Ada beberapa cara yang baik untuk mengelola beberapa akun Google Drive. Google mendukung perpindahan akun di browser, dan Drive untuk desktop dapat menghubungkan beberapa akun agar file bisa diakses secara lokal. Profil browser dan WebCatalog Desktop menawarkan cara tambahan untuk mengatur akun yang Anda gunakan sepanjang hari. WebCatalog Desktop menjaga Google Drive untuk setiap identitas tetap masuk, berdampingan dengan aplikasi lain yang Anda gunakan bersama akun tersebut.
Drive semakin sulit dinavigasi ketika file Anda berasal dari berbagai bagian kehidupan. Proposal ada di akun bisnis, klien memberikan login perusahaan terpisah, dan dokumen pribadi tersimpan di Drive lain. Tantangannya adalah mengingat identitas mana yang terkait dengan dokumen yang Anda perlukan.
Pengaturan yang tepat bergantung pada apa yang Anda lakukan setelah membuka Drive. Apakah Anda sesekali membaca dokumen yang dibagikan, bekerja dengan file di Finder atau File Explorer, atau berpindah-pindah antara email klien, dokumen, dan rapat? Mulailah dengan pertanyaan itu, lalu buat pengaturan sesederhana mungkin yang mencakup rutinitas Anda.
Pilih pengaturan sesuai pekerjaan yang perlu Anda lakukan
Opsi-opsi ini mengatasi bagian masalah yang berbeda, dan Anda dapat menggunakan lebih dari satu sekaligus.
| Kebutuhan utama Anda | Titik awal yang berguna | Hal yang perlu diingat |
|---|---|---|
| Sesekali membuka Drive milik akun lain | Pengalih akun Google | Pastikan akun Google yang aktif sebelum mengedit atau mengunggah. |
| Mengakses file cloud melalui Finder atau File Explorer | Google Drive untuk desktop | Google mendukung hingga empat akun; pilih setelan sinkronisasi untuk masing-masing akun. |
| Menjaga seluruh lingkungan penjelajahan tetap teratur berdasarkan identitas | Profil browser | Anda mengelola konteks browser terpisah untuk pekerjaan, penggunaan pribadi, atau klien. |
| Menjaga Drive tetap berdampingan dengan aplikasi lain untuk setiap identitas | WebCatalog Desktop | Profil memisahkan sesi; ruang mengatur aplikasi dan profil yang Anda gunakan bersama. |
Bedakan juga beberapa akun dari beberapa folder. Jika tiga klien berbagi folder dengan akun bisnis Anda yang sudah ada, mungkin Anda hanya memerlukan satu akun itu. Buat konteks akun lain jika memang ada identitas Google lain yang perlu Anda gunakan. Untuk folder di bawah identitas yang sama, struktur proyek yang jelas mungkin sudah cukup.
Gunakan pengalih akun Google untuk akses web sesekali
Google memungkinkan Anda login ke beberapa Akun Google dan berpindah di antaranya tanpa logout. Di layanan Google, pilih foto profil atau inisial Anda, pilih Tambahkan akun, lalu login. Setelah itu, Anda dapat memilih akun yang diperlukan dari menu akun.
Ini merupakan titik awal yang masuk akal bagi seseorang yang memeriksa Drive kedua beberapa kali seminggu. Pengaturannya sederhana, dan browser tetap menjadi lingkungan kerja utama Anda.
Sebelum mengunggah hasil pekerjaan atau meminta akses ke dokumen, periksa alamat email yang ditampilkan di menu akun Google. Avatar yang familier bukan pengingat yang sepenuhnya bisa diandalkan, terutama jika kedua akun menggunakan foto yang sama. Google juga mencatat bahwa akun pertama yang Anda gunakan untuk login sering kali menjadi akun default. Hal ini dapat berpengaruh ketika suatu layanan tidak yakin akun mana yang ingin Anda gunakan.
Jika Anda berulang kali harus berhenti untuk memeriksa menu akun, pertimbangkan untuk memberikan tempat yang lebih mudah dikenali bagi setiap identitas dalam pengaturan harian Anda.
Gunakan Drive untuk desktop jika akses file lokal penting
Untuk file yang perlu Anda akses di Finder pada Mac atau File Explorer pada Windows, mulailah dengan klien sinkronisasi dari Google. Drive untuk desktop mendukung hingga empat akun sekaligus.
Untuk menghubungkan akun lain:
- Buka menu Drive untuk desktop.
- Pilih foto profil di kanan atas.
- Pilih Tambahkan akun lain, lalu login melalui browser.
