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名片掃描軟體允許用戶有效率地掃描和管理大量數位名片中的資訊。雖然有些工具提供實體掃描設備，但最常見的方法是拍攝名片照片並將其上傳到產品的行動應用程式。上傳後，該軟體會將聯絡人資訊數位化，並將其儲存在虛擬通訊錄中，使用戶能夠查看和管理他們的聯絡人。這些聯絡人可以在產品的資料庫中進行組織，也可以與 CRM 軟體集成，使用者可以添加標籤和註釋來有效追蹤他們的聯絡人。此類軟體對銷售團隊特別有益，並且是潛在客戶檢索軟體的補充，因為兩者都可以有效地在社交活動後批量捕獲潛在客戶資訊。名片掃描軟體的掃描功能與文件掃描軟體類似，簡化了掃描過程。然而，名片掃描軟體提供了增強的聯絡人管理和共享功能。