Perangkat lunak pencatatan memungkinkan pengguna untuk menangkap catatan atau ide dalam format teks. Mirip dengan perangkat lunak pembuatan dokumen, alat ini dirancang untuk dokumen bentuk pendek. Banyak solusi pencatatan menawarkan fitur seperti pembuatan daftar dan kemampuan untuk mencoret item atau menggunakan kotak centang. Beberapa alat meniru pengalaman menulis dengan pena dan kertas fisik, memungkinkan pengguna menulis catatan dengan tangan alih-alih mengetiknya. Aplikasi ini menyediakan ruang yang nyaman bagi pengguna untuk dengan cepat menuliskan pemikiran, rencana, atau informasi lainnya. Mereka dimaksudkan untuk bersifat pribadi dan informal, membantu pengguna fokus pada informasi penting tanpa khawatir tentang format. Meskipun beberapa alat kolaborasi, seperti perangkat lunak intranet karyawan, menyertakan fitur pencatatan, sebagian besar alat pencatatan adalah aplikasi mandiri. Ini sering kali terintegrasi dengan alat lain seperti komunikasi internal atau perangkat lunak kalender, sehingga memudahkan untuk berbagi catatan dengan rekan satu tim atau menyelaraskannya dengan tanggal atau acara tertentu.