Управлението на инструменти чрез електронни таблици, хартиени листове за получаване и връщане или неформални устни предавания често води до едни и същи проблеми: изгубено оборудване, неясна отговорност, дублиращи се покупки, забавени задачи и нарастващи разходи за подмяна. Правилната система за проследяване на инструменти дава на екипите ясен запис кой държи всеки инструмент, къде се намира, кога е преместен и в какво състояние е. Shelf определя проследяването на инструменти като наблюдение на това кои инструменти са зачислени на кого, къде се намират и как се движат между обекти, камиони и складови зони.
Добрата система за проследяване на инструменти не е само въпрос на контрол на наличностите. Тя подобрява отчетността, намалява разхищението, подпомага планирането на поддръжката и помага на мениджърите да вземат по-умни решения за покупки. Fleetio отбелязва, че централизираната система за управление на инструменти може да подобри отчетността на операторите, да проследява използваемостта и да помага за контрол на оперативните разходи.
Защо проследяването на инструменти е важно
Без цифрова система за проследяване бизнесите често се сблъскват със следните трудности:
- Инструменти изчезват между различни обекти
- Работниците не знаят кой последен е използвал даден артикул
- Дублиращи се покупки, защото наличните инструменти не могат да бъдат намерени
- Престой на оборудването поради пропусната поддръжка
- Ръчни листове за получаване и връщане, които се пропускат или губят
- Лоша видимост върху състоянието, употребата и разходите за инструментите
Съвременните системи за проследяване на инструменти решават тези проблеми с функции като QR сканиране, проследяване с баркод, GPS проследяване, зачисляване на активи, регистри за попечителство, напомняния за поддръжка и отчети за използване. Shelf подчертава QR сканирането, регистрите за попечителство, актуализациите на местоположението в реално време, резервациите и напомнянията за поддръжка като ключови части от съвременните работни процеси за проследяване на инструменти.
По-долу следва практическо ръководство за внедряване, последвано от водещи софтуерни опции: Samsara, Asset Panda, Shelf, Fleetio и Timly.
Samsara
Най-подходящ за: Строителни компании, комунални услуги, транспортни екипи, фирми за полеви услуги и операции с голям автопарк, които се нуждаят от GPS, Bluetooth, мониторинг на оборудване, предотвратяване на кражби и видимост в реално време за превозни средства, ремаркета и инструменти с висока стойност.
Samsara е платформа за свързани операции със силни възможности за проследяване на оборудване и мониторинг на активи. Тя помага на компаниите да защитават голямо и малко оборудване, да използват геоогради и известия, да наблюдават използваемостта и да обединяват активите в единен изглед. Инструментите ѝ за проследяване на оборудване са създадени, за да намаляват кражбите, да подобряват управлението на наличностите и да подпомагат оперативната ефективност.
Основни функции:
- GPS проследяване на активи
- Базирани на Bluetooth тагове за активи
- Хардуер Asset Tag и Asset Tag XS
- Геоогради и известия
- Функционалност Find My Asset
- Отчети за използваемост и неактивност
- Данни за превантивна поддръжка
- Проследяване на ремаркета и моторизирано оборудване
- Диагностика на оборудването
- Интеграция с проследяване на автопарк и превозни средства
Плюсове:
- Много подходящо за компании с превозни средства, ремаркета и мобилно оборудване
- Добри инструменти за предотвратяване и възстановяване при кражба
- Поддържа както по-големи активи, така и по-малки критично важни инструменти
- Полезни геоогради и известия в реално време
- Помага за идентифициране на слабо използвано оборудване чрез отчети за използваемост
- Работи добре за операции, които вече използват телематика за автопарк
- Здравият хардуер е създаден за тежки условия на терен
Минуси:
- Може да е по-усъвършенствано, отколкото е необходимо за малки екипи, които искат само базово QR чекиране
- За пълната стойност на проследяването е необходимо внедряване на хардуер
- Най-подходящо за операции с много активи или голям автопарк
- Ценообразуването може да е по-малко опростено от това на леките приложения за проследяване на инструменти
- По-малките бизнеси може да нямат нужда от по-широката платформа за свързани операции
Asset Panda
Най-подходящ за: Бизнеси, които се нуждаят от силно конфигурируемо проследяване на инструменти, сканиране на баркодове/QR кодове, история на жизнения цикъл, записи за поддръжка, зачисляване на служители, персонализирани права и мобилно управление на активи в множество екипи или локации.
Asset Panda е гъвкава платформа за управление на активи със специализирано решение за проследяване на инструменти. Тя помага на екипите да проследяват инструменти, оборудване и материали на различни обекти от една платформа. Платформата поддържа видимост върху жизнения цикъл, история на ремонтите, гаранционна информация, превантивна поддръжка, сканиране на баркодове/QR кодове, зачисляване на служители, персонализирани права, инспекции, проследяване на ремонти, улавяне на подписи и отчети.
