Az idő hatékony kezelése soha nem volt nehezebb. A megbeszélések, műszaktervezés, projektkoordináció és személyes feladatok között könnyen túlterheltnek érezheted magad. A hagyományos naptárak csak a felszínt kapargatják, gyakran emlékeztetők, újraütemezési konfliktusok és végtelen e-mail szálak zsonglőrözésére kényszerítve a felhasználókat.
Itt lépnek be az MI-alapú ütemező asszisztensek. Ezek az eszközök nem csupán emlékeztetőket állítanak be — előrejeleznek konfliktusokat, automatizálják a foglalásokat, optimalizálják a megbeszélések időpontjait, kezelik a csapat műszakjait, és még az utókövetést is intézik. Legyen szó tanulóról, aki tanulócsoportokat szervez, szabadúszóról, aki ügyfeleket ütemez, műszakokat egyensúlyozó csapatvezetőről vagy nagyforgalmú naptárakat kezelő vezetőről, létezik az Ön számára tervezett MI-ütemező alkalmazás.
Ebben az útmutatóban a ma elérhető 9 legjobb MI-ütemező asszisztenst vizsgáljuk meg. Minden eszköz más-más felhasználói igényhez igazodik: a gyors tempójú iparágak szakembereitől kezdve az alkalmi felhasználókig, akik egyszerűen okosabb módot keresnek a napi feladatok követésére.
Motion
Legjobb választás: Olyan szakembereknek, akiknek MI-re van szükségük a feladatok és megbeszélések prioritásának meghatározásához.
A Motion MI-t használ a napi automatikus megtervezéséhez. Dinamikus ütemezéseket állít össze, amelyek egyensúlyba hozzák a megbeszéléseket, a mély munkát és a személyes feladatokat. Ha a prioritások változnak, az alkalmazás azonnal átrendezi a naptáradat.
Főbb jellemzők:
- Feladatok és megbeszélések automatikus ütemezése sürgősség alapján.
- Dinamikus napi tervezés azonnali frissítésekkel.
- Integráció: Google és Outlook naptárakkal.
- Kiváló a produktivitásra fókuszáló szakembereknek.
Árazás: Tervek körülbelül 19 USD/hónaptól.
Reclaim.ai
Legjobb választás: Rugalmas munkát és ismétlődő feladatokat egyensúlyozó csapatok.
A Reclaim.ai szinkronizál a meglévő naptároddal, és automatikusan lefoglal időt szokásoknak, feladatoknak és megbeszéléseknek. Valós idejű változásokhoz igazodik, így ideális hibrid csapatok számára.
Főbb jellemzők:
- Intelligens időblokkolás ismétlődő munkákhoz.
- Automatikusan igazodik, ha a prioritások változnak.
- Integráció: Slack, Zoom, Asana és Jira.
- Kiváló a munka-magánélet egyensúlyához és a csapatmunkafolyamatokhoz.
Árazás: Ingyenes terv elérhető; fizetős tervek körülbelül 8 USD/hónaptól.
Clockwise
Legjobb választás: Nagy csapatok számára, amelyek a fókuszidő optimalizálására törekednek.
A Clockwise optimalizálja a csapat naptárát azzal, hogy a megbeszéléseket a legmegfelelőbb időpontokra helyezi, megszakításmentes fókuszblokkokat hozva létre. Különösen hatékony az átfedő időzónákban dolgozó, elosztott csapatoknál.
Főbb jellemzők:
- MI-alapú megbeszélés-optimalizáció.
- Nagy fókuszidő-blokkok létrehozása.
- Működik: Google Calendar és Slack.
- Nagyszerű vállalatoknak és távoli csapatoknak.
Árazás: Ingyenes terv; Pro tervek kb. 6,75 USD/hónaptól.
Calendly
Legjobb választás: Szabadúszók és olyan vállalkozások, amelyek ügyfélfoglalásokat kezelnek.
A Calendly automatizálja az ügyfelek ütemezését megosztható foglalási linkekkel. Az MI-alapú funkciók ajánlják az optimális időpontokat és megakadályozzák a dupla foglalásokat. Kiváló értékesítési csapatoknak, tanácsadóknak és szolgáltatóknak.
Főbb jellemzők:
- Megosztható foglalási oldalak az egyszerű ütemezéshez.
- Az MI észleli és elkerüli az időütközéseket.
- Automatikusan kezeli az időzónákat.
- Integráció: Zoom, Teams és CRM-ek.
Árazás: Ingyenes alapverzió; fizetős tervek kb. 10 USD/hónaptól.
Clara
Legjobb választás: Vezetők számára, akik „emberhöz hasonló” MI-ütemező asszisztenst szeretnének.
