Les logiciels de gestion des documents publics aident les agences gouvernementales à stocker, à organiser et à numériser les dossiers publics, souvent pour soutenir les demandes de la liberté d'information (FOI) des citoyens. Les dossiers communs comprennent des documents fonciers, des licences de mariage, des certificats de naissance et de décès et des contrats juridiques. Ces solutions automatisent les workflows pour acheminer les demandes d'enregistrement aux départements appropriés, quelle que soit la façon dont la demande est soumise et gérer le traitement des paiements. Ils garantissent également la confidentialité et la sécurité des informations sensibles en relâchant des documents pour empêcher la divulgation de détails confidentiels. En règle générale, ces plateformes offrent un portail orienté public pour que les citoyens recherchent les dossiers et soumettent les demandes, avec la possibilité de suivre le statut de leurs demandes de la soumission à l'achèvement. En interne, ces systèmes offrent aux agences gouvernementales des fonctions similaires aux logiciels d'archivage d'informations d'entreprise. Depuis 2020, les agences fédérales aux États-Unis sont tenues de gérer tous les dossiers par voie électronique, ce qui rend les systèmes de gestion des dossiers publics essentiels pour de nombreux organismes gouvernementaux. Ces outils permettent aux agences de télécharger et de stocker les enregistrements numériquement, avec des fonctionnalités d'indexation pour une récupération rapide pour répondre aux demandes. Ils maintiennent également des sentiers d'audit pour suivre qui a accédé aux enregistrements et quand. La plupart des systèmes incluent les fonctionnalités de rapport et d'analyse pour surveiller les mesures de performance et identifier les tendances des demandes d'enregistrement.

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