Un logiciel de gestion de dossiers RH permet aux organisations et aux professionnels des RH de traiter efficacement et en toute confidentialité tous les dossiers et demandes soumis par les employés. Ces solutions offrent des fonctionnalités qui permettent aux organisations de créer des flux de travail RH personnalisés, de numériser des formulaires papier, de générer des rapports et de fournir des tableaux de bord, entre autres fonctionnalités. Bien que certaines fonctions d'un logiciel de gestion de cas RH chevauchent celles d'un logiciel de prestation de services RH, il comprend également des fonctionnalités spécifiques pour la gestion des cas très sensibles liés aux relations avec les employés, tels que la violence au travail, la discrimination, le harcèlement, les représailles et les griefs. Beaucoup de ces systèmes offrent également des capacités de dénonciation anonyme pour protéger les employés contre les représailles. De plus, ils incluent souvent des outils d'intégration d'applications (API) pour se connecter à diverses solutions commerciales, telles que les logiciels CRM et RH de base.
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