Anda dapat mengelola beberapa akun Gmail melalui pengalih akun Google, profil browser terpisah, atau aplikasi desktop seperti WebCatalog Desktop. Google sudah mendukung perpindahan antar akun yang sedang login tanpa harus logout. WebCatalog Desktop menawarkan cara berbeda untuk mengatur pekerjaan tersebut: Gmail di jendelanya sendiri, dengan profil terpisah untuk setiap akun agar setiap kotak masuk tetap dalam keadaan login.
Kotak masuk pribadi, alamat email kantor, dan akun untuk proyek sampingan dapat digunakan di komputer yang sama. Tujuannya adalah agar setiap akun mudah dikenali saat Anda membalas pesan, membuka dokumen, atau memeriksa undangan rapat. Berikut cara memilih pengaturan dan memanfaatkannya sepanjang hari.
Pilih cara mengatur akun Gmail Anda
Mulailah dengan mencari tahu tugas yang paling merepotkan.
| Kebutuhan utama | Langkah awal yang praktis |
|---|---|
| Sesekali memeriksa kotak masuk kedua | Pengalih akun Google |
| Memisahkan aktivitas penelusuran untuk urusan kerja dan pribadi di berbagai situs | Profil browser |
| Mengakses akun Gmail bersama aplikasi yang digunakan untuk setiap proyek | WebCatalog Desktop |
| Menggabungkan pesan masuk ke dalam satu kotak masuk | Penerusan Gmail atau klien email terpisah |
Menjaga akun tetap mudah diakses dan menggabungkan pesannya adalah dua kebutuhan yang berbeda. Jika Anda menginginkan satu kotak masuk, Gmail dapat secara otomatis meneruskan email masuk ke alamat lain. Pengaturan di bawah ini menjaga setiap kotak masuk Gmail tetap berada di akunnya masing-masing. Ini berguna jika identitas, percakapan dengan klien, dan rutinitas harian perlu tetap terpisah.
Gunakan pengalih akun Google untuk pengaturan sederhana
Untuk sesekali berpindah akun, mulailah dengan menu akun Gmail:
- Login ke Gmail di komputer.
- Pilih foto profil atau inisial Anda di pojok kanan atas.
- Pilih Tambahkan akun dan selesaikan proses login untuk akun kedua.
- Buka menu yang sama setiap kali ingin memilih akun lain.
Langkah-langkah ini mengikuti petunjuk Google untuk beberapa akun.
Cara ini cocok jika Anda hanya memiliki sedikit kotak masuk dan dapat mengenali setiap alamat dengan cepat. Jadikan pemeriksaan alamat yang sedang aktif sebagai bagian dari rutinitas sebelum menulis pesan baru.
Google juga menjelaskan bahwa akun yang digunakan untuk login pertama kali sering kali menjadi akun default. Beberapa layanan Google dapat menerapkan setelan akun tersebut jika akun yang dimaksud tidak jelas. Jika sebuah tautan membawa Anda ke akun Google yang tidak diharapkan, periksa identitas yang sedang aktif sebelum mengubah apa pun.
Gunakan profil browser untuk pemisahan yang lebih luas
Profil browser berguna ketika sebuah akun email menjadi bagian dari lingkungan penelusuran secara keseluruhan. Anda mungkin ingin memisahkan bookmark kerja, sandi tersimpan, dan riwayat penelusuran dari pengaturan pribadi.
Di Chrome, buka menu profil browser, pilih Tambahkan profil Chrome, lalu pilih nama dan tampilan yang mudah dikenali. Login ke akun Gmail yang sesuai di profil tersebut. Ulangi untuk identitas lainnya. Google menjelaskan cara membuat dan beralih antarprofil Chrome.
Pilih nama yang menjelaskan kegunaannya, seperti “Pribadi” dan “Studio.” Nama seperti “Profil 2” tidak banyak membantu saat beberapa jendela terbuka.
Profil browser merupakan pilihan yang masuk akal jika Anda menginginkan lingkungan penelusuran yang terpisah. Jika aktivitas harian Anda berkutat pada pembukaan berulang kali aplikasi dan akun yang sama, WebCatalog Desktop menawarkan pengaturan yang lebih praktis.
Kelola beberapa akun Gmail dengan WebCatalog Desktop
Aplikasi Gmail di WebCatalog Desktop menyediakan jendela tersendiri untuk Gmail serta tempat di Dock atau taskbar. Anda tetap menggunakan antarmuka web Gmail, sambil menentukan bagaimana akun-akunnya disesuaikan dengan alur kerja desktop Anda.
Pengaturan yang paling bermanfaat dimulai dengan profil yang diberi nama dengan jelas, lalu dikembangkan hanya saat Anda membutuhkan struktur tambahan.
1. Tambahkan Gmail ke desktop
Unduh WebCatalog Desktop dan instal. Cari Gmail di katalog, lalu tambahkan sebagai aplikasi desktop.
2. Buat profil untuk setiap identitas Google
Di WebCatalog Desktop, buka Profil, pilih Tambahkan profil, lalu masukkan nama yang deskriptif. Buka Gmail menggunakan profil tersebut dan ikuti petunjuk login Google.
Ulangi untuk akun lainnya. Misalnya, buat profil “Pribadi,” “Kerja,” dan “Klien A.” Petunjuk profil WebCatalog juga menjelaskan cara menggunakan kembali profil di berbagai aplikasi desktop.
