Управлението на инструменти с електронни таблици, хартиени формуляри за получаване или неформално устно предаване често води до едни и същи проблеми: изгубено оборудване, неясна отговорност, дублирани покупки, забавени задачи и нарастващи разходи за подмяна. Подходящата система за проследяване на инструменти предоставя на екипите ясна информация кой държи всеки инструмент, къде се намира той, кога е бил преместен и в какво състояние е. Shelf определя проследяването на инструменти като наблюдение на това кои инструменти на кого са зачислени, къде се намират и как се придвижват между обекти, товарни автомобили и складови помещения.
Добрата система за проследяване на инструменти не се ограничава до контрола на наличностите. Тя повишава отчетността, намалява разхищението, подпомага планирането на поддръжката и помага на ръководителите да вземат по-разумни решения за покупки. Fleetio отбелязва, че централизираното управление на инструменти може да подобри отчетността на операторите, да проследява степента на използване и да помогне за контролирането на оперативните разходи.
Защо проследяването на инструменти е важно
Без цифрова система за проследяване фирмите често се сблъскват със следните проблеми:
- Инструменти, които изчезват при преместване между обекти
- Служители, които не знаят кой последно е използвал даден инструмент
- Дублирани покупки, защото наличните инструменти не могат да бъдат намерени
- Престой на оборудването поради пропусната поддръжка
- Хартиени формуляри за получаване, които не се попълват или се губят
- Недостатъчна видимост върху състоянието, използването и разходите за инструментите
Съвременните системи за проследяване на инструменти решават тези проблеми с функции като сканиране на QR кодове, проследяване чрез баркодове, GPS проследяване, зачисляване на активи, дневници за предаване и приемане, напомняния за поддръжка и отчети за използването. Shelf посочва сканирането на QR кодове, дневниците за предаване и приемане, актуализациите на местоположението в реално време, резервациите и напомнянията за поддръжка като ключови елементи на съвременните работни процеси за проследяване на инструменти.
По-долу е представено практическо ръководство за внедряване, последвано от водещи софтуерни решения: Samsara, Asset Panda, Shelf, Fleetio и Timly.
Samsara
Най-подходяща за: Строителни компании, дружества за комунални услуги, транспортни екипи, фирми за обслужване на място и организации с голям автопарк, които се нуждаят от GPS, Bluetooth, наблюдение на оборудването, предотвратяване на кражби и видимост в реално време върху превозни средства, ремаркета и инструменти с висока стойност.
Samsara е платформа за свързани операции с мощни възможности за проследяване на оборудване и наблюдение на активи. Тя помага на компаниите да защитават голямо и малко оборудване, да използват геозони и известия, да наблюдават степента на използване и да обединяват активите в един общ изглед. Нейните инструменти за проследяване на оборудване са предназначени да намаляват кражбите, да подобряват управлението на наличностите и да подпомагат оперативната ефективност.
Основни функции:
- GPS проследяване на активи
- Bluetooth етикети за активи
- Хардуер Asset Tag и Asset Tag XS
- Геозони и известия
- Функция Find My Asset за намиране на активи
- Отчети за използването и периодите на неактивност
- Информация за превантивна поддръжка
- Проследяване на ремаркета и моторизирано оборудване
- Диагностика на оборудването
- Интеграция с проследяването на автопарка и превозните средства
Предимства:
- Много подходяща за компании с превозни средства, ремаркета и мобилно оборудване
- Добри инструменти за предотвратяване на кражби и възстановяване на откраднати активи
- Поддържа както по-големи активи, така и по-малки инструменти, критични за работата
- Полезни геозони и известия в реално време
- Помага за откриване на недостатъчно използвано оборудване чрез отчети за използването
- Работи добре за организации, които вече използват телематични системи за автопарка
- Устойчивият хардуер е проектиран за тежки условия на терен
Недостатъци:
- Може да е по-сложна от необходимото за малки екипи, които искат само базово регистриране на получаването чрез QR кодове
- За пълноценно проследяване е необходимо внедряване на хардуер
- Най-подходяща е за организации с много активи или голям автопарк
- Ценообразуването може да е по-сложно от това на опростените приложения за проследяване на инструменти
- По-малките фирми може да нямат нужда от по-широката платформа за свързани операции
Asset Panda
Най-подходяща за: Фирми, които се нуждаят от проследяване на инструменти с широки възможности за конфигуриране, сканиране на баркодове/QR кодове, история на жизнения цикъл, записи за поддръжката, зачисляване на служители, персонализирани права за достъп и мобилно управление на активи в множество екипи или местоположения.
Asset Panda е гъвкава платформа за управление на активи със специализирано решение за проследяване на инструменти. Тя помага на екипите да проследяват инструменти, оборудване и материали на различни работни обекти от една платформа. Платформата осигурява видимост върху жизнения цикъл, история на ремонтите, гаранционна информация, превантивна поддръжка, сканиране на баркодове/QR кодове, зачисляване на служители, персонализирани права за достъп, инспекции, проследяване на ремонти, записване на подписи и отчети.