Основни функции:
- Проследяване на инструменти и оборудване
- Сканиране на баркодове и QR кодове
- Достъп чрез мобилно приложение
- Офлайн режим
- Зачисляване на активи
- Пълна история на жизнения цикъл
- Проследяване на поддръжка
- Проследяване на ремонти
- Заснемане на цифров подпис
- Комплектоване на активи
- Персонализирани полета и работни процеси
- Известия и отчети
- Изгледи и права според роли
Плюсове:
- Силно конфигурируемо за различни бизнес процеси
- Силно проследяване на жизнения цикъл на инструментите от покупка през ремонт до извеждане от употреба
- Добра поддръжка на мобилно приложение за полеви екипи
- Сканирането на баркодове и QR кодове ускорява намирането на инструменти
- Полезно за поддръжка, инспекции и управление на ремонти
- Цифровите подписи помагат за по-силна отчетност
- Персонализираните права осигуряват по-добра сигурност и контрол по роли
Минуси:
- Настройката може да изисква повече планиране в сравнение с прост инструмент тип plug-and-play
- Персонализирането може да се усеща сложно за много малки екипи
- Не е основно позиционирано като платформа за GPS проследяване в реално време
- Най-добрите резултати зависят от добра настройка на данните и последователно сканиране
- Бизнеси, които търсят безплатен лек инструмент, може да предпочетат по-проста опция
Shelf
Най-подходящ за: Полеви екипи, строителни бригади, комунални услуги, училища, студиа, работилници и малки до средни екипи, които искат QR-ориентирано проследяване на инструменти, check-in/check-out, вериги на попечителство, резервации и прости работни процеси за отчетност.
Shelf е платформа с отворен код за управление на активи, фокусирана върху лесно проследяване на оборудване, резервации и отчетност. Нейното решение за проследяване на инструменти е изградено около QR сканиране, вериги на попечителство, проследяване на местоположение, комплекти, напомняния и резервации. Shelf посочва, че всеки инструмент може да получи QR код, което позволява на техниците да сканират инструменти при получаване или връщане от всеки телефон.
Основни функции:
- QR проследяване на инструменти
- Работни процеси за check-in/check-out
- Записи на веригата на попечителство
- Проследяване на обекти, камиони и складови местоположения
- Комплекти инструменти и проследяване на аксесоари
- Напомняния за поддръжка и калибриране
- Система за резервации и записвания
- Отчети за използваемост и попечителство
- Импорт от CSV
- Безплатна начална опция за един потребител
Плюсове:
- Прост работен процес, ориентиран към QR
- Лесно екипите да започнат без тежко обучение
- Добро проследяване на попечителството за по-добра отчетност
- Вградените резервации помагат за предотвратяване на двойни записвания
- Полезно за споделени инструменти, комплекти и пулове от оборудване
- Безплатната начална опция е полезна за по-малки екипи
- Позиционирането като отворен код може да се хареса на технически екипи
Минуси
- QR проследяването зависи от това служителите да сканират инструментите последователно
- Не е пълноценна платформа за телематика на автопарк или GPS хардуер
- Може да е по-малко подходящо за сложни корпоративни операции по поддръжка
- Разширените екипни функции може да изискват платен план
- Компании, които се нуждаят от дълбоки ERP, счетоводни или автопаркови интеграции, може да имат нужда от по-широка система
Fleetio
Най-подходящ за: Мениджъри на автопарк, строителни компании, доставчици на услуги, транспортни екипи, озеленителни бизнеси и организации с много оборудване, които искат да управляват превозни средства, ремаркета, инструменти, прикачен инвентар, поддръжка, разходи и зачислявания в една платформа.
Fleetio е най-известен като платформа за управление на автопарк, но предлага и управление на инструменти и малко оборудване. Неговото допълнение за проследяване на инструменти помага за управление на ремаркета, прикачен инвентар, озеленителна техника и инструменти в същата платформа като превозните средства, с видимост върху местоположението, състоянието и разходите по жизнения цикъл на активите.
