Online faksprogramvare lar brukere sende og motta fakser digitalt med forbedret sikkerhet. Disse plattformene kan overføre fakser direkte gjennom programvaren, via e-post eller via en mobilapp, og gjør en datamaskin om til en virtuell faksmaskin. Ved å bruke nettbasert faksprogramvare kan bedrifter eliminere kostnadene forbundet med papir, blekk og fysiske faksmaskiner. Disse plattformene tilbyr også sikker dokumentlagring og muligheten til å signere og redigere fakser digitalt, alt uten å måtte skrive ut noe. I tillegg eliminerer de vanlige problemer som travle fakslinjer. Hvis en bedrift allerede har et faksnummer, kan det sømløst overføres til den elektroniske faksløsningen. Online faksprogramvare replikerer alle de essensielle funksjonene til en tradisjonell faksmaskin, inkludert sending og mottak av fakser. Det er imidlertid viktig å ikke forveksle det med e-postprogramvare. Mens begge involverer elektronisk kommunikasjon, sender nettfaksprogramvare dokumenter, vanligvis i PDF-format, direkte til mottakerens innboks via et faksnummer. Derimot sender e-postprogramvare meldinger rett til en e-postinnboks. Online faksing er ofte foretrukket for overføring av signerte eller konfidensielle dokumenter på grunn av det høyere sikkerhetsnivået sammenlignet med e-post.