Agar pemisahannya jelas, gunakan satu identitas Google di setiap profil. Dengan begitu, nama profil menjadi petunjuk yang dapat diandalkan untuk mengetahui kotak masuk yang ingin dibuka.
3. Tetapkan tujuan khusus untuk setiap akun
Sebelum menambahkan profil lain, tentukan apa saja yang akan disimpan di sana. Contoh pengaturan yang berguna:
| Profil | Digunakan untuk |
|---|---|
| Pribadi | Pesan keluarga, janji temu, dan langganan pribadi |
| Kerja | Percakapan internal dan kotak masuk profesional utama |
| Klien A | Pesan dan sumber daya yang berkaitan dengan klien tersebut |
Hindari membuat profil baru untuk setiap tugas sementara. Tambahkan profil jika Anda memerlukan akun berbeda atau pemisahan yang berkelanjutan dalam pekerjaan.
Profil menjaga sesi dan data penelusuran tetap terpisah. Dengan begitu, Anda dapat kembali ke akun yang berbeda tanpa harus logout hanya untuk berpindah di antara akun tersebut. Google tetap dapat meminta autentikasi jika pemeriksaan keamanan atau kebijakan organisasi Anda mengharuskannya.
4. Satukan aplikasi Google yang terkait
Email sering kali mengarah ke tugas lain: meninjau dokumen Drive, memeriksa kalender, atau memperbarui papan proyek. Gunakan kembali profil Google yang sesuai untuk Gmail, Google Drive, dan Google Kalender agar identitas yang dimaksud tersedia di semua aplikasi tersebut.
Kemudian atur alat-alat tersebut di sebuah ruang. Setiap ruang terbuka di jendelanya sendiri dan dapat menyatukan aplikasi serta profil untuk seorang klien atau proyek.
Misalnya, ruang untuk klien dapat berisi profil Gmail klien tersebut, Drive, Kalender, dan aplikasi manajemen proyek. Saat mulai mengerjakan akun itu, semua alat terkait berada di tempat yang mudah diprediksi.
Mulailah dengan satu ruang untuk pekerjaan yang paling sering Anda lakukan. Anda dapat menambahkan lebih banyak ruang setelah mengetahui batasan mana yang membantu Anda tetap teratur.
Buat kotak masuk lebih mudah dikelola
Pengaturan desktop yang lebih baik memudahkan akses. Beberapa kebiasaan di Gmail dapat membantu Anda menangani pesan dengan lebih mudah.
Gunakan sistem label yang konsisten
Label Gmail memungkinkan Anda mengelompokkan pesan ke dalam kategori. Pertimbangkan untuk menggunakan beberapa label yang sama di kotak masuk profesional, seperti “Tindakan,” “Menunggu,” dan “Referensi.”
Kosakata yang sama memudahkan Anda melanjutkan pekerjaan setelah berpindah akun. Cantumkan identitas akun pada nama profil dan status pesan pada label. Dengan begitu, setiap bagian sistem memiliki fungsi yang jelas.
Atur tanda tangan yang tepat di setiap akun
Periksa setelan tanda tangan Gmail di setiap kotak masuk. Gmail mendukung pengaturan tanda tangan default untuk pesan baru dan balasan.
Gunakan informasi kontak dan detail perusahaan yang sesuai dengan alamat tersebut. Tanda tangan yang berbeda dapat menjadi petunjuk visual tambahan saat menulis pesan, meskipun memeriksa alamat pengirim tetap merupakan langkah yang penting.
Tentukan kotak masuk mana yang boleh mengganggu Anda
Di setelan notifikasi desktop Gmail, Anda dapat memilih notifikasi untuk email baru, email penting, atau tidak menerima notifikasi.
Langkah awal yang masuk akal adalah mengizinkan notifikasi untuk urusan kerja yang mendesak dan memeriksa akun yang kurang mendesak pada waktu yang sudah dijadwalkan. Jika notifikasi tidak muncul, periksa setelan Gmail dan izin di komputer Anda.
Pertanyaan umum
Bisakah saya tetap login ke dua akun Gmail sekaligus?
Ya. Google mendukung beberapa akun yang login secara bersamaan. Profil browser dan profil WebCatalog Desktop memberikan cara tambahan untuk mengatur konteks akun secara terpisah.
Apakah WebCatalog Desktop menggabungkan semua pesan Gmail ke dalam satu kotak masuk?
Tidak. Pengaturan ini memberi Anda akses ke akun Gmail yang terpisah. Pesannya tidak digabungkan ke dalam kotak masuk bersama. Gunakan penerusan Gmail atau klien email jika Anda ingin membaca pesan dengan cara tersebut.
Haruskah Gmail, Drive, dan Kalender menggunakan profil WebCatalog Desktop yang sama?
Gunakan profil yang sama jika aplikasi-aplikasi tersebut harus memakai identitas Google yang sama. Buat profil berbeda untuk identitas lain, seperti akun pribadi atau login klien yang terpisah.
Sediakan tempat yang jelas untuk setiap akun Gmail
Untuk sesekali memeriksa kotak masuk, pengalih akun Google mungkin sudah cukup. Jika beberapa akun menjadi bagian dari pekerjaan harian Anda, pengaturan desktop dapat membuat tujuan dan lokasi setiap akun jauh lebih jelas.
Mulai gunakan WebCatalog Desktop dengan menambahkan Gmail dan membuat profil untuk akun yang paling sering Anda gunakan. Buat satu ruang untuk alur kerja utama, lalu tambahkan kalender, dokumen, dan aplikasi yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan di balik setiap email.
