Kotak masuk pribadi, alamat email kantor, dan akun untuk proyek sampingan bisa digunakan di komputer yang sama. Tantangannya adalah membuat setiap akun mudah dikenali saat Anda membalas pesan, membuka dokumen, atau memeriksa undangan rapat.
Anda dapat mengelola beberapa akun Gmail melalui pengalih akun Google, profil browser terpisah, atau ruang kerja desktop seperti WebCatalog. Google sudah mendukung peralihan antar akun yang sedang login tanpa harus logout. WebCatalog menawarkan cara lain untuk menata aktivitas tersebut: akses aplikasi khusus, profil terpisah, dan ruang untuk berbagai alat yang saling berkaitan.
Berikut cara memilih pengaturan yang sesuai dan memanfaatkannya sepanjang hari.
Pilih cara menata akun Gmail Anda
Mulailah dari aktivitas yang paling sering menyulitkan Anda.
| Kebutuhan utama Anda | Pilihan awal yang praktis |
|---|---|
| Sesekali memeriksa kotak masuk kedua | Pengalih akun Google |
| Memisahkan aktivitas penelusuran kantor dan pribadi di berbagai situs web | Profil browser |
| Mengakses akun Gmail bersama aplikasi yang digunakan untuk setiap proyek | WebCatalog Desktop |
| Menggabungkan pesan masuk ke dalam satu kotak masuk | Pengaturan penggabungan email tersendiri |
Memudahkan akses ke akun dan menggabungkan pesan adalah dua kebutuhan yang berbeda. Pengaturan di bawah ini mempertahankan setiap kotak masuk Gmail dalam akunnya masing-masing, yang berguna jika identitas, percakapan klien, dan rutinitas harian perlu tetap terpisah.
Gunakan pengalih akun Google untuk pengaturan sederhana
Jika Anda hanya sesekali berpindah akun, mulailah dengan menu akun yang sudah tersedia di Gmail:
- Login ke Gmail di komputer Anda.
- Pilih foto profil atau inisial Anda di sudut kanan atas.
- Pilih Tambahkan akun dan selesaikan proses login ke akun kedua.
- Buka menu yang sama setiap kali Anda ingin memilih akun lain.
Langkah-langkah ini mengikuti petunjuk Google untuk beberapa akun.
Cara ini cocok jika Anda hanya memiliki sedikit kotak masuk dan dapat mengenali setiap alamat dengan cepat. Biasakan memeriksa alamat yang sedang aktif sebelum menulis pesan baru.
Google juga menjelaskan bahwa akun yang pertama kali login biasanya menjadi akun default. Beberapa layanan Google mungkin menerapkan setelan akun tersebut jika akun yang dimaksud tidak jelas. Jika sebuah tautan membawa Anda ke akun Google yang tidak diharapkan, periksa identitas yang sedang aktif sebelum mengubah apa pun.
Gunakan profil browser untuk pemisahan yang lebih menyeluruh
Profil browser berguna jika sebuah akun email merupakan bagian dari lingkungan penelusuran tersendiri. Anda mungkin ingin memisahkan bookmark kantor, sandi tersimpan, dan histori penelusuran dari pengaturan pribadi Anda.
Di Chrome, buka menu profil browser, pilih Tambahkan profil Chrome, lalu pilih nama dan tampilan yang mudah dikenali. Login ke akun Gmail yang sesuai di dalam profil tersebut. Ulangi untuk identitas lainnya. Google menyediakan panduan untuk membuat dan beralih profil Chrome.
Pilih nama yang menggambarkan penggunaannya, seperti “Pribadi” dan “Studio”. Profil bernama “Profil 2” tidak banyak membantu saat beberapa jendela terbuka.
Profil browser merupakan pilihan yang masuk akal jika Anda menginginkan lingkungan penelusuran yang terpisah. Jika aktivitas harian Anda banyak melibatkan pembukaan aplikasi dan akun yang sama secara berulang, WebCatalog menawarkan pengaturan yang lebih langsung.