A Clara egy virtuális ügyvezetői asszisztensként működik. Bekapcsolhatod a Clarát e-mail szálakba, és ő természetes, emberi hangvételben intézi az ütemezési egyeztetéseket. Tökéletes azoknak a szakembereknek, akiknek zsúfolt a postafiókjuk.
Főbb jellemzők:
- MI-alapú e-mail ütemezés, amely emberi érzetet kelt.
- Kezeli az utókövetést és az újraütemezést.
- Szinkronizál Google-lel és Outlookkal.
- Órákat takarít meg vezetőknek és menedzsereknek.
Árazás: Körülbelül 99 USD/hónaptól.
Skedulo
Legjobb választás: Azoknak a vállalatoknak, amelyek frontvonalbeli vagy műszakalapú munkavállalókat kezelnek.
A Skedulo műszaktervezésre és munkaerő-kezelésre készült. Az MI a rendelkezésre állás, készségek és helyszín alapján osztja ki a munkákat — ideális egészségügy, kiskereskedelem és terepi szolgáltató csapatok számára.
Főbb jellemzők:
- MI-alapú műszaktervezés és munkaerő-ütemezés.
- Mobilközpontú platform mozgásban lévő dolgozók számára.
- Készségalapú feladatkiosztás.
- Valós idejű frissítések és megfelelőségi eszközök.
Árazás: Egyedi árazás.
Trevor AI
Legjobb választás: Diákok és szabadúszók számára, akik rugalmasan kezelik a feladatokat.
A Trevor AI egyesíti a feladatkezelést a naptár-ütemezéssel. Add hozzá a teendőidet, és a Trevor intelligensen javasolja a legjobb időpontokat a terhelésed alapján.
Főbb jellemzők:
- Húzd-és-vidd módszerrel helyezhetők át feladatok a naptáridőpontokba.
- Az MI javasolja a feladatok optimális időpontjait.
- Szinkronizál: Google Calendar.
- Tökéletes diákoknak vagy szabadúszóknak.
Árazás: Ingyenes terv elérhető; Pro terv körülbelül 3,99 USD/hónaptól.
Sidekick AI
Legjobb választás: Értékesítési csapatok és vállalkozók számára, akik külső kapcsolatokat ütemeznek.
A Sidekick AI segít a szakembereknek ügyfelekkel és partnerekkel találkozókat ütemezni. Megtanulja a preferenciáidat és automatikusan javasol időpontokat, csökkentve az oda-vissza e-mailezést.
Főbb jellemzők:
- Az MI megtanulja az ütemezési stílusodat.
- Okos megbeszélés-javaslatok.
- Megosztható foglalási linkek.
- Külső ütemezési igényekre tervezve.
Árazás: Ingyenes terv; Pro körülbelül 10 USD/hónaptól.
Microsoft Copilot
Legjobb választás: Vállalati felhasználók számára, akik már a Microsoft ökoszisztémában dolgoznak.
Az Outlookban működő Copilot MI-t használ az e-mail szálak összefoglalására, megbeszélés-idejavaslatokra és az utókövetések automatikus ütemezésére. Tökéletes olyan szervezeteknek, amelyek már használják a Microsoft 365-öt.
Főbb jellemzők:
- MI-alapú megbeszélés-idő javaslatok.
- E-mailből naptárba automatizálás.
- Összegzi a beszélgetéseket és kiemeli a teendőket.
- Zökkenőmentes integráció: Teams és Office alkalmazások.
Árazás: A Microsoft 365 előfizetésekhez elérhető Copilot-kiegészítővel együtt.
Az MI-ütemező asszisztensek már nem opcionálisak — alapvető eszközökké váltak a modern munkaterhelések kezelésében. A Motion dinamikus napi tervezésétől a Skedulo műszakoptimalizálásán át Clara emberközeli ütemezéséig minden alkalmazás egyedi kihívást old meg.
Egyének számára az MI hetente órákat takaríthat meg a tervezésben. Csapatoknak csökkenti a súrlódást, mérsékli a kiégést és gördülékenyebbé teszi az együttműködést. A megfelelő asszisztens nemcsak megbeszéléseket foglal — felszabadítja az elmédet, hogy a jelentőségteljes munkára, kreativitásra és stratégiára koncentrálhass.
Kezdj egy ingyenes tervvel, teszteld azokat a funkciókat, amelyek illeszkednek a munkafolyamataidhoz, és válts előfizetésre, ahogy növekednek az igényeid. Ha az MI végzi a nehezét, az ütemezés többé nem tűnik tehernek — lehetőségnek érzed majd arra, hogy visszaszerezd az idődet.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.