Zeit effizient zu managen ist schwieriger geworden denn je. Zwischen Meetings, Dienstplänen, Projektkoordination und persönlichen Aufgaben ist es leicht, sich überfordert zu fühlen. Traditionelle Kalender kratzen oft nur an der Oberfläche und lassen Nutzer Erinnerungen jonglieren, Konflikte umplanen und endlose E-Mail-Verläufe durchgehen.
Hier kommen KI-gestützte Terminplanungsassistenten ins Spiel. Diese Tools setzen nicht nur Erinnerungen—sie erkennen Konflikte voraus, automatisieren Buchungen, optimieren Meeting-Zeiten, verwalten Team-Schichten und übernehmen sogar Nachverfolgungen. Ob du Student bist, der Lerngruppen organisiert, Freelancer, der Kundentermine plant, Teamleiter, der Schichten ausbalanciert, oder eine Führungskraft mit vielen Terminen—es gibt eine KI-Planungs-App, die für dich geschaffen ist.
In diesem Leitfaden stellen wir die 9 besten heute verfügbaren KI-Terminplanungsassistenten vor. Jedes Tool ist auf verschiedene Nutzer zugeschnitten, von Fachleuten in schnelllebigen Branchen bis hin zu Gelegenheitsnutzern, die einfach eine intelligentere Methode suchen, um den Alltag zu organisieren.
Motion
Am besten für: Fachleute, die KI brauchen, um Aufgaben und Meetings zu priorisieren.
Motion nutzt KI, um deinen Tag automatisch zu planen. Es erstellt dynamische Zeitpläne, die Meetings, Deep Work und persönliche Aufgaben ausbalancieren. Wenn Prioritäten sich ändern, passt die App deinen Kalender sofort neu an.
Wichtige Funktionen:
- Plant Aufgaben und Meetings automatisch nach Dringlichkeit.
- Dynamische Tagesplanung mit sofortigen Aktualisierungen.
- Integriert sich mit Google- und Outlook-Kalendern. Ideal für produktivitätsorientierte Fachkräfte.Preise: Pläne ab ca. 19 $/Monat.Reclaim.ai
- Am besten für:
Teams, die flexibles Arbeiten und wiederkehrende Aufgaben ausbalancieren.Reclaim.ai synchronisiert sich mit deinem vorhandenen Kalender und schützt automatisch Zeit für Gewohnheiten, Aufgaben und Meetings. Es passt sich an Echtzeitänderungen an und ist ideal für hybride Teams.
Wichtige Funktionen:
Intelligentes Time-Blocking für wiederkehrende Arbeit. Passt sich automatisch an, wenn sich Prioritäten verschieben.
Integriert sich mit Slack, Zoom, Asana und Jira.
Gut für Work-Life-Balance und Team-Workflows.
- Preise:
- Kostenloser Plan verfügbar; kostenpflichtige Pläne ab ca. 8 $/Monat.
- ClockwiseAm besten für: Große Teams, die Fokuszeit optimieren möchten.Clockwise optimiert Teamkalender, indem Meetings auf die besten Zeiten verschoben werden und ungestörte Fokusblöcke geschaffen werden. Es ist besonders effektiv für verteilte Teams mit sich überschneidenden Zeitzonen.Wichtige Funktionen: KI-gestützte Meeting-Optimierung. Erstellt große Fokuszeitblöcke. Funktioniert mit Google Kalender und Slack. Ideal für Unternehmen und Remote-Teams.
- Preise:
Kostenloser Plan; Pro-Pläne ab ca. 6,75 $/Monat.Calendly
Am besten für:
Freelancer und Unternehmen, die Kundentermine verwalten.Calendly automatisiert die Kundenplanung mit teilbaren Buchungslinks. KI-Funktionen empfehlen optimale Zeiten und verhindern Doppelbuchungen. Großartig für Vertriebsteams, Berater und Dienstleister.
Wichtige Funktionen:
Teilbare Buchungsseiten für einfache Terminvereinbarung.
- KI erkennt und vermeidet Zeitkonflikte.
- Funktioniert automatisch über Zeitzonen hinweg.
- Integration mit Zoom, Teams und CRM-Systemen.Preise: Kostenlose Basisversion; kostenpflichtige Pläne ab ca. 10 $/Monat.ClaraAm besten für:
- Führungskräfte, die einen „menschlich wirkenden“ KI-Planungsassistenten wünschen.