Kelola beberapa akun Gmail dengan WebCatalog
Aplikasi desktop Gmail dari WebCatalog memberi Gmail jendela tersendiri serta tempat di Dock atau taskbar Anda. Anda tetap menggunakan antarmuka web Gmail sambil menentukan bagaimana akun-akunnya terintegrasi dalam alur kerja desktop Anda.
Pengaturan yang paling berguna dimulai dengan profil bernama jelas, lalu dikembangkan hanya saat Anda memerlukan struktur tambahan.
1. Tambahkan Gmail ke desktop Anda
Unduh WebCatalog Desktop, instal, lalu login ke akun WebCatalog Anda. Cari Gmail di katalog dan tambahkan sebagai aplikasi desktop.
Buka Gmail sekali untuk memastikan bahwa Anda membuka layanan yang diharapkan. Akun WebCatalog Anda mengelola pengaturan WebCatalog; Anda tetap perlu login secara terpisah ke akun Google yang ingin digunakan.
2. Buat profil untuk setiap identitas Google
Di WebCatalog, buka Profil, pilih Tambahkan profil, lalu masukkan nama yang deskriptif. Buka Gmail menggunakan profil tersebut dan ikuti petunjuk login Google hingga selesai.
Ulangi untuk akun lainnya. Misalnya, buat “Pribadi”, “Kantor”, dan “Klien A”. Pilih paket WebCatalog yang mencakup aplikasi, profil, dan ruang yang dibutuhkan dalam pengaturan Anda. Petunjuk profil WebCatalog juga menjelaskan cara menggunakan kembali sebuah profil di berbagai aplikasi desktop.
Untuk pemisahan yang jelas, gunakan satu identitas Google di setiap profil. Dengan begitu, nama profil menjadi penanda yang dapat diandalkan untuk kotak masuk yang ingin Anda buka.
3. Tetapkan tujuan khusus untuk setiap akun
Sebelum menambahkan profil lain, tentukan apa yang akan ditempatkan di sana. Pengaturan yang berguna bisa seperti ini:
| Profil | Gunakan untuk |
|---|---|
| Pribadi | Pesan rumah tangga, janji temu, dan langganan pribadi |
| Kantor | Percakapan internal dan kotak masuk profesional utama Anda |
| Klien A | Pesan dan sumber daya yang berkaitan dengan klien tersebut |
Hindari membuat profil baru untuk setiap tugas sementara. Tambahkan profil saat Anda memerlukan akun berbeda atau pemisahan jangka panjang dalam pekerjaan Anda.
Profil WebCatalog menjaga sesi dan data penelusuran tetap terpisah. Dengan begitu, Anda dapat kembali ke akun yang berbeda tanpa harus logout hanya untuk berpindah akun. Google tetap dapat meminta autentikasi jika diperlukan oleh pemeriksaan keamanannya atau kebijakan organisasi Anda.
4. Kelompokkan aplikasi Google yang berkaitan
Email sering kali mengarah ke tugas lain: meninjau dokumen Drive, memeriksa kalender, atau memperbarui papan proyek. Gunakan kembali profil Google yang relevan untuk Gmail, Google Drive, dan Google Calendar agar identitas yang dimaksud tersedia di seluruh aplikasi tersebut.
Lalu, tata alat-alat tersebut dalam sebuah ruang WebCatalog. Setiap ruang terbuka dalam jendelanya sendiri dan dapat mengelompokkan aplikasi serta profil untuk suatu klien atau proyek.
Misalnya, ruang untuk seorang klien dapat berisi profil Gmail klien tersebut, Drive, Calendar, dan aplikasi manajemen proyek. Saat Anda mulai mengerjakan urusan klien itu, semua alat terkait sudah berada di tempat yang jelas.
Mulailah dengan satu ruang untuk pekerjaan yang paling sering Anda lakukan. Anda dapat menambahkan ruang lain setelah mengetahui pemisahan mana yang membantu Anda tetap teratur.
