Gestionar las herramientas con hojas de cálculo, formularios de salida en papel o entregas verbales informales suele provocar los mismos problemas: equipos perdidos, responsabilidades poco claras, compras duplicadas, trabajos retrasados y costes de sustitución cada vez mayores. Un sistema adecuado de seguimiento de herramientas ofrece a los equipos un registro claro de quién tiene cada herramienta, dónde se encuentra, cuándo se trasladó y en qué estado está. Shelf define el seguimiento de herramientas como la supervisión de qué herramientas están asignadas a cada persona, dónde se encuentran y cómo se trasladan entre lugares de trabajo, camiones y zonas de almacenamiento.
Un buen sistema de seguimiento de herramientas no se limita al control del inventario. Mejora la rendición de cuentas, reduce el desperdicio, facilita la planificación del mantenimiento y ayuda a los responsables a tomar decisiones de compra más acertadas. Fleetio señala que la gestión centralizada de herramientas puede mejorar la responsabilidad de los operarios, supervisar el uso y ayudar a controlar los costes operativos.
Por qué es importante el seguimiento de herramientas
Sin un sistema de seguimiento digital, las empresas suelen enfrentarse a los siguientes problemas:
- Herramientas que desaparecen entre distintos lugares de trabajo
- Trabajadores que no saben quién utilizó un artículo por última vez
- Compras duplicadas porque no se encuentran las herramientas disponibles
- Tiempos de inactividad de los equipos debido a tareas de mantenimiento omitidas
- Formularios de salida manuales que no se rellenan o se pierden
- Falta de visibilidad sobre el estado, el uso y el coste de las herramientas
Los sistemas modernos de seguimiento de herramientas resuelven estos problemas con funciones como el escaneo de códigos QR, el seguimiento mediante códigos de barras, el seguimiento por GPS, la asignación de activos, los registros de custodia, los recordatorios de mantenimiento y los informes de uso. Shelf destaca el escaneo de códigos QR, los registros de custodia, las actualizaciones de ubicación en tiempo real, las reservas y los recordatorios de mantenimiento como elementos clave de los flujos de trabajo modernos de seguimiento de herramientas.
A continuación se presenta una guía práctica de implementación, seguida de las principales opciones de software: Samsara, Asset Panda, Shelf, Fleetio y Timly.
Samsara
Ideal para: Empresas de construcción, empresas de servicios públicos, equipos de transporte, empresas de servicios de campo y operaciones con grandes flotas que necesitan GPS, Bluetooth, supervisión de equipos, prevención de robos y visibilidad en tiempo real de vehículos, remolques y herramientas de alto valor.
Samsara es una plataforma de operaciones conectadas con sólidas capacidades de seguimiento de equipos y supervisión de activos. Ayuda a las empresas a proteger equipos grandes y pequeños, utilizar geocercas y alertas, supervisar el uso y reunir los activos en una única vista. Sus herramientas de seguimiento de equipos están diseñadas para reducir los robos, mejorar la gestión del inventario y favorecer la eficiencia operativa.
Funciones principales:
- Seguimiento de activos por GPS
- Etiquetas de activos con tecnología Bluetooth
- Dispositivos Asset Tag y Asset Tag XS
- Geocercas y alertas
- Función Find My Asset
- Informes de uso e inactividad
- Información para el mantenimiento preventivo
- Seguimiento de remolques y equipos motorizados
- Diagnóstico de equipos
- Integración con el seguimiento de flotas y vehículos
Ventajas:
- Muy adecuada para empresas con vehículos, remolques y equipos móviles
- Buenas herramientas de prevención de robos y recuperación
- Compatible tanto con activos de mayor tamaño como con herramientas pequeñas esenciales para la operación
- Geocercas y alertas en tiempo real útiles
- Ayuda a identificar equipos infrautilizados mediante informes de uso
- Funciona bien en operaciones que ya utilizan telemática de flotas
- Sus dispositivos resistentes están diseñados para entornos de campo exigentes
Desventajas:
- Puede ser más avanzada de lo necesario para equipos pequeños que solo quieren un registro básico de salidas mediante códigos QR
- Es necesario instalar dispositivos para aprovechar todo el potencial del seguimiento
- Más adecuada para operaciones con muchos activos o grandes flotas
- Sus precios pueden ser menos sencillos que los de las aplicaciones ligeras de seguimiento de herramientas
- Las empresas más pequeñas pueden no necesitar una plataforma de operaciones conectadas tan amplia
Asset Panda
Ideal para: Empresas que necesitan seguimiento de herramientas altamente configurable, escaneo de códigos de barras y QR, historial del ciclo de vida, registros de mantenimiento, asignaciones a empleados, permisos personalizados y gestión móvil de activos en varios equipos o ubicaciones.
