga profil yang berbeda mungkin tidak mengatasi pembatasan tersebut.
File tidak ada di penyimpanan lokal. Periksa akun terkait di Drive untuk desktop dan tinjau setelan sinkronisasi serta offline-nya. Ini adalah masalah ketersediaan file lokal, meskipun dokumen yang sama dapat dibuka dengan benar di aplikasi web.
Pembedaan tersebut membantu Anda menangani lapisan masalah yang tepat, alih-alih berulang kali logout, membuat ulang profil, atau memindahkan dokumen.
Buat penyerahan hasil ke klien berikutnya lebih mudah diulangi
Pilih dokumen yang memang perlu Anda serahkan dan tata alur kerjanya di WebCatalog Desktop. Buat profil dengan nama yang jelas untuk identitas Google yang telah diberi izin, buka folder proyek yang disepakati, dan tempatkan komunikasi terkait agar mudah diakses. Ikuti proses file tersebut dari permintaan awal, pengeditan, hingga peninjauan akhir.
Saat menyerahkan hasil pekerjaan, Anda seharusnya dapat menjawab tiga pertanyaan tanpa harus mencari-cari di antara tab: akun mana yang saya gunakan, di mana file terkini tersimpan, dan tautan mana yang harus ditinjau klien? Pertahankan pengaturan yang membuat jawaban-jawaban itu mudah ditemukan, dengan Drive untuk desktop menangani sinkronisasi lokal di mana pun diperlukan.
