Freelancing heute sieht ganz anders aus als noch vor wenigen Jahren. Es geht nicht mehr nur darum, großartige Arbeit abzuliefern – es geht darum, mehrere Kunden zu managen, über verstreute Plattformen zu kommunizieren, deine Zeit zu verfolgen, hoch organisiert zu bleiben und deine geistige Klarheit angesichts der Flut an Tools und Tabs zu bewahren.
Im Laufe der Jahre habe ich als Vollzeit-Freelancer dutzende Tools ausprobiert. Manche waren eine Zeit lang hilfreich; die meisten verschwanden wieder. Aber eine handvoll hat konstant meinen Workflow geglättet, meine Konzentration geschärft und die Arbeit mit Kunden deutlich überschaubarer gemacht. Hier ist eine Aufschlüsselung der Tools, die ich persönlich benutze und für Freelancer empfehle, basierend auf meiner tatsächlichen Erfahrung damit, täglich Projekte und Kunden zu jonglieren:
Notion
Notion ist zu meinem Kommandozentrum geworden. Jedes Projekt, jeder Kunde und jede Idee lebt hier. Was als einfache Aufgabenliste begann, entwickelte sich schnell zu einem vollwertigen Betriebssystem für mein Freelance-Business. Ich nutze es, um Kundendashboards zu erstellen, Rechnungen zu verfolgen, Redaktionspläne zu planen und sogar persönliche Ziele und Leselisten zu speichern.
Immer wenn ich einen neuen Kunden gewinne, erstelle ich eine neue Seite mit Projektzeitplänen, Notizen, Verträgen und Meeting‑Agenden – alles an einem Ort. Kunden schätzen die Transparenz und ich schätze es, alles organisiert und leicht zugänglich zu haben.
Alternativen: ClickUp, Coda, EvernoteSlackWährend E‑Mail großartig für formelle Updates ist, ist Slack mein Favorit für die tägliche Kommunikation mit Kunden geworden. Ich richte für jeden Kunden separate Slack‑Kanäle oder Workspaces ein, damit wir in Echtzeit chatten, Dateien teilen und zusammenarbeiten können. Das hilft, E‑Mail‑Überlastung zu vermeiden und hält Gespräche fokussiert und durchsuchbar.Die Integrationen mit Google Drive und Notion sind außerdem ein großer Vorteil – ich erhalte sofortige Benachrichtigungen, wenn Dokumente geteilt oder Projektboards aktualisiert werden.Alternativen:
Microsoft Teams, Discord, Mattermost
Google Calendar
Terminplanung war früher ein riesiger Zeitfresser mit endlosen E‑Mail‑Threads, in denen man versuchte, gemeinsame freie Zeitfenster zu finden. Die Terminplanungsfunktion von Google Calendar hat das komplett gelöst. Ich sende Kunden meinen Buchungslink und sie wählen eine passende Zeit. Es berücksichtigt automatisch Zeitzonen und synchronisiert sich über alle meine Kalender hinweg.
Alternativen: Calendly, SavvyCal, Microsoft Outlook CalendarGoogle MeetDie meisten meiner Kundentermine laufen über Google Meet. Es integriert sich nahtlos in Google Calendar, sodass das Einrichten von Calls mühelos ist. Die Videoqualität, Bildschirmfreigabe und Aufnahmefunktionen funktionieren zuverlässig und Kunden haben nie Schwierigkeiten, einem Call beizutreten.Alternativen:Zoom, Microsoft Teams
Google Drive
Ich speichere alles in Google Drive: Angebote, Verträge, Deliverables und gemeinsame Dokumente mit Kunden. Die Echtzeit‑Zusammenarbeit in Docs und Sheets hat Feedback‑Schleifen deutlich verbessert. Kunden können in ein geteiltes Dokument springen, Kommentare hinterlassen und Änderungen vornehmen, ohne in endlosen E‑Mail‑Austausch zu geraten.
Alternativen: Dropbox, OneDrive, BoxFigmaFür Designarbeiten – egal ob Präsentationsfolien, Social‑Media‑Grafiken oder komplette Produkt‑Mockups – ist Figma mein bevorzugtes Tool geworden. Früher habe ich bei einfacheren Designs auf Canva gesetzt, aber Figmas Echtzeit‑Kollaboration und erweiterte Designfunktionen geben mir viel mehr Flexibilität. FigJam ist zudem fantastisch für Brainstorming‑Sessions.Alternativen:Canva, Sketch
WebCatalog Desktop
Browser‑Überladung war früher eines meiner größten Probleme als Freelancer. An einem normalen Tag war mein Bildschirm mit Gmail, Notion, Slack, Google Docs und Kundenkonten in unterschiedlichen Tabs überfüllt. Ich habe ständig den Kontext gewechselt, nicht mehr gewusst, in welchem Gmail‑Account ich mich befinde, oder – schlimmer – eine Nachricht an den falschen Kunden gesendet.