Asset Panda es una plataforma flexible de gestión de activos con una solución específica de seguimiento de herramientas. Ayuda a los equipos a realizar un seguimiento de herramientas, equipos y materiales en distintos lugares de trabajo desde una sola plataforma. La plataforma ofrece visibilidad del ciclo de vida, historial de reparaciones, información sobre garantías, mantenimiento preventivo, escaneo de códigos de barras y QR, asignación a empleados, permisos personalizados, inspecciones, seguimiento de reparaciones, captura de firmas e informes.
Funciones principales:
- Seguimiento de herramientas y equipos
- Escaneo de códigos de barras y QR
- Acceso mediante aplicación móvil
- Modo sin conexión
- Asignación de activos
- Historial completo del ciclo de vida
- Seguimiento del mantenimiento
- Seguimiento de reparaciones
- Captura de firmas digitales
- Agrupación de activos en kits
- Campos y flujos de trabajo personalizados
- Notificaciones e informes
- Vistas y permisos basados en roles
Ventajas:
- Altamente configurable para distintos flujos de trabajo empresariales
- Sólido seguimiento del ciclo de vida de las herramientas, desde la compra hasta la reparación y la retirada
- Buen soporte mediante aplicación móvil para equipos de campo
- El escaneo de códigos de barras y QR agiliza la búsqueda de herramientas
- Útil para gestionar el mantenimiento, las inspecciones y las reparaciones
- Las firmas digitales ayudan a reforzar la responsabilidad
- Los permisos personalizados mejoran la seguridad y el control por roles
Desventajas:
- La configuración puede requerir más planificación que una herramienta sencilla lista para usar
- La personalización puede resultar compleja para equipos muy pequeños
- No está orientada principalmente al seguimiento por GPS en tiempo real
- Los mejores resultados dependen de una buena configuración de los datos y de un escaneo constante
- Las empresas que buscan una herramienta gratuita y ligera pueden preferir una opción más sencilla
Shelf
Ideal para: Equipos de campo, cuadrillas de construcción, empresas de servicios públicos, centros educativos, estudios, talleres y equipos pequeños o medianos que buscan seguimiento de herramientas basado principalmente en códigos QR, registro de entradas y salidas, cadenas de custodia, reservas y flujos de trabajo sencillos para definir responsabilidades.
Shelf es una plataforma de gestión de activos de código abierto centrada en el seguimiento sencillo de equipos, las reservas y la rendición de cuentas. Su solución de seguimiento de herramientas se basa en el escaneo de códigos QR, las cadenas de custodia, el seguimiento de ubicaciones, los kits, los recordatorios y las reservas. Shelf afirma que cada herramienta puede recibir un código QR, lo que permite a los técnicos registrar su entrada o salida escaneándola desde cualquier teléfono.
