Saat Google Chat digunakan untuk percakapan pribadi, proyek kantor, dan pekerjaan klien, ada dua cara praktis untuk memisahkan akun-akun tersebut. Pengalih akun bawaan Google memungkinkan Anda berpindah di antara akun yang sudah masuk di Chat, Gmail, atau aplikasi Chat mandiri. WebCatalog Desktop menyediakan profil tersendiri untuk setiap identitas Google, sehingga beberapa akun tetap masuk secara bersamaan. Apa pun caranya, mulailah dengan memahami identitas mana yang digunakan dalam setiap percakapan.
Sebuah proyek tidak selalu memerlukan akun Google lain. Anda mungkin menggunakan satu akun kantor untuk beberapa kolaborasi dengan klien, sementara klien lain memberikan identitas terkelola tersendiri. Situasi seperti ini memerlukan pengaturan desktop yang berbeda.
WebCatalog Desktop menyediakan profil terisolasi dan ruang kerja yang berorientasi pada proyek, sehingga hari kerja yang lebih padat dapat lebih mudah ditata. Tujuannya adalah memastikan akun, percakapan, dan alat pendukung yang tepat tetap jelas setiap kali Anda mulai bekerja.
Bedakan fungsi identitas dan proyek
“Akun”, “organisasi”, dan “ruang” menjelaskan bagian yang berbeda dalam alur kerja Google Chat. Memisahkan ketiganya akan memudahkan penyiapan dan pemecahan masalah.
| Bagian penyiapan | Hal yang dikendalikan atau ditata | Contoh praktis |
|---|---|---|
| Akun Google | Identitas yang digunakan untuk masuk dan berpartisipasi | Akun pribadi atau akun yang diberikan oleh perusahaan |
| Organisasi Google Workspace | Akses terkelola dan kebijakan bagi para penggunanya | Pengaturan Chat dan kolaborasi eksternal perusahaan Anda |
| Ruang Google Chat | Area percakapan dengan pesertanya sendiri | Diskusi peluncuran produk bersama tim proyek |
| Profil WebCatalog Desktop | Data login dan sesi situs web yang terisolasi | Profil bernama “Kerja — Acme” |
| Ruang di WebCatalog Desktop | Jendela desktop yang mengelompokkan aplikasi dan profil | Ruang kerja peluncuran yang berisi Chat, Drive, dan ringkasan proyek |
Google menjelaskan akses Chat melalui akun Google atau organisasi Workspace Anda. Akun Google pribadi dan akun Workspace berbayar sama-sama dapat membuat ruang Chat, meskipun fitur yang tersedia berbeda; lihat perbandingan akun dari Google.
Artinya, Anda sebaiknya membuat profil desktop berdasarkan identitas yang benar-benar digunakan untuk masuk, lalu menata ruang kerja proyek berdasarkan pekerjaannya. Membuat ruang di WebCatalog Desktop tidak membuat ruang Google Chat, mengundang kolaborator, atau mengubah izin organisasi.
Mulai dari opsi desktop yang sudah tersedia dari Google
Anda tidak memerlukan aplikasi baru hanya untuk menambahkan login Google kedua. Panduan login beberapa akun dari Google menjelaskan cara menambahkan akun dan berpindah di antaranya tanpa keluar. Di layanan Google yang didukung, gunakan menu akun untuk menambahkan atau memilih akun yang diperlukan.
Chat tersedia di chat.google.com dan di dalam Gmail. Google juga menyediakan aplikasi Chat mandiri, yang dipasang sebagai aplikasi web progresif melalui Chrome. Chrome harus tetap terbuka agar aplikasi tersebut dapat berfungsi. Jika menggunakan akun kantor atau sekolah, Anda mungkin memerlukan bantuan administrator untuk memasangnya.
Opsi-opsi ini mungkin sudah cukup jika pengalih akun dan pengaturan browser yang ada sesuai dengan cara Anda bekerja. Apa pun cara yang digunakan, periksa akun mana yang memiliki akses ke percakapan yang ingin dibuka.
