Un logiciel de gestion des factures aide les entreprises à automatiser le processus de traitement des factures. Lorsque les factures sont reçues, elles passent généralement par un flux de travail d'approbation dans lequel leurs détails sont mis en correspondance avec les bons de commande et de vente pertinents, ainsi qu'avec les enregistrements de paiement. Les solutions de gestion des factures rationalisent ce processus en numérisant et en extrayant les données des factures, puis en les saisissant automatiquement dans le système et en facilitant les paiements électroniques. Beaucoup de ces outils proposent également des applications mobiles, permettant l'examen, l'approbation et l'attribution des paiements à distance, ainsi que la sélection des comptes pour les paiements. Une fois traitées, les factures sont stockées en toute sécurité dans le cloud ou sur site pour un accès ultérieur facile. Ces systèmes prennent également en charge la saisie manuelle des données en plus de la capture automatique des données, garantissant ainsi une flexibilité dans le traitement des factures. En éliminant le besoin de documents papier, en réduisant la saisie manuelle des données et en simplifiant l'émission des chèques, ces outils apportent une efficacité significative aux services comptables. De plus, de nombreuses solutions de gestion des factures s'intègrent ou incluent des fonctionnalités pour d'autres systèmes financiers, tels que des logiciels de facturation, d'approvisionnement et de comptabilité, rationalisant ainsi davantage les opérations financières dans l'ensemble de l'organisation.
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