Funciones principales:
- Seguimiento de herramientas mediante códigos QR
- Flujos de trabajo de registro de entradas y salidas
- Registros de la cadena de custodia
- Seguimiento de ubicaciones en lugares de trabajo, camiones y almacenes
- Seguimiento de kits de herramientas y accesorios
- Recordatorios de mantenimiento y calibración
- Sistema de reservas
- Informes de uso y custodia
- Importación de archivos CSV
- Opción inicial gratuita para un usuario
Ventajas:
- Flujo de trabajo sencillo centrado en códigos QR
- Fácil de empezar a utilizar sin una formación intensiva
- Buen seguimiento de la custodia para definir responsabilidades
- Las reservas integradas ayudan a evitar reservas duplicadas
- Útil para herramientas compartidas, kits y conjuntos de equipos de uso común
- La opción inicial gratuita resulta útil para equipos pequeños
- Su enfoque de código abierto puede atraer a equipos técnicos
Desventajas
- El seguimiento mediante QR depende de que los empleados escaneen las herramientas de forma constante
- No es una plataforma completa de telemática de flotas ni de dispositivos GPS
- Puede ser menos adecuada para operaciones complejas de mantenimiento empresarial
- Las funciones avanzadas para equipos pueden requerir un plan de pago
- Las empresas que necesitan integraciones profundas con sistemas ERP, contabilidad o flotas pueden necesitar un sistema más amplio
Fleetio
Ideal para: Gestores de flotas, empresas de construcción, proveedores de servicios, equipos de transporte, empresas de jardinería y organizaciones con muchos equipos que quieren gestionar vehículos, remolques, accesorios, herramientas, mantenimiento, costes y asignaciones en una sola plataforma.
Fleetio es conocida principalmente como plataforma de gestión de flotas, pero también ofrece gestión de herramientas y equipos pequeños. Su complemento de seguimiento de herramientas ayuda a gestionar remolques, accesorios, equipos de jardinería y herramientas en la misma plataforma que los vehículos, con visibilidad de la ubicación, el estado y los costes del ciclo de vida de los activos.
Funciones principales:
- Seguimiento de herramientas y equipos pequeños
- Gestión de vehículos y equipos
- Asignaciones de activos
- Registros de disponibilidad y ubicación de herramientas
- Seguimiento básico del mantenimiento
- Notificación de incidencias
- Escaneo móvil de códigos de barras
- Vinculación de activos a personas o vehículos
- Registros de auditoría
- Seguimiento de los costes del ciclo de vida
- Registros de mantenimiento y planificación de sustituciones
Ventajas:
- Muy adecuada para empresas que gestionan tanto vehículos como herramientas
- Centraliza flotas, herramientas, remolques y equipos
- Ayuda a realizar un seguimiento de los costes reales de propiedad a lo largo del tiempo
- El escaneo móvil de códigos de barras facilita las actualizaciones desde el campo
- Los registros de auditoría mejoran la rendición de cuentas
- Útil para operaciones con muchas necesidades de mantenimiento
- Buena opción para equipos que quieren reducir el uso de hojas de cálculo
Desventajas:
- Se centra más en las flotas que en la gestión exclusiva de almacenes de herramientas
- El seguimiento de herramientas puede resultar más útil combinado con la plataforma más amplia de Fleetio
- Puede ser un sistema excesivo para equipos sin vehículos ni maquinaria pesada
- La configuración puede requerir cambios en los procesos de los equipos de mantenimiento, operaciones y campo
- Los equipos con necesidades básicas pueden preferir una herramienta más sencilla basada en códigos QR
Timly
Ideal para: Empresas de construcción, profesionales de oficios, fabricantes, empresas de servicios, organismos públicos, equipos sanitarios, equipos de logística y empresas que necesitan un inventario centralizado, seguimiento mediante QR/RFID/Bluetooth/GPS, programación del mantenimiento, documentos, certificados y gestión de activos que tenga en cuenta el RGPD.
Timly es una plataforma de gestión de inventario y equipos para realizar un seguimiento de herramientas, máquinas, activos informáticos, vehículos, mobiliario, consumibles y otros activos de la empresa. Ayuda a los equipos a saber quién está utilizando cada herramienta, dónde se encuentra, cuándo corresponde realizar el mantenimiento y si el equipo está disponible, reservado o en uso. Timly admite escaneo de códigos QR, etiquetas RFID, localizadores Bluetooth, seguimiento por GPS, automatización del mantenimiento, firmas digitales, gestión de incidencias, programación y seguimiento en tiempo real.