WebCatalog Desktop berguna jika Anda menginginkan konteks akun yang jelas dan dapat digunakan kembali, serta pengaturan desktop untuk bagian lain dari setiap proyek. Anda dapat memisahkan identitas pribadi dari identitas kantor, lalu menggunakan kembali identitas kantor di mana pun identitas tersebut diizinkan. Tiga pola kolaborasi berikut menunjukkan cara menentukan pilihan tersebut.
Percakapan pribadi: buat tempat yang mudah dikenali
Beri profil untuk akun Google pribadi Anda nama Pribadi atau label lain yang menunjukkan identitas login, bukan kegiatan sementara seperti “Liburan akhir pekan”. Buka Chat dengan profil tersebut dan masuk ke akun pribadi Anda.
Di Chat, sematkan ruang dan percakapan yang paling sering Anda buka. Google mencantumkan penyematan sebagai fitur yang tersedia bagi akun pribadi maupun Workspace berbayar. Profil memisahkan sesi login, sementara pengaturan keanggotaan Chat tetap menentukan siapa yang dapat melihat setiap pesan.
Proyek kantor: gunakan kembali identitas yang tepat untuk pekerjaan tim
Akun yang diberikan perusahaan biasanya sebaiknya ditempatkan dalam profil kantor dengan nama yang jelas, seperti Kerja — Acme. Gunakan identitas tersebut untuk percakapan Chat yang diaktifkan oleh organisasi Anda dan yang mengundang Anda untuk bergabung.
Jika Chat tidak tersedia untuk akun tersebut, hubungi administrator Workspace. Panduan login Google menyebutkan bahwa organisasi kantor dan sekolah perlu menyiapkan Chat bagi para penggunanya. Membuka identitas yang sama di aplikasi desktop lain tidak akan mengaktifkan layanan organisasi yang memang tidak tersedia.
Setelah akses berfungsi, tata proyek rutin berdasarkan informasi yang dibutuhkan masing-masing proyek. Untuk peluncuran produk, misalnya, informasinya mungkin mencakup:
- Ruang Google Chat tempat tim peluncuran mengambil keputusan.
- Folder Drive yang berisi aset kreatif yang telah disetujui.
- Dokumen berisi daftar periksa peluncuran.
- Kalender yang digunakan untuk mengonfirmasi tanggal peninjauan.
Anda dapat mengelompokkan aplikasi dan profil yang relevan dalam ruang bernama Peluncuran produk di WebCatalog Desktop. Ruang lain, Operasional tim, dapat berisi alat untuk pekerjaan internal rutin.
Keduanya dapat menggunakan profil kantor yang sama jika akun Google yang sama diizinkan untuk mengakses kedua proyek. Anda tidak memerlukan akun Google baru atau login terisolasi untuk setiap jendela proyek. Menggunakan kembali profil berarti menggunakan kembali data sesinya, jadi jendela-jendela tersebut bukanlah identitas yang terpisah.
Ruang di WebCatalog Desktop juga tidak mengunci Chat ke percakapan proyek tertentu. Sebelum mengirim kabar terbaru tentang peluncuran, pilih ruang Google Chat yang tepat dan periksa pesertanya. Ruang kerja desktop membantu Anda membuka pekerjaan; percakapan Google Chat menentukan siapa yang menerima pesan.
Simpan keputusan proyek dalam percakapan yang diharapkan tim menjadi tempat menemukannya. Jika pesan langsung menyelesaikan sesuatu yang berdampak pada seluruh grup, tambahkan ringkasan yang sesuai ke diskusi proyek. Dengan begitu, ruang kerja ini juga berguna bagi orang berikutnya yang membutuhkan keputusan tersebut, bukan hanya bagi orang yang sedang mengirim pesan.
Kolaborasi dengan klien: atur identitas yang benar-benar diundang klien
Sebelum membuat profil lain, tentukan dengan jelas akses klien yang akan digunakan. Tanyakan alamat email atau identitas terkelola mana yang diharapkan klien untuk Anda gunakan.
Ada beberapa kemungkinan pengaturan. Klien mungkin mengundang akun Google kantor atau pribadi Anda yang sudah ada sebagai peserta eksternal. Klien mungkin memberikan akun di organisasi Workspace mereka sendiri. Google juga menjelaskan opsi tamu bagi orang yang tidak memiliki akun Workspace: undangan tersebut membuat akun tamu yang dikendalikan oleh organisasi pengundang. Berbagai opsi dan batasannya dijelaskan dalam panduan pengguna eksternal dan tamu dari Google.