- Mulai ulang Drive untuk desktop sesuai petunjuk Google.
Setelah menghubungkan akun, tentukan seberapa banyak isi setiap Drive yang perlu disimpan di perangkat Anda. Panduan streaming dan pencerminan dari Google menjelaskan perbedaannya: streaming terutama menyimpan file di cloud dan menggunakan ruang lokal untuk file yang Anda buka atau sediakan agar dapat diakses secara offline; pencerminan menyimpan salinan lengkap Drive Saya secara lokal maupun di cloud. Drive bersama mendukung streaming.
Sebagai contoh, seorang desainer mungkin perlu mengakses aset kerja di akun bisnisnya sendiri secara rutin, tetapi hanya sesekali membuka folder referensi milik klien. Kebutuhan tersebut memerlukan keputusan yang berbeda terkait penyimpanan lokal. Pertimbangkan ruang disk yang tersedia, file yang Anda perlukan saat bepergian, dan persyaratan apa pun yang ditetapkan organisasi Anda.
Gunakan nama akun yang mudah dikenali saat menelusuri file lokal. Sebelum memilih tujuan unggah atau ekspor, periksa akun dan foldernya sekaligus. File dengan nama yang benar tetapi berada di Drive yang salah tetap menambah pekerjaan bagi siapa pun yang berusaha menemukannya.
WebCatalog Desktop memiliki fungsi yang berbeda di sini: mengatur akses ke antarmuka web Drive dan aplikasi terkait Anda. Aplikasi ini tidak menggantikan klien sinkronisasi file Google atau menggabungkan penyimpanan milik akun Google yang terpisah. Anda dapat menggunakan Drive untuk desktop untuk file lokal dan WebCatalog Desktop untuk bagian web dari proyek yang sama.
Gunakan profil browser untuk memisahkan aktivitas penjelajahan secara lebih luas
Jika pekerjaan Anda sudah berlangsung di browser, profil terpisah mungkin sudah cukup. Profil Chrome memisahkan informasi seperti bookmark, histori, kata sandi, dan setelan.
Di Chrome, buka menu profil browser, pilih Tambahkan profil Chrome, lalu beri nama yang jelas. Buka Drive di profil itu dan login menggunakan akun Google yang ingin Anda gunakan di sana. Ulangi untuk identitas lain jika diperlukan.
Beri nama profil berdasarkan peran yang langsung Anda kenali, seperti “Pribadi”, “Studio”, atau “Akun kerja Acme”. Nama proyek kurang berguna jika akun yang sama akan tetap digunakan setelah proyek selesai.
Pendekatan ini cocok jika Anda ingin tab riset, bookmark, dan situs web lain milik klien berada di lingkungan browser khusus. Seiring bertambahnya jumlah akun, perhatikan apakah mengelola jendela browser telah menjadi pekerjaan tersendiri.
Atur pekerjaan rutin dengan beberapa akun di WebCatalog Desktop
WebCatalog Desktop berguna jika Drive merupakan salah satu bagian dari rutinitas yang lebih luas, termasuk email, kalender, chat, dan alat proyek. Profilnya menjaga sesi akun dan data penjelajahan tetap terpisah, sehingga Anda dapat kembali ke setiap akun dalam konteksnya sendiri.
Mulailah dengan identitas yang paling sering Anda gunakan. Ikuti petunjuk penyiapan profil WebCatalog:
- Buka WebCatalog Desktop, lalu buka Profil.
- Pilih Tambahkan profil dan beri nama yang mudah dikenali.
- Buka Drive dengan profil tersebut dan login ke akun Google yang dimaksud.
- Ulangi untuk akun Anda yang lain.
Profil bisnis yang Anda gunakan untuk Drive juga dapat digunakan untuk Gmail dan Google Calendar dengan identitas Google tersebut. Menggunakan kembali profil itu memberi Anda konteks akun yang konsisten saat berpindah dari permintaan lewat email ke dokumen, lalu ke rapat tinjauan.
Gunakan ruang jika ingin mengumpulkan aplikasi dan profil berdasarkan klien atau proyek. Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri. Pemisahan akun dilakukan melalui profil; ruang menyediakan pengaturan di sekelilingnya.
Jaga pengaturan awal tetap sederhana. Tambahkan aplikasi yang terlibat dalam satu tugas rutin sebelum membuat ulang seluruh lingkungan kerja Anda.
Alur kerja praktis untuk dokumen klien
Bayangkan seorang konsultan yang memiliki akun Google bisnis serta akun terpisah yang diberikan oleh Acme. Acme mengharapkan pekerjaan proyek dilakukan melalui akunnya. Konsultan tersebut juga memiliki klien lain yang berbagi dokumen langsung dengan alamat bisnis konsultan.