Основни функции:
- Проследяване на инструменти и оборудване
- Сканиране на баркодове и QR кодове
- Достъп чрез мобилно приложение
- Офлайн режим
- Зачисляване на активи
- Пълна история на жизнения цикъл
- Проследяване на поддръжката
- Проследяване на ремонтите
- Записване на цифрови подписи
- Групиране на активи в комплекти
- Персонализирани полета и работни процеси
- Известия и отчети
- Изгледи и права за достъп според ролята
Предимства:
- Широки възможности за конфигуриране според различни бизнес процеси
- Добро проследяване на жизнения цикъл на инструментите — от покупката през ремонта до извеждането от употреба
- Добра поддръжка на мобилно приложение за екипи на терен
- Сканирането на баркодове и QR кодове ускорява намирането на информация за инструментите
- Полезна за управление на поддръжката, инспекциите и ремонтите
- Цифровите подписи помагат за повишаване на отчетността
- Персонализираните права за достъп осигуряват по-добра сигурност и контрол на ролите
Недостатъци:
- Настройването може да изисква повече планиране в сравнение с прост инструмент, готов за незабавна употреба
- Персонализирането може да се окаже сложно за много малки екипи
- Не е позиционирана основно като платформа за GPS проследяване в реално време
- Най-добрите резултати зависят от доброто първоначално въвеждане на данните и редовното сканиране
- Фирмите, които търсят безплатен и опростен инструмент, може да предпочетат по-лесна алтернатива
Shelf
Най-подходяща за: Екипи на терен, строителни бригади, дружества за комунални услуги, училища, студиа, работилници и малки до средни екипи, които искат проследяване на инструменти, базирано основно на QR кодове, регистриране на получаване и връщане, проследима верига на отговорността, резервации и прости работни процеси за отчетност.
Shelf е платформа с отворен код за управление на активи, насочена към лесно проследяване на оборудването, резервации и отчетност. Решението ѝ за проследяване на инструменти е изградено около сканиране на QR кодове, проследима верига на отговорността, проследяване на местоположението, комплекти, напомняния и резервации. Според Shelf всеки инструмент може да получи QR код, който позволява на техниците да регистрират получаването или връщането му чрез сканиране с всеки телефон.
Основни функции:
- Проследяване на инструменти чрез QR кодове
- Работни процеси за регистриране на получаване и връщане
- Записи за веригата на отговорността
- Проследяване на местоположението по работни обекти, товарни автомобили и складови помещения
- Проследяване на комплекти инструменти и принадлежности
- Напомняния за поддръжка и калибриране
- Система за резервации и запазване
- Отчети за използването и отговорните лица
- Импортиране на CSV файлове
- Безплатна начална опция за един потребител
Предимства:
- Прост работен процес, базиран основно на QR кодове
- Екипите могат лесно да започнат работа без задълбочено обучение
- Добро проследяване на отговорните лица за по-добра отчетност
- Вградените резервации помагат за предотвратяване на двойно резервиране
- Полезна за споделени инструменти, комплекти и общи наличности от оборудване
- Безплатната начална опция е полезна за по-малки екипи
- Отвореният код може да е привлекателен за технически екипи
Недостатъци
- Проследяването чрез QR кодове зависи от това служителите да сканират инструментите редовно
- Не е пълноценна платформа за телематика на автопарка или GPS хардуер
- Може да е по-малко подходяща за сложни дейности по поддръжка в големи предприятия
- Разширените функции за екипи може да изискват платен план
- Компаниите, които се нуждаят от задълбочени интеграции с ERP, счетоводни системи или системи за управление на автопарк, може да имат нужда от по-широкообхватна система
Fleetio
Най-подходяща за: Мениджъри на автопаркове, строителни компании, доставчици на услуги, транспортни екипи, фирми за озеленяване и организации с много оборудване, които искат да управляват превозни средства, ремаркета, прикачен инвентар, инструменти, поддръжка, разходи и зачисляване в една платформа.
Fleetio е най-известна като платформа за управление на автопарк, но предлага и управление на инструменти и малко оборудване. Нейният допълнителен модул за проследяване на инструменти помага за управлението на ремаркета, прикачен инвентар, оборудване за озеленяване и инструменти в същата платформа като превозните средства, като осигурява видимост върху местоположението, състоянието и разходите през жизнения цикъл на активите.