Sesuaikan pengaturan desktop dengan opsi tersebut:
| Pengaturan klien | Pilihan profil yang sesuai |
|---|---|
| Klien mengundang akun kantor Anda yang sudah ada | Gunakan kembali profil untuk akun tersebut |
| Klien memberikan akun Workspace terpisah | Buat profil dengan nama klien dan identitas tersebut |
| Klien menggunakan undangan tamu yang disetujui | Selesaikan proses undangan, verifikasi akses Chat, lalu tata identitas yang dihasilkan dengan jelas |
Jika akun kantor Anda bergabung dengan tiga proyek klien, tiga ruang proyek mungkin berguna. Namun, tiga akun Google baru belum tentu diperlukan. Sebaliknya, menempatkan identitas yang diberikan klien di jendela proyek yang sama dengan akun perusahaan Anda tidak membuat kedua identitas tersebut dapat saling menggantikan.
Kolaborasi eksternal juga bergantung pada organisasi yang terlibat. Kontrol Chat eksternal dari Google menjelaskan setelan administrator, pembatasan domain tepercaya, serta opsi ruang eksternal yang bergantung pada edisi. Jika undangan gagal, pastikan identitas yang diundang sudah benar dan minta klien memeriksa setelan akses terkait.
Untuk proyek bersama, gunakan jalur kolaborasi yang disetujui klien. Jika jalur tersebut berupa ruang Google Chat yang mengizinkan akses eksternal, simpan percakapan proyek di sana. Profil WebCatalog Desktop dapat mempertahankan konteks login; profil tersebut tidak dapat memberikan keanggotaan ruang atau mengesampingkan kebijakan chat eksternal organisasi.
Periksa juga dokumen tertaut secara terpisah. Kontrol chat eksternal Google memperlakukan akses Chat dan akses ke file atau tugas Drive yang dibagikan secara terpisah. Sebelum peninjauan, buka dokumen terkait menggunakan akun yang dimaksud dan pastikan dokumen tersebut dapat diakses. Percakapan yang berfungsi tidak otomatis menjawab semua pertanyaan tentang izin file.
Terapkan peta kolaborasi ke penyiapan WebCatalog Desktop
Siapkan lapisan akun terlebih dahulu. Petunjuk profil WebCatalog menjelaskan cara membuat profil dan membuka aplikasi dengannya:
- Tambahkan Google Chat di WebCatalog Desktop.
- Buka Profil, pilih Tambah profil, lalu beri nama identitas yang mudah dikenali.
- Buka Chat dengan profil tersebut dan masuk ke akun yang sesuai.
- Pastikan akun tersebut dapat mengakses percakapan atau ruang yang seharusnya bisa diaksesnya.
Ulangi langkah ini untuk identitas berbeda yang benar-benar Anda gunakan. Setiap profil membuka Chat sebagai aplikasi desktop tersendiri, dengan jendela dan ikon Dock atau bilah tugas terpisah. Membuka jendela lain dengan profil yang sama tidak mengisolasi akun kedua; tindakan itu menggunakan konteks sesi yang sama.
Selanjutnya, tata ruang berdasarkan pekerjaan yang sedang berlangsung. Ruang klien dapat berisi Chat, alat dokumen klien, dan pelacak proyek. Gunakan kembali profil yang sudah ada jika login yang dimaksud sama. Jika beberapa aplikasi Google menggunakan satu identitas, profil terkait dapat menampung konteks login bersama tersebut; periksa akun saat membuka setiap aplikasi.
Sebelum mengirim kabar terbaru, lakukan pemeriksaan singkat: Akun mana yang saya gunakan, siapa saja yang ada dalam percakapan ini, dan apakah mereka dapat membuka materi yang ditautkan? Pemeriksaan ini membantu menemukan ketidaksesuaian akun dan akses yang tidak dapat diatasi hanya dengan pengaturan desktop yang rapi.
Unduh WebCatalog Desktop untuk menjaga akun Google Chat pribadi, kantor, dan klien tetap masuk secara berdampingan.
