Workflow-Management-Software hilft Unternehmen dabei, Abfolgen von Aufgaben und Aktivitäten zu definieren, zu organisieren und zu verwalten. Es ist darauf ausgelegt, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, die Ressourcenzuteilung zu optimieren und eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen zu fördern. Diese Software wird in der Regel von Managern eingesetzt und trägt zur Rationalisierung sowohl abteilungsübergreifender als auch abteilungsinterner Geschäftsprozesse bei. Workflow-Management-Software ähnelt zwar der Software für das Geschäftsprozessmanagement (BPM), ist jedoch eine leichtere und zugänglichere Lösung und eignet sich daher besonders für kleine und mittlere Unternehmen mit weniger komplexen Abläufen. Im Gegensatz zu Projektmanagement-Software, die sich auf die Verwaltung einzelner Projekte oder Aufgaben konzentriert, automatisiert Workflow-Management-Software ganze Prozesse und lässt sich in andere Tools wie CRM-Software integrieren, um Arbeitsabläufe über verschiedene Systeme hinweg zu optimieren.