Khi nói đến quản lý dự án, nhiều doanh nghiệp nhỏ bắt đầu với các công cụ cơ bản như bảng tính hoặc ứng dụng to-do đơn giản. Chúng quen thuộc và rẻ—nhưng khi đội ngũ bạn mở rộng, những công cụ đó có thể trở nên lộn xộn và khó giữ mọi người cùng chung nhịp. Ở phía đối diện, phần mềm quản lý dự án cao cấp có thể gây choáng hoặc quá tốn kém cho một startup hoặc đội nhỏ. Đôi khi bạn cần thứ gì đó ở giữa: một công cụ dễ sử dụng, giá cả phải chăng, và giúp bạn giữ dự án đúng hướng mà không làm tăng thêm độ phức tạp.
Đó là lý do tám công cụ quản lý dự án dưới đây ra đời. Mỗi công cụ đều cân bằng giữa sự đơn giản và các tính năng hữu ích phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và startup. Dù bạn cần một bảng công việc trực quan, một không gian làm việc tất cả-trong-một cho đội, hay một ứng dụng có thể mở rộng cùng bạn, luôn có một lựa chọn phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Hãy tham khảo hướng dẫn này để tìm giải pháp tốt nhất cho nhu cầu của đội bạn, giúp tăng hiệu suất và tập trung vào việc tạo kết quả — chứ không phải vật lộn với phần mềm quản lý dự án.
Trello
Tốt nhất cho:Các đội muốn cách tổ chức công việc đơn giản, trực quan (kiểu Kanban).
Trello sử dụng bảng và thẻ kéo-thả để làm cho việc theo dõi dự án trực quan. Bạn có thể tạo bảng cho từng dự án khác nhau, sau đó thêm thẻ cho các nhiệm vụ, phân công thành viên, đặt hạn chót và đính kèm tập tin — tất cả chỉ trong vài cú nhấp. Giao diện rất thân thiện với người mới và hoạt động trên mọi trình duyệt web hoặc thiết bị di động.
Giá:Các tính năng cốt lõi của Trello được dùng miễn phí (với thẻ và thành viên không giới hạn), và bạn có thể nâng cấp để có thêm power-up và đáp ứng nhu cầu cho đội lớn hơn.
Asana
Tốt nhất cho:Các đội nhỏ cần quản lý nhiệm vụ có cấu trúc nhưng linh hoạt.
Asana cung cấp nhiều cách để xem và tổ chức công việc—danh sách, bảng, lịch, thậm chí cả dòng thời gian—để mỗi đội có thể lập kế hoạch dự án theo cách phù hợp nhất với họ. Giao diện sạch sẽ, thân thiện với người dùng, nơi bạn có thể phân công nhiệm vụ, thêm hạn chót và bình luận, và theo dõi tiến độ ngay lập tức. Asana đạt được sự cân bằng tốt: đủ đơn giản cho theo dõi nhiệm vụ cơ bản, nhưng có tùy chọn để thêm nhiệm vụ con, phụ thuộc công việc, và nhiều hơn nữa khi dự án của bạn phát triển. Nó tích hợp với các công cụ như Gmailvà Slack để phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Giá:Gói cơ bản của Asana miễn phí cho đội lên đến 10 người, với các tính năng nâng cao có trong các gói trả phí.
Monday.com
Tốt nhất cho:Các đội muốn quy trình và giao diện trực quan có thể tùy chỉnh cao.
Monday.com cung cấp một không gian làm việc đầy màu sắc và có thể tùy chỉnh, nơi bạn có thể theo dõi mọi thứ từ các nhiệm vụ đơn giản đến dự án phức tạp. Các đội có thể điều chỉnh bảng với nhiều loại cột khác nhau (trạng thái, người chịu trách nhiệm, dòng thời gian, v.v.) để phù hợp với bất kỳ quy trình làm việc nào — kế hoạch dự án, kênh bán hàng, lịch nội dung, vân vân. Giao diện hiện đại và thu hút, sử dụng nhãn mã màu và thao tác kéo-thả đơn giản để làm cho các cập nhật dự án rõ ràng ngay lập tức. Tính cộng tác được tích hợp sẵn với bình luận, thông báo và đính kèm tập tin trực tiếp trên từng mục. Monday tích hợp với nhiều ứng dụng khác (Google Drive, Slack, v.v.), điều này rất tốt cho hiệu quả.
