Ketika Google Chat digunakan untuk percakapan pribadi, proyek perusahaan, dan pekerjaan klien, penataannya dimulai dengan mengetahui identitas mana yang digunakan dalam setiap percakapan. Setelah itu, Anda dapat menata chat, dokumen, dan kalender proyek agar semuanya mudah diakses bersama.
Sebuah proyek tidak otomatis memerlukan akun Google tambahan. Anda mungkin menggunakan satu akun kerja untuk beberapa kolaborasi klien, sementara klien lain menyediakan identitas terkelolanya sendiri. Situasi tersebut memerlukan penataan desktop yang berbeda.
Google sudah mendukung peralihan di antara akun yang telah login. WebCatalog menambahkan profil terisolasi dan ruang berorientasi proyek, yang dapat memudahkan Anda menjalani hari kerja yang lebih kompleks. Tujuannya adalah memastikan akun yang semestinya digunakan, percakapan, dan alat pendukung tetap jelas setiap kali Anda mulai bekerja.
Bedakan peran identitas dan proyek
“Akun”, “organisasi”, dan “ruang” menggambarkan bagian-bagian yang berbeda dari alur kerja Google Chat. Membedakannya akan mempermudah penyiapan maupun pemecahan masalah.
| Bagian penyiapan | Yang dikendalikan atau ditata | Contoh praktis |
|---|---|---|
| Akun Google | Identitas yang Anda gunakan untuk login dan berpartisipasi | Akun pribadi atau akun yang diberikan perusahaan |
| Organisasi Google Workspace | Akses terkelola dan kebijakan bagi penggunanya | Pengaturan Chat dan kolaborasi eksternal perusahaan Anda |
| Ruang Google Chat | Area percakapan dengan pesertanya sendiri | Diskusi peluncuran produk bersama tim proyek |
| Profil WebCatalog | Data sesi dan login situs web yang terisolasi | Profil bernama “Kerja — Acme” |
| Ruang di WebCatalog | Jendela desktop yang mengelompokkan aplikasi dan profil | Ruang kerja peluncuran yang berisi Chat, Drive, dan ringkasan proyek |
Google mendokumentasikan akses Chat melalui akun Google atau organisasi Workspace Anda. Akun Google pribadi maupun akun Workspace berbayar dapat membuat ruang Chat, meskipun fitur yang tersedia berbeda; lihat perbandingan akun dari Google.
Artinya, Anda sebaiknya membuat profil desktop berdasarkan identitas login yang benar-benar digunakan, lalu menata ruang kerja proyek berdasarkan pekerjaannya. Membuat ruang di WebCatalog tidak membuat ruang Google Chat, mengundang kolaborator, ataupun mengubah izin organisasi.
Mulai dengan opsi desktop yang sudah disediakan Google
Anda tidak memerlukan aplikasi baru hanya untuk menambahkan login Google kedua. Panduan login beberapa akun dari Google menjelaskan cara menambahkan akun dan beralih di antaranya tanpa logout. Di layanan Google yang mendukungnya, gunakan menu akun untuk menambahkan atau memilih akun yang Anda perlukan.
Chat tersedia di chat.google.com dan di dalam Gmail. Google juga menawarkan aplikasi Chat mandiri, yang diinstal sebagai aplikasi web progresif melalui Chrome. Chrome harus terbuka agar aplikasi tersebut berfungsi, dan perangkat terkelola mungkin memerlukan izin untuk menginstalnya.
Opsi-opsi ini bisa mencukupi jika pengalih akun dan penataan browser Anda saat ini sesuai dengan cara Anda bekerja. Apa pun cara yang Anda gunakan, periksa akun mana yang memiliki akses ke percakapan yang ingin Anda buka.
WebCatalog menjadi berguna ketika Anda menginginkan konteks akun yang jelas dan dapat digunakan kembali, serta penataan desktop untuk kebutuhan lain dalam setiap proyek. Anda dapat memisahkan identitas pribadi dari pekerjaan, lalu menggunakan kembali identitas kerja di mana pun identitas tersebut memiliki izin. Tiga pola kolaborasi berikut menunjukkan cara menentukan pilihan tersebut.
Percakapan pribadi: sediakan tempat yang tetap dan mudah dikenali
Akun pribadi Anda mungkin mencakup rencana keluarga, kelompok relawan, dan beberapa teman yang lebih suka menggunakan Chat. Sediakan tempat yang mudah dikenali untuk percakapan tersebut agar Anda dapat menemukannya tanpa harus menelusuri daftar proyek perusahaan terlebih dahulu.