WebCatalog Desktop hat das Spiel komplett verändert. Es erlaubt mir, jede Web‑App in eine eigene Desktop‑App zu verwandeln. Jetzt hat jeder Kunde und jedes Projekt seinen eigenen isolierten Arbeitsbereich. Ein Fenster für Kunde A's Slack und Gmail, ein anderes Fenster für Kunde B und so weiter. Keine versehentlichen Vermischungen mehr, kein erschöpfendes Tab‑Management. Toggl TrackIch rechne nicht immer stundenweise ab, aber Zeit zu erfassen hilft mir zu verstehen, wohin meine Stunden fließen. Toggl Track macht das extrem einfach. Ich starte einen Timer, wenn ich mit der Arbeit für einen Kunden beginne, und stoppe ihn, wenn ich fertig bin. Die Berichte zeigen mir, welche Projekte den meisten Zeitaufwand verursachen und helfen mir, zukünftige Arbeiten besser einzuschätzen.Auch wenn ich nicht abrechne, hält mich die Einsicht, wie meine Zeit verteilt ist, verantwortlich und fokussiert.
Alternativen:
Harvest, Clockify, Timely
Zapier Zapier ist wie ein stiller Assistent, der all die langweiligen Dinge automatisiert. Jedes Mal, wenn ich einen Gmail‑Anhang erhalte, speichert Zapier ihn automatisch in Google Drive. Wenn ein Kunde mein Intake‑Formular ausfüllt, erstellt Zapier eine neue Seite in Notion. Wenn ich Aufgaben in Notion aktualisiere, postet Zapier Updates in Slack.Es spart mir jede Woche Stunden, indem es die kleinen, wiederkehrenden Aufgaben entfernt, die früher meine Morgen aufgefressen haben.Alternativen:Make (Integromat), IFTTT, n8nWave
Rechnungen zu erstellen war früher stressig und zeitaufwändig. Wave macht es schmerzfrei. Ich erstelle professionelle Rechnungen, verfolge Zahlungen, kategorisiere Ausgaben und generiere einfache Berichte – alles kostenlos. Es gibt mir volle Transparenz über meine Finanzen, ohne dass ich komplizierte Buchhaltungssoftware brauche.
Alternativen:
FreshBooks, QuickBooks Self‑Employed, Bonsai Ein funktionierendes System für Freiberufler aufbauenFreelancing bedeutet nicht nur, die Arbeit zu erledigen. Es bedeutet, dein Geschäft effizient zu managen, fokussiert zu bleiben und Systeme zu schaffen, die deine mentale Belastung reduzieren. Die oben genannten Tools haben es mir ermöglicht, meinen gesamten Workflow zu straffen – vom Onboarding neuer Kunden bis zur Rechnungsstellung und allem dazwischen.Du musst nicht alle Tools auf einmal übernehmen. Fang mit ein oder zwei an, die deine größten Schmerzpunkte lösen, und baue dein System mit deinem Wachstum aus. Das richtige Toolkit wird sich mit dir weiterentwickeln und Freelancing langfristig nachhaltig (und sogar angenehm) machen.
WebCatalog Desktop
Browser overload used to be one of my biggest headaches as a freelancer. On any given day, my screen would be cluttered with Gmail, Notion, Slack, Google Docs, and client accounts all open in different tabs. I was constantly switching contexts, losing track of which Gmail account I was in, or worse, sending a message to the wrong client.
WebCatalog Desktop completely changed the game for me. It lets me turn any web app into its own dedicated desktop app. Now, every client and every project has its own isolated workspace. One window for Client A's Slack and Gmail, another window for Client B, and so on. No more accidental mix-ups, no more exhausting tab management.
Toggl Track
I don’t always bill hourly, but tracking my time helps me understand where my hours are going. Toggl Track makes it dead simple. I start a timer when I begin work for a client, and stop it when I’m done. The reports help me see which projects eat up most of my time and help me estimate future work better.
Even when I’m not billing, seeing how my time is distributed keeps me accountable and focused.
Alternatives: Harvest, Clockify, Timely
Zapier
Zapier is like having a silent assistant automating all the boring stuff. Every time I get a Gmail attachment, Zapier saves it to Google Drive automatically. When a client fills out my intake form, Zapier creates a new page in Notion. When I update tasks in Notion, Zapier posts updates to Slack.
It saves me hours every week by removing the small, repetitive tasks that used to eat up my mornings.
Alternatives: Make (Integromat), IFTTT, n8n
Wave
Invoicing used to be stressful and time-consuming. Wave made it painless. I create polished invoices, track payments, categorize expenses, and generate simple reports — all for free. It gives me full visibility into my business finances without needing complicated accounting software.
Alternatives: FreshBooks, QuickBooks Self-Employed, Bonsai
Building a Freelance System That Works
Freelancing isn’t just about doing the work. It’s about managing your business efficiently, staying focused, and creating systems that reduce your mental load. The tools above have allowed me to streamline my entire workflow — from onboarding new clients to invoicing and everything in between.
You don’t need to adopt all of them at once. Start with one or two that solve your biggest pain points, and build your system as you grow. The right toolkit will evolve with you and make freelancing feel sustainable (and even enjoyable) long-term.