Основни функции:
- Проследяване на инструменти и малко оборудване
- Управление на превозни средства и оборудване
- Зачисляване на активи
- Записи за наличността и местоположението на инструментите
- Проследяване на основната поддръжка
- Докладване на проблеми
- Сканиране на баркодове с мобилно устройство
- Свързване на активи с хора или превозни средства
- Одитни следи
- Проследяване на разходите през жизнения цикъл
- Сервизни записи и планиране на подмяната
Предимства:
- Много подходяща за фирми, които управляват едновременно превозни средства и инструменти
- Централизира управлението на автопарка, инструментите, ремаркетата и оборудването
- Помага за проследяване на реалните разходи за притежание във времето
- Сканирането на баркодове с мобилно устройство улеснява актуализациите от терен
- Одитните следи подобряват отчетността
- Полезна за организации с интензивни дейности по поддръжка
- Добра опция за екипи, които искат да намалят използването на електронни таблици
Недостатъци:
- По-силно насочена към автопаркове, отколкото към специализирано управление на инструментални складове
- Проследяването на инструменти може да е по-полезно в комбинация с по-широката платформа на Fleetio
- Може да е прекалено сложна система за екипи без превозни средства или тежко оборудване
- Настройването може да изисква промени в процесите на екипите по поддръжка, оперативна дейност и работа на терен
- Екипите с по-прости нужди може да предпочетат по-лесен инструмент, базиран на QR кодове
Timly
Най-подходяща за: Строителни фирми, занаятчийски предприятия, производители, компании за услуги, обществени организации, здравни екипи, логистични екипи и фирми, които се нуждаят от централизирана инвентаризация, проследяване чрез QR/RFID/Bluetooth/GPS, планиране на поддръжката, документи, сертификати и управление на активи с акцент върху изискванията на GDPR.
Timly е платформа за управление на инвентар и оборудване за проследяване на инструменти, машини, ИТ активи, превозни средства, мебели, консумативи и други фирмени активи. Тя помага на екипите да виждат кой използва всеки инструмент, къде се намира той, кога предстои поддръжка и дали оборудването е налично, резервирано или в употреба. Timly поддържа сканиране на QR кодове, RFID етикети, Bluetooth тракери, GPS проследяване, автоматизация на поддръжката, цифрови подписи, система за заявки, планиране и проследяване в реално време.
Основни функции:
- Централизирано управление на оборудване и инструменти
- Сканиране на QR кодове
- Поддръжка на RFID, Bluetooth и GPS
- Достъп от мобилни устройства и настолни компютри
- Записи за зачисляване и предаване на инструменти
- Графици за поддръжка
- Напомняния за инспекции
- Документи, сертификати и ръководства
- Цифрови подписи
- Управление на заявки и задачи
- Проследяване в реално време
- Импортиране от Excel
- Хостинг и контроли за сигурност с акцент върху GDPR
Предимства:
- Мощна универсална платформа за управление на инвентар и инструменти
- Проследява инструменти, машини, ИТ оборудване, превозни средства, мебели и консумативи
- Добър работен процес за мобилно сканиране за екипи на терен
- Поддържа поддръжка, документи, сертификати и напомняния
- Помага за намаляване на дублираните покупки, като показва какво е налично или недостатъчно използвано
- Приложима е в много сектори, включително строителство, производство, логистика, здравеопазване и публична администрация
- Функциите, свързани с GDPR и европейската защита на данните, може да са ценни за организации, насочени към ЕС
Недостатъци:
- По-широкият обхват на управлението на инвентара може да надхвърля нуждите на малките екипи
- Разширеното проследяване може да изисква настройване на QR етикети, RFID, Bluetooth или GPS
- Първоначалното импортиране на данни и конфигуриране също изискват планиране
- Екипите трябва последователно да спазват процесите за сканиране и предаване
- Може да е по-малко позната на компании, които търсят платформа за автопарк, насочена към пазара на САЩ
Как да изберете подходящата система за проследяване на инструменти
- Изберете Samsara, ако най-големият ви проблем е проследяването на мобилно оборудване с висока стойност, ремаркета, превозни средства и инструменти, критични за работата, на различни обекти.
- Изберете Asset Panda, ако искате гъвкава платформа за проследяване на инструменти с персонализирани работни процеси, сканиране на баркодове/QR кодове, проследяване на поддръжката, цифрови подписи, права за достъп и отчети.
- Изберете Shelf, ако се нуждаете от проста система, базирана основно на QR кодове, за регистриране на получаване и връщане, проследима верига на отговорността, споделени инструменти, резервации и основна отчетност.
- Изберете Fleetio, ако организацията ви управлява заедно превозни средства, ремаркета, прикачен инвентар, инструменти, поддръжка и оперативни разходи.
- Изберете Timly, ако искате централизирано управление на инвентара за инструменти, машини, ИТ активи, превозни средства, консумативи, записи за поддръжка, документи и видимост върху множество местоположения.
Заключение
Системата за проследяване на инструменти може бързо да подобри отчетността на екипа и да намали разходите, когато е внедрена правилно. Ключът е не само в избора на софтуер, но и в изграждането на правилния процес: поставяйте етикет на всеки инструмент, определяйте отговорно лице, сканирайте всяко предаване, проследявайте местоположенията, следете поддръжката и преглеждайте редовно отчетите за използването.
За интензивна работа на терен Samsara предлага добра видимост върху активите и предотвратяване на кражби. За персонализируеми работни процеси за активи Asset Panda е отличен избор. За лесна отчетност, базирана на QR кодове, Shelf се внедрява лесно. За управление на автопарк и оборудване Fleetio свързва инструментите с превозните средства и поддръжката. За широкообхватен контрол на инвентара и оборудването Timly предоставя гъвкава система за инструменти, активи, документи и проследяване на поддръжката.