Di WebCatalog, beri nama profil Pribadi atau gunakan label lain yang dengan jelas menunjukkan login Google tersebut. Buka Chat dengan profil itu dan login ke akun pribadi yang dimaksud. Gunakan label yang merujuk pada identitas, bukan aktivitas sementara seperti “Perjalanan akhir pekan”. Aktivitasnya akan berubah; akunnya mungkin tetap berguna selama bertahun-tahun.
Di dalam Google Chat, gunakan fitur penataan percakapannya untuk orang dan grup yang paling sering Anda hubungi. Google mencantumkan menyematkan dan melepas sematan ruang atau percakapan sebagai salah satu fitur yang tersedia bagi pengguna akun pribadi dan Workspace berbayar.
Misalnya, kelompok relawan Anda memiliki percakapan tentang sebuah acara dan dokumen perencanaan. Anda dapat menyematkan percakapan itu di Chat dan menempatkan aplikasi dokumennya di samping Chat dalam ruang yang relevan di WebCatalog. Sebelum membuka atau membagikan dokumen, pastikan akun pribadi tersebut memiliki akses yang semestinya.
Batas akun dan batas proyek kini memiliki tujuan yang berbeda. Profil memisahkan konteks login. Ruang mengumpulkan hal-hal yang Anda perlukan untuk acara tersebut. Keduanya tidak menggantikan pengaturan keanggotaan percakapan atau kontrol berbagi dokumen.
Proyek kerja: gunakan kembali identitas yang tepat di seluruh pekerjaan tim
Akun yang diberikan perusahaan biasanya sebaiknya ditempatkan dalam profil kerja dengan nama yang jelas, seperti Kerja — Acme. Gunakan identitas itu untuk percakapan Chat yang telah diaktifkan oleh organisasi Anda dan yang telah mengundang Anda untuk bergabung.
Jika Chat tidak tersedia untuk akun tersebut, hubungi administrator Workspace. Panduan login dari Google menyebutkan bahwa organisasi kerja dan sekolah perlu menyiapkan Chat bagi penggunanya. Membuka identitas yang sama di aplikasi desktop lain tidak akan mengaktifkan layanan organisasi yang tidak tersedia.
Setelah akses berfungsi, tata proyek yang berjalan rutin berdasarkan informasi yang dibutuhkan masing-masing. Untuk peluncuran produk, isinya mungkin mencakup:
- Ruang Google Chat tempat tim peluncuran mengambil keputusan.
- Folder Drive yang berisi aset kreatif yang telah disetujui.
- Dokumen yang berisi daftar periksa rilis.
- Kalender yang digunakan untuk memastikan tanggal peninjauan.
Anda dapat mengelompokkan aplikasi dan profil yang relevan dalam ruang bernama Peluncuran produk di WebCatalog. Ruang lain, Operasional tim, dapat berisi alat untuk pekerjaan internal rutin.
Keduanya dapat menggunakan profil kerja yang sama jika akun Google yang sama memiliki izin untuk kedua proyek. Anda tidak memerlukan akun Google baru atau login terisolasi untuk setiap jendela proyek. Menggunakan kembali sebuah profil berarti menggunakan kembali data sesinya, sehingga jendela-jendela tersebut bukanlah identitas yang terpisah.
Ruang di WebCatalog juga tidak mengunci Chat ke percakapan proyek tertentu. Sebelum mengirim pembaruan peluncuran, pilih ruang Google Chat yang dimaksud dan periksa pesertanya. Ruang kerja desktop membantu Anda mengakses pekerjaan; percakapan Google Chat menentukan siapa yang menerima pesan.
Simpan keputusan proyek dalam percakapan tempat tim mengharapkan untuk menemukannya. Jika pesan langsung menyelesaikan sesuatu yang memengaruhi seluruh grup, tambahkan ringkasan yang sesuai ke diskusi proyek. Dengan begitu, ruang kerja menjadi berguna bagi orang berikutnya yang membutuhkan keputusan tersebut, bukan hanya orang yang sedang mengirim pesan.
Kolaborasi klien: tata identitas yang benar-benar diundang oleh klien
Akses klien perlu diputuskan dengan jelas sebelum Anda membuat profil lain. Tanyakan alamat email atau identitas terkelola mana yang diharapkan klien untuk Anda gunakan.
Ada beberapa kemungkinan pengaturan. Klien dapat mengundang akun Google kerja atau pribadi Anda yang sudah ada sebagai peserta eksternal. Klien juga dapat memberikan akun di organisasi Workspace miliknya sendiri. Google kini juga mendokumentasikan jalur undangan tamu yang disetujui bagi orang yang belum memiliki akun Google; undangan tersebut membuat akun tamu yang dikelola oleh organisasi pengundang. Jalur yang tersedia beserta batasannya dijelaskan dalam panduan pengguna eksternal dan tamu dari Google.