Buat kotak masuk Anda lebih mudah dikelola
Penataan desktop yang lebih baik memudahkan akses. Beberapa kebiasaan di dalam Gmail membantu Anda menangani pesan dengan lebih mudah.
Gunakan sistem label yang konsisten
Label Gmail memungkinkan Anda mengatur pesan ke dalam kategori. Pertimbangkan untuk menggunakan sejumlah kecil label di seluruh kotak masuk profesional Anda, seperti “Perlu Tindakan”, “Menunggu”, dan “Referensi”.
Istilah yang sama memudahkan Anda melanjutkan pekerjaan setelah berpindah akun. Tempatkan identitas akun pada nama profil dan status pesan pada label. Dengan begitu, setiap bagian sistem Anda memiliki fungsi yang jelas.
Atur tanda tangan yang tepat di setiap akun
Tinjau setelan tanda tangan Gmail di setiap kotak masuk. Gmail mendukung tanda tangan default untuk pesan baru dan balasan.
Gunakan informasi kontak dan detail perusahaan yang sesuai dengan alamat tersebut. Tanda tangan yang khas memberikan penanda visual tambahan saat menulis pesan, meskipun memeriksa alamat pengirim tetap menjadi langkah yang penting.
Tentukan kotak masuk mana yang boleh menginterupsi Anda
Dalam setelan notifikasi desktop Gmail, Anda dapat memilih notifikasi untuk email baru, email penting, atau menonaktifkan notifikasi email.
Sebagai langkah awal yang masuk akal, izinkan notifikasi untuk pekerjaan yang perlu segera ditangani dan periksa akun yang kurang mendesak pada waktu yang telah dijadwalkan. Jika notifikasi tidak muncul, periksa setelan Gmail dan izin di komputer Anda.
Periksa akun dengan urutan yang terencana
Cobalah rutinitas singkat: tinjau pesan kantor yang mendesak terlebih dahulu, tangani percakapan klien yang sedang berlangsung berikutnya, lalu periksa email pribadi pada waktu yang telah Anda tentukan.
Tujuannya adalah agar kotak masuk yang paling baru dibuka tidak lagi menentukan aktivitas Anda berikutnya. Buat daftar tugas terpisah untuk tanggung jawab yang membutuhkan lebih dari sekadar balasan singkat.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah saya tetap login ke dua akun Gmail sekaligus?
Ya. Google mendukung beberapa akun yang login secara bersamaan. Profil browser dan profil WebCatalog menyediakan cara tambahan untuk menata lingkungan akun yang terpisah.
Apakah WebCatalog menggabungkan semua pesan Gmail ke dalam satu kotak masuk?
Pengaturan ini memberi Anda akses ke akun Gmail yang terpisah. Pengaturan ini tidak menggabungkan email dari akun-akun tersebut ke dalam satu kotak masuk bersama. Pilih alur kerja penggabungan secara terpisah jika Anda ingin membaca pesan dengan cara tersebut.
Apakah Gmail, Drive, dan Calendar sebaiknya menggunakan profil WebCatalog yang sama?
Gunakan profil yang sama jika aplikasi-aplikasi tersebut perlu menggunakan identitas Google yang sama. Buat profil berbeda untuk identitas lain, seperti akun pribadi atau akun login klien yang terpisah.
Beri setiap akun Gmail tempat yang jelas
Untuk pemeriksaan kotak masuk sesekali, pengalih akun Google mungkin sudah memenuhi kebutuhan Anda. Jika beberapa akun menjadi bagian dari pekerjaan harian Anda, pengaturan desktop dapat membuat tujuan dan lokasinya jauh lebih jelas.
Mulai gunakan WebCatalog Desktop dengan menambahkan Gmail dan membuat profil untuk akun yang paling sering Anda gunakan. Buat satu ruang berdasarkan alur kerja utama Anda, lalu tambahkan kalender, dokumen, dan aplikasi yang membantu Anda menuntaskan pekerjaan di balik setiap email.
