Rechnungsverwaltungssoftware hilft Unternehmen, den Prozess der Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Wenn Rechnungen eingehen, durchlaufen sie in der Regel einen Genehmigungsworkflow, in dem ihre Details mit relevanten Verkaufs- und Einkaufsaufträgen sowie Zahlungsaufzeichnungen abgeglichen werden. Rechnungsverwaltungslösungen rationalisieren diesen Prozess, indem sie Daten aus Rechnungen scannen und extrahieren, diese dann automatisch in das System eingeben und elektronische Zahlungen erleichtern. Viele dieser Tools bieten auch mobile Apps an, die eine Rechnungsprüfung, -genehmigung und -zuordnung aus der Ferne sowie die Kontoauswahl für Zahlungen ermöglichen. Nach der Bearbeitung werden Rechnungen sicher entweder in der Cloud oder vor Ort gespeichert, sodass sie in Zukunft problemlos darauf zugreifen können. Diese Systeme unterstützen neben der automatischen Datenerfassung auch die manuelle Dateneingabe und sorgen so für Flexibilität bei der Rechnungsabwicklung. Durch die Eliminierung der Notwendigkeit von Papierunterlagen, die Reduzierung der manuellen Dateneingabe und die Vereinfachung der Scheckausstellung bringen diese Tools eine erhebliche Effizienz in die Buchhaltungsabteilungen. Darüber hinaus lassen sich viele Rechnungsverwaltungslösungen in andere Finanzsysteme wie Abrechnungs-, Beschaffungs- und Buchhaltungssoftware integrieren oder enthalten Funktionen für diese, wodurch die Finanzabläufe im gesamten Unternehmen weiter optimiert werden.
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