Pembeda yang berguna adalah identitas Google yang diwajibkan untuk pekerjaan tersebut. Acme memiliki profil tersendiri. Klien lain dapat tetap menggunakan profil bisnis jika akun itulah yang telah mereka beri wewenang.
Mulai dari akun yang benar
Buka profil Drive Acme sebelum memulai tugas. Periksa email akun, lalu buka folder proyek. Jika tugas diterima melalui email, pastikan pesan tersebut merujuk pada proyek dan akun yang sama dengan yang sedang Anda buka.
Biasakan melakukan ini di awal sesi kerja. Memeriksanya sekali sebelum mulai bekerja dengan fokus lebih mudah dipertahankan daripada harus membereskan akibat unggahan yang dilakukan menggunakan identitas yang salah.
Kerjakan dokumen yang dibagikan
Buka dokumen yang disebut klien sebagai versi terbaru. Sebelum membuat salinan terpisah, tanyakan apakah salinan memang bagian dari tugas. File baru dapat membuat para peninjau membahas satu versi sementara Anda merevisi versi lain.
Kontrol berbagi Google menentukan apakah akun Anda dapat melihat, memberi komentar, atau mengedit. Profil tambahan menyediakan konteks lain tempat Anda login; profil tersebut tidak mengubah izin itu.
Jika Anda hanya memiliki akses lihat tetapi perlu mengedit, selesaikan masalah tersebut dengan pemilik dokumen menggunakan akun yang dimaksud. Membuat beberapa salinan tidak akan memperbaiki pengaturan kolaborasi yang mendasarinya.
Tentukan lokasi tujuan sebelum mengunggah
Untuk hasil pekerjaan baru, buka folder proyek yang disepakati sebelum memilih file untuk diunggah. Gunakan nama yang menjelaskan proyek dan tujuannya, seperti “Proposal orientasi Acme”. Ikuti konvensi penamaan klien jika ada.
Saat menyerahkan hasil pekerjaan, bagikan tautan ke file yang disepakati dan jelaskan bahwa file tersebut siap ditinjau. Setelah itu, beralihlah ke konteks klien berikutnya. Tujuannya adalah alur berulang dari akun ke proyek lalu ke dokumen, dengan lebih sedikit hal yang harus diingat.
Cari tahu masalahnya sebelum mengubah pengaturan
Saat ada sesuatu yang tampak salah, bedakan tiga kemungkinan berikut:
File terbuka menggunakan akun yang salah. Periksa alamat email Google di dalam jendela aktif. Buka tautan dalam konteks akun yang dimaksud, lalu coba lagi. Tautan tersimpan menunjukkan lokasi; tautan itu tidak memastikan bahwa Anda menggunakan identitas yang tepat.
Akun yang benar tidak dapat mengakses file. Periksa undangan berbagi asli dan alamat yang tercantum di dalamnya. Minta pemilik untuk mengonfirmasi akses bagi alamat tersebut. Organisasi kerja dan sekolah juga dapat membatasi berbagi eksternal, sehingga profil yang berbeda mungkin tidak menyelesaikan pembatasan itu.
File tidak ditemukan di penyimpanan lokal. Periksa akun yang relevan di Drive untuk desktop dan tinjau setelan sinkronisasi serta akses offline-nya. Ini adalah masalah ketersediaan file lokal, sekalipun dokumen yang sama terbuka dengan benar di aplikasi web.
Pembedaan ini membantu Anda menangani lapisan yang tepat, alih-alih terus-menerus logout, membuat ulang profil, atau memindahkan dokumen.
Permudah proses penyerahan pekerjaan kepada klien berikutnya
Pilih dokumen yang memang perlu Anda serahkan, lalu atur alur kerjanya di WebCatalog Desktop. Beri profil yang jelas pada identitas Google yang berwenang, buka folder proyek yang disepakati, dan simpan komunikasi terkait di dekatnya. Ikuti perjalanan file dari permintaan awal hingga pengeditan dan tinjauan akhir.
Saat menyerahkan hasil pekerjaan, Anda seharusnya dapat menjawab tiga pertanyaan tanpa mencari-cari di antara tab: akun mana yang saya gunakan, di mana file terbaru tersimpan, dan tautan mana yang harus ditinjau klien? Pertahankan pengaturan yang memudahkan Anda menemukan jawabannya, dan gunakan Drive untuk desktop untuk menangani sinkronisasi lokal jika diperlukan.