Funciones principales:
- Gestión centralizada de equipos y herramientas
- Escaneo de códigos QR
- Compatibilidad con RFID, Bluetooth y GPS
- Acceso desde dispositivos móviles y ordenadores
- Registros de asignación y entrega de herramientas
- Programación del mantenimiento
- Recordatorios de inspección
- Documentos, certificados y manuales
- Firmas digitales
- Gestión de incidencias y tareas
- Seguimiento en tiempo real
- Importación desde Excel
- Alojamiento y controles de seguridad orientados al cumplimiento del RGPD
Ventajas:
- Sólida plataforma integral de gestión de inventario y herramientas
- Realiza un seguimiento de herramientas, máquinas, equipos informáticos, vehículos, mobiliario y consumibles
- Buen flujo de trabajo de escaneo móvil para equipos de campo
- Admite mantenimiento, documentos, certificados y recordatorios
- Ayuda a reducir las compras duplicadas al mostrar qué está disponible o infrautilizado
- Se adapta a numerosos sectores, como la construcción, la fabricación, la logística, la sanidad y la administración pública
- Las funciones relacionadas con el RGPD y la protección de datos europea pueden ser valiosas para las organizaciones centradas en la UE
Desventajas:
- Su amplio alcance de inventario puede superar las necesidades de los equipos pequeños
- El seguimiento avanzado puede requerir la configuración de etiquetas QR, RFID, Bluetooth o GPS
- La importación inicial de datos y la configuración siguen requiriendo planificación
- Los equipos deben seguir de forma constante los procesos de escaneo y entrega
- Puede resultar menos conocida para las empresas que buscan una plataforma de flotas centrada en Estados Unidos
Cómo elegir el sistema de seguimiento de herramientas adecuado
- Elija Samsara si su mayor problema es realizar un seguimiento de equipos móviles de alto valor, remolques, vehículos y herramientas esenciales para la operación en distintos lugares de trabajo.
- Elija Asset Panda si quiere una plataforma flexible de seguimiento de herramientas con flujos de trabajo personalizados, escaneo de códigos de barras y QR, seguimiento del mantenimiento, firmas digitales, permisos e informes.
- Elija Shelf si necesita un sistema sencillo centrado en códigos QR para registrar entradas y salidas, cadenas de custodia, herramientas compartidas, reservas y responsabilidades básicas.
- Elija Fleetio si su organización gestiona de forma conjunta vehículos, remolques, accesorios, herramientas, mantenimiento y costes operativos.
- Elija Timly si quiere una gestión centralizada del inventario de herramientas, máquinas, activos informáticos, vehículos, consumibles, registros de mantenimiento y documentos, con visibilidad de múltiples ubicaciones.
Conclusión
Un sistema de seguimiento de herramientas puede mejorar rápidamente la responsabilidad del equipo y reducir los costes cuando se implementa correctamente. La clave no consiste solo en elegir un software, sino también en establecer el proceso adecuado: etiquetar cada herramienta, asignar responsabilidades, escanear cada transferencia, registrar las ubicaciones, supervisar el mantenimiento y revisar periódicamente los informes de uso.
Para operaciones de campo con muchos equipos, Samsara ofrece una gran visibilidad de los activos y prevención de robos. Para flujos de trabajo de activos personalizables, Asset Panda es una opción sólida. Para una gestión sencilla de responsabilidades basada en códigos QR, Shelf es fácil de adoptar. Para la gestión de flotas y equipos, Fleetio conecta las herramientas con los vehículos y el mantenimiento. Para un control amplio del inventario y los equipos, Timly proporciona un sistema flexible para el seguimiento de herramientas, activos, documentos y mantenimiento.
