At styre tiden effektivt er blevet sværere end nogensinde. Mellem møder, vagtplanlægning, projektkoordinering og personlige opgaver er det nemt at føle sig overvældet. Traditionelle kalendere kradser kun i overfladen og efterlader ofte brugere med at jonglere påmindelser, omlægge konflikter og endeløse e-mailtråde.
Her kommer AI-drevne planlægningsassistenter ind i billedet. Disse værktøjer sætter ikke blot påmindelser — de forudsiger konflikter, automatiserer bookinger, optimerer mødetider, administrerer teamvagter og håndterer endda opfølgninger. Uanset om du er studerende, der organiserer studiegrupper, freelancer med kundebookinger, teamleder, der balancerer vagter, eller direktør med mange kalendere, findes der en AI-planlægningsapp designet til dig.
I denne guide gennemgår vi de 9 bedste AI-planlægningsassistenter, der er tilgængelige i dag. Hvert værktøj er målrettet forskellige brugere, fra fagfolk i hurtige brancher til almindelige brugere, der bare vil have en smartere måde at holde styr på daglige opgaver.
Motion
Bedst til:
Professionelle, der har brug for AI til at prioritere opgaver og møder.
Motion bruger AI til automatisk at planlægge din dag. Den bygger dynamiske skemaer, der balancerer møder, fokuseret arbejde og personlige opgaver. Hvis prioriteter ændrer sig, omrokerer appen straks din kalender.
Nøglefunktioner:
Auto-planlægger opgaver og møder baseret på hastighed/hastegrad.
Dynamisk daglig planlægning med øjeblikkelige opdateringer.
Integrerer med Google- og Outlook-kalendere.
God til produktivitetsorienterede fagfolk.
Pris:
Planer fra ca. $19/måned.
Reclaim.ai
Bedst til:
Teams, der balancerer fleksibelt arbejde og tilbagevendende opgaver.
Reclaim.ai synkroniserer med din eksisterende kalender og beskytter automatisk tid til vaner, opgaver og møder. Den tilpasser sig ændringer i realtid, hvilket gør den ideel til hybride teams.
Nøglefunktioner:
Smart tidsblokering for tilbagevendende arbejde.
Tilpasser sig automatisk, når prioriteter skifter.
Integrerer med Slack, Zoom, Asana og Jira.
God til work-life balance og teamarbejdsflow.
Pris:
Gratis plan tilgængelig; betalte planer fra ca. $8/måned.
Clockwise
Bedst til:
Store teams, der optimerer fokus-tid.
Clockwise optimerer teamkalendere ved at flytte møder til de bedste tidspunkter og skabe uforstyrrede fokusblokke. Det er især effektivt for distribuerede teams med overlappende tidszoner.
Nøglefunktioner:
AI-drevet mødeoptimering.
Opretter større fokus-tidsblokke.
Fungerer med Google Kalender og Slack.
God til virksomheder og remote teams.
Pris:
Gratis plan; Pro-planer starter ved ca. $6,75/måned.
Calendly
Bedst til:
Freelancere og virksomheder, der håndterer kundebookinger.
Calendly automatiserer kundebookinger med delbare bookinglinks. AI-funktioner anbefaler optimale tidspunkter og forhindrer dobbeltbookinger. Fremragende til salgsteams, konsulenter og serviceudbydere.
Nøglefunktioner:
Delbare bookingsider til nem planlægning.
AI opdager og undgår tidskonflikter.
Fungerer automatisk på tværs af tidszoner.
Integration med Zoom, Teams og CRM-systemer.
Pris:
Gratis basisversion; betalte planer fra ca. $10/måned.
Clara
Bedst til:
Direktører, der ønsker en "menneskelignende" AI-planlægningsassistent.
Clara fungerer som en virtuel eksekutivassistent. Du inkluderer Clara i e-mailtråde, og den håndterer planlægningssamtaler med en naturlig, menneskelig tone. Perfekt til professionelle med en travl indbakke.
Nøglefunktioner:
AI-e-mailplanlægning, der virker menneskelig.
Håndterer opfølgninger og omlægninger.
Synkroniserer med Google og Outlook.
Spare timer for direktører og ledere.
Pris:
Starter ved ca. $99/måned.
Skedulo
Bedst til:
Virksomheder, der administrerer frontlinje- eller vagtbaserede medarbejdere.
Skedulo er bygget til vagtplanlægning og personaleadministration. AI tildeler opgaver baseret på tilgængelighed, færdigheder og lokation — ideelt til sundhedssektoren, detailhandel og feltservice-teams.
Nøglefunktioner:
AI-vagtplanlægning og workforce-scheduling.
Mobil-først platform til medarbejdere på farten.
Opgavetildeling baseret på kompetencer.
Opdateringer i realtid og værktøjer til compliance.
Pris:
Tilpasset prisfastsættelse.
Trevor AI
Bedst til:
Studerende og freelancere, der administrerer opgaver med fleksibilitet.
Trevor AI kombinerer opgavestyring med kalenderplanlægning. Tilføj dine opgaver, og Trevor foreslår intelligent de bedste tidsrum baseret på din arbejdsbyrde.
Nøglefunktioner:
Træk-og-slip opgaver ind i kalenderen.
AI foreslår optimale tidspunkter for opgaver.
Synkroniserer med Google Kalender.
Perfekt til studerende eller freelancere.
Pris:
Gratis plan tilgængelig; Pro-plan fra ca. $3,99/måned.
Sidekick AI
Bedst til:
Salgsteams og iværksættere, der planlægger med eksterne kontakter.
Sidekick AI hjælper professionelle med at planlægge møder med kunder og partnere. Den lærer dine præferencer og foreslår tidspunkter automatisk, hvilket reducerer frem-og-tilbage e-mails.
Nøglefunktioner:
AI lærer din planlægningsstil.
Smarte mødeforslag.
Delbare bookinglinks.
Designet til ekstern planlægning.
Pris:
Gratis plan; Pro fra ca. $10/måned.
Microsoft Copilot
Bedst til:
Enterprise-brugere, der allerede er i Microsoft-økosystemet.
Copilot i Outlook bruger AI til at opsummere e-mailtråde, foreslå mødetider og automatisk planlægge opfølgninger. Det er perfekt til organisationer, der allerede bruger Microsoft 365.
Nøglefunktioner:
AI-forslag til mødetidspunkter.
E-mail-til-kalender-automatisering.
Opsummerer samtaler med handlingspunkter.
Sømløs integration med Teams og Office-apps.
Pris:
Inkluderet i Microsoft 365-abonnementer med Copilot-tilføjelse.
AI-planlægningsassistenter er ikke længere valgfrie — de er blevet essentielle værktøjer til at håndtere moderne arbejdsbyrder. Fra Motions dynamiske daglige planlægning til Skedulos vagtoptimering og Claras menneskelignende planlægning løser hver app en unik udfordring.
For enkeltpersoner kan AI spare timer på planlægning hver uge. For teams fjerner det friktion, reducerer udbrændthed og gør samarbejdet mere gnidningsfrit. Den rette assistent booker ikke bare møder — den frigør dit sind, så du kan fokusere på meningsfuldt arbejde, kreativitet og strategi.
Start med en gratis plan, test de funktioner, der passer til din arbejdsgang, og opgrader efterhånden som dine behov vokser. Med AI til at tage det tunge løft vil du opleve, at planlægning ikke længere føles som en opgave — det føles som en mulighed for at få din tid tilbage.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.