Clara agiert wie eine virtuelle Executive Assistant. Du bindest Clara in E-Mail-Konversationen ein und sie übernimmt die Terminabstimmung in einem natürlichen, menschlichen Ton. Perfekt für Berufstätige mit vollem Posteingang.Wichtige Funktionen:
KI-E-Mail-Terminplanung mit menschlicher Wirkung.
Übernimmt Nachverfolgungen und Umplanungen. Synchronisiert mit Google und Outlook.
Spart Führungskräften und Managern Stunden.
Preise:
- Beginnt bei ca. 99 $/Monat.
- Skedulo
- Am besten für:
- Unternehmen, die Mitarbeiter an der Frontlinie oder mit Schichtbetrieb managen.Skedulo ist für Schichtplanung und Workforce-Management entwickelt. KI weist Jobs basierend auf Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Standort zu—ideal für Gesundheitswesen, Einzelhandel und Außendienstteams.Wichtige Funktionen: KI-Schichtplanung und Workforce-Scheduling. Mobile-first-Plattform für Mitarbeiter unterwegs.
Aufgabenvergabe basierend auf Fähigkeiten. Echtzeit-Updates und Compliance-Tools.
Preise:
Individuelle Preisgestaltung.Trevor AI
Am besten für:
Studierende und Freelancer, die Aufgaben flexibel managen.
- Trevor AI kombiniert Aufgabenmanagement mit Kalenderplanung. Füge deine To-dos hinzu und Trevor schlägt intelligent die besten Zeitfenster basierend auf deiner Arbeitslast vor.
- Wichtige Funktionen:
- Drag-and-Drop-Aufgaben in Kalender-Slots.
- KI schlägt optimale Zeiten für Aufgaben vor.
Synchronisiert sich mit Google Kalender. Perfekt für Studierende oder Freelancer.
Preise:
Kostenloser Plan verfügbar; Pro-Plan ab ca. 3,99 $/Monat.Sidekick AI
Am besten für:
Vertriebsteams und Unternehmer, die mit externen Kontakten terminieren.
- Sidekick AI hilft Fachleuten bei der Terminplanung mit Kunden und Partnern. Es lernt deine Präferenzen und schlägt automatisch Zeiten vor, wodurch E-Mail-Ping-Pong reduziert wird.
- Wichtige Funktionen:
- KI lernt deinen Planungsstil.
- Intelligente Meeting-Vorschläge.
Teilbare Buchungslinks. Entwickelt für externe Terminvereinbarungen.
Preise:
Kostenloser Plan; Pro ab ca. 10 $/Monat.Microsoft Copilot
Am besten für:
Unternehmensnutzer, die bereits im Microsoft-Ökosystem arbeiten.
- Copilot in Outlook nutzt KI, um E-Mail-Verläufe zusammenzufassen, Meeting-Zeiten vorzuschlagen und automatisch Nachverfolgungen zu planen. Es ist ideal für Organisationen, die Microsoft 365 verwenden.
- Wichtige Funktionen:
- KI-gestützte Meeting-Zeitvorschläge. Automatisierung von E-Mails in Kalendertermine. Fasst Gespräche mit Aktionspunkten zusammen.
- Nahtlos integrierbar mit Teams und Office-Apps.
Preise: In Microsoft-365-Abonnements mit Copilot-Add-on enthalten.
KI-Planungsassistenten sind nicht mehr optional—sie sind zu unverzichtbaren Werkzeugen für das Management moderner Arbeitslasten geworden. Von Motions dynamischer Tagesplanung über Skedulos Schichtoptimierung bis hin zu Claras menschlich wirkender Terminabstimmung löst jede App eine eigene Herausforderung.
Für Einzelne kann KI wochenweise Stunden an Planungszeit sparen. Für Teams beseitigt sie Reibungsverluste, reduziert Burnout und erleichtert die Zusammenarbeit. Der richtige Assistent bucht nicht nur Meetings—er befreit den Kopf, sodass du dich auf sinnvolle Arbeit, Kreativität und Strategie konzentrieren kannst.Fange mit einem kostenlosen Plan an, teste die Funktionen, die zu deinem Workflow passen, und upgrade, wenn dein Bedarf wächst. Wenn die KI die schwere Arbeit übernimmt, wird Terminplanung nicht länger als lästige Pflicht empfunden—sondern als Chance, deine Zeit zurückzugewinnen.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.