Les entreprises utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour gérer, payer et vérifier les dépenses initiées par les employés. Ce logiciel permet aux employés de soumettre leurs dépenses pour approbation via un navigateur Web ou une application mobile. Il simplifie et automatise la saisie des dépenses, rationalise le processus de révision, élimine les traces écrites et réduit les efforts administratifs. Les administrateurs bénéficient d'une visibilité totale et peuvent suivre l'utilisation par les employés des ressources financières de l'entreprise. Le logiciel analyse les dépenses globales, identifie les opportunités de réduction des coûts et contrôle les dépenses excessives. Il est souvent intégré à des logiciels de suivi du temps, de gestion des voyages, de paie ou de comptabilité et de gestion des effectifs.