Основни функции:
- Проследяване на инструменти и малко оборудване
- Управление на превозни средства и оборудване
- Зачисляване на активи
- Записи за наличност и местоположение на инструменти
- Базово проследяване на поддръжка
- Докладване на проблеми
- Мобилно сканиране на баркодове
- Свързване на активи с хора или превозни средства
- Одитни следи
- Проследяване на разходите по жизнения цикъл
- Сервизни записи и планиране на подмяна
Плюсове:
- Много подходящо за бизнеси, които управляват както превозни средства, така и инструменти
- Централизира автопарк, инструменти, ремаркета и оборудване
- Помага за проследяване на реалните разходи за притежание във времето
- Мобилното сканиране на баркодове поддържа актуализации от терен
- Одитните следи подобряват отчетността
- Полезно за операции с интензивна поддръжка
- Добра опция за екипи, които искат да намалят използването на електронни таблици
Минуси:
- По-фокусирано е върху автопарка, отколкото върху чист софтуер за инструментална стая
- Проследяването на инструменти може да е по-полезно, когато е комбинирано с по-широката платформа на Fleetio
- Може да е прекалено мащабна система за екипи без превозни средства или тежко оборудване
- Настройката може да изисква промени в процесите на поддръжка, операции и полеви екипи
- Леките екипи може да предпочетат по-прост QR-базиран инструмент
Timly
Най-подходящ за: Строителни фирми, занаятчийски бизнеси, производители, сервизни компании, публични организации, здравни екипи, логистични екипи и бизнеси, които се нуждаят от централизирана наличност, QR/RFID/Bluetooth/GPS проследяване, планиране на поддръжка, документи, сертификати и управление на активи с внимание към GDPR.
Timly е платформа за управление на наличности и оборудване за проследяване на инструменти, машини, ИТ активи, превозни средства, мебели, консумативи и други фирмени активи. Тя помага на екипите да виждат кой използва всеки инструмент, къде се намира, кога предстои поддръжка и дали оборудването е налично, резервирано или в употреба. Timly поддържа QR сканиране, RFID тагове, Bluetooth тракери, GPS проследяване, автоматизация на поддръжката, цифрови подписи, тикетинг, графициране и проследяване на живо.
Основни функции:
- Централизирано управление на оборудване и инструменти
- QR сканиране
- Поддръжка на RFID, Bluetooth и GPS
- Мобилен и настолен достъп
- Зачисляване на инструменти и записи за предаване
- Графици за поддръжка
- Напомняния за инспекции
- Документи, сертификати и ръководства
- Цифрови подписи
- Тикетинг и управление на задачи
- Проследяване на живо
- Импорт от Excel
- Хостинг с фокус върху GDPR и контроли за сигурност
Плюсове:
- Силна all-in-one платформа за управление на наличности и инструменти
- Проследява инструменти, машини, ИТ оборудване, превозни средства, мебели и консумативи
- Добър мобилен работен процес за сканиране за полеви екипи
- Поддържа поддръжка, документи, сертификати и напомняния
- Помага за намаляване на дублиращите се покупки, като показва какво е налично или недостатъчно използвано
- Работи в много индустрии, включително строителство, производство, логистика, здравеопазване и публична администрация
- Функциите за GDPR и европейска защита на данните може да са ценни за организации, ориентирани към ЕС
Минуси:
- По-широкият обхват на наличностите може да е повече, отколкото е необходимо за малки екипи
- Разширеното проследяване може да изисква настройка на QR етикети, RFID, Bluetooth или GPS
- Първоначалният импорт на данни и конфигуриране все пак изискват планиране
- Екипите трябва последователно да спазват процесите за сканиране и предаване
- Може да е по-малко познато на компании, които търсят платформа за автопарк, ориентирана към САЩ
Как да изберете правилната система за проследяване на инструменти
- Изберете Samsara, ако най-големият ви проблем е проследяването на мобилно оборудване с висока стойност, ремаркета, превозни средства и критично важни инструменти между различни обекти.
- Изберете Asset Panda, ако искате гъвкава платформа за проследяване на инструменти с персонализирани работни процеси, сканиране на баркодове/QR кодове, проследяване на поддръжка, цифрови подписи, права и отчети.
- Изберете Shelf, ако ви трябва проста QR-ориентирана система за check-in/check-out, вериги на попечителство, споделени инструменти, резервации и базова отчетност.
- Изберете Fleetio, ако вашата организация управлява заедно превозни средства, ремаркета, прикачен инвентар, инструменти, поддръжка и оперативни разходи.
- Изберете Timly, ако искате централизирано управление на наличности за инструменти, машини, ИТ активи, превозни средства, консумативи, записи за поддръжка, документи и видимост в множество локации.
Заключение
Система за проследяване на инструменти може бързо да подобри отчетността в екипа и да намали разходите, когато е внедрена правилно. Ключът не е само в избора на софтуер, а и в изграждането на правилния процес: маркирайте всеки инструмент, определете отговорност, сканирайте всяко прехвърляне, проследявайте местоположенията, наблюдавайте поддръжката и преглеждайте редовно отчетите за използване.
За тежки полеви операции Samsara предлага силна видимост върху активите и предотвратяване на кражби. За персонализируеми работни процеси за активи Asset Panda е силен избор. За проста QR-базирана отчетност Shelf се внедрява лесно. За управление на автопарк и оборудване Fleetio свързва инструментите с превозните средства и поддръжката. За широко управление на наличности и оборудване Timly предоставя гъвкава система за инструменти, активи, документи и проследяване на поддръжка.