Sesuaikan penataan desktop Anda dengan pengaturan tersebut:
| Pengaturan klien | Pilihan profil yang sesuai |
|---|---|
| Klien mengundang akun kerja Anda yang sudah ada | Gunakan kembali profil untuk akun tersebut |
| Klien menyediakan akun Workspace terpisah | Buat profil dengan label yang menunjukkan klien dan identitasnya |
| Klien menggunakan undangan tamu yang disetujui | Selesaikan proses undangan tersebut, verifikasi akses Chat, dan tata identitas yang dihasilkan dengan jelas |
Jika akun kerja Anda yang sudah ada bergabung dalam tiga proyek klien, tiga ruang proyek mungkin berguna. Tiga akun Google baru tidak otomatis diperlukan. Sebaliknya, menempatkan identitas yang diberikan klien dalam jendela proyek yang sama dengan akun perusahaan Anda tidak membuat kedua identitas tersebut dapat saling menggantikan.
Kolaborasi eksternal juga bergantung pada organisasi yang terlibat. Kontrol Chat eksternal dari Google menjelaskan pengaturan administrator, pembatasan domain tepercaya, dan opsi ruang eksternal yang bergantung pada edisi. Jika undangan gagal, pastikan identitas yang diundang sudah benar dan minta klien memeriksa pengaturan akses yang relevan.
Untuk proyek bersama, gunakan jalur kolaborasi yang telah disetujui klien. Jika jalurnya adalah ruang Google Chat yang diaktifkan untuk kolaborasi eksternal, pertahankan percakapan proyek di sana. Profil WebCatalog dapat mempertahankan konteks login; profil tersebut tidak dapat memberikan keanggotaan ruang atau mengesampingkan kebijakan chat eksternal organisasi.
Periksa juga dokumen yang ditautkan secara terpisah. Panduan akses eksternal Google membedakan akses Chat dari akses ke file Drive dan tugas. Sebelum peninjauan, buka dokumen yang sebenarnya dengan akun yang dimaksud dan pastikan dokumen itu dapat diakses. Percakapan yang berfungsi tidak dengan sendirinya menyelesaikan setiap persoalan izin file.
Ubah peta kolaborasi menjadi penataan WebCatalog
Bangun lapisan akun terlebih dahulu. Petunjuk profil WebCatalog menjelaskan cara membuat profil dan membuka aplikasi dengan profil tersebut:
- Tambahkan Google Chat dari katalog aplikasi WebCatalog.
- Buka Profiles, pilih Add profile, dan beri identitas tersebut nama yang mudah dikenali.
- Buka Chat dengan profil itu dan login ke akun yang sesuai.
- Pastikan Anda dapat mengakses percakapan atau ruang yang seharusnya bisa diakses akun tersebut.
Ulangi untuk identitas berbeda yang benar-benar Anda gunakan. Membuka jendela lain dengan profil yang sama tidak mengisolasi akun kedua; jendela itu menggunakan konteks sesi yang sama.
Selanjutnya, tata ruang di WebCatalog berdasarkan pekerjaan yang sedang berjalan. Ruang klien dapat berisi Chat, alat dokumen klien, dan pelacak proyek. Gunakan kembali profil yang sudah ada jika login yang dimaksud sama. Ketika beberapa aplikasi Google menggunakan satu identitas, profil yang sesuai dapat menyimpan konteks login bersama tersebut; periksa akunnya saat membuka setiap aplikasi.
Sebelum memperluas penataan ini, bandingkan aplikasi, profil, dan ruang yang diperlukan dengan paket WebCatalog saat ini. Jumlah ruang kerja proyek dan jumlah identitas akun merupakan dua keputusan perencanaan yang terpisah.
Buat setiap serah terima proyek mudah diikuti
Lakukan pemeriksaan singkat sebelum mengirim pembaruan: Akun mana yang saya gunakan, siapa saja yang ada dalam percakapan ini, dan apakah mereka dapat membuka materi yang ditautkan? Pemeriksaan ini membantu menemukan ketidaksesuaian akun dan akses yang tidak dapat diatasi hanya dengan desktop yang rapi.
Berikan konteks yang cukup agar pembaruan tersebut berguna: sebutkan keputusannya, tautkan dokumen terkini, dan jelaskan langkah berikutnya. Hal ini sangat membantu ketika klien berpartisipasi melalui organisasi yang berbeda atau identitas tamu yang diundang.
Untuk peninjauan proyek Anda berikutnya, buat satu ruang kerja Google Chat di WebCatalog yang berpusat pada percakapan, alat dokumen, dan agenda yang benar-benar digunakan. Gunakan ruang tersebut untuk serah terima yang lengkap, lalu pertahankan penataan yang membuat identitas dan proyek yang tepat paling mudah dikenali.