Giá:Có gói miễn phí (với số chỗ và tính năng hạn chế), và các gói trả phí sẽ mở khóa thêm tự động hóa và chỗ cho nhiều thành viên khi bạn phát triển.
Basecamp
Tốt nhất cho:Các đội nhỏ muốn một trung tâm tất cả-trong-một cho giao tiếp dự án và quản lý nhiệm vụ.
Basecamp kết hợp quản lý dự án và cộng tác đội theo cách đơn giản. Mỗi dự án trong Basecamp bao gồm danh sách việc cần làm, bảng tin để thảo luận, lịch cho các hạn chót, lưu trữ tập tin và thậm chí một trò chuyện nhóm — nên tất cả thông tin dự án của bạn đều ở một nơi được tổ chức. Nó được thiết kế để giảm nhu cầu gửi email rải rác và dùng nhiều ứng dụng, điều này có thể thực sự đơn giản hóa công việc cho một đội bận rộn. Giao diện đơn giản, rõ ràng và không có đường cong học tập dốc: ngay cả những thành viên không chuyên về kỹ thuật cũng có thể bắt đầu và sử dụng nhanh chóng.
Giá:Basecamp cung cấp bản dùng thử miễn phí 30 ngày (và một phiên bản miễn phí giới hạn cho cá nhân); gói dành cho doanh nghiệp có phí hàng tháng cố định không tính theo từng người dùng, khiến nó thân thiện với ngân sách khi đội bạn mở rộng.
ClickUp
Tốt nhất cho:Người dùng nâng cao và các đội đang phát triển muốn gói mọi tính năng quản lý dự án trong một ứng dụng.
ClickUp là một nền tảng đầy đủ tính năng nhằm thay thế nhiều công cụ khác bằng cách kết hợp chúng vào một. Bạn có thể quản lý nhiệm vụ với danh sách truyền thống hoặc bảng Kanban, lập kế hoạch dòng thời gian trên biểu đồ Gantt, tạo tài liệu và wiki, trò chuyện với đồng đội, theo dõi mục tiêu và nhiều hơn nữa — tất cả trong ClickUp. Mặc dù có rất nhiều tính năng, bạn có thể bắt đầu đơn giản: ví dụ chỉ dùng cho danh sách nhiệm vụ cơ bản và dần bật các tính năng nâng cao khi cần. Nó rất dễ tùy chỉnh, cho phép bạn thêm trường tùy chỉnh, chọn các chế độ xem khác nhau cho công việc và tự động hóa các bước thường xuyên.
Giá:Gói miễn phí hào phóng của ClickUp hỗ trợ người dùng và dự án không giới hạn (với một số hạn chế về lưu trữ và tính năng nâng cao), và các gói trả phí giá phải chăng cung cấp thêm sức mạnh cho các đội cần chức năng bổ sung.
Zoho Projects
Tốt nhất cho:Doanh nghiệp nhỏ tìm kiếm một công cụ quản lý dự án đầy đủ tính năng với ngân sách hạn chế.
Zoho Projects cung cấp tất cả các yếu tố thiết yếu của quản lý dự án — danh sách nhiệm vụ, bảng Kanban, biểu đồ Gantt, theo dõi thời gian và báo cáo — trong một giao diện dễ sử dụng. Nó là một phần của bộ ứng dụng Zoho lớn hơn, vì vậy nó hoạt động tốt nếu bạn đã dùng các công cụ như Zoho CRM hoặc Zoho Docs, nhưng nó cũng hoạt động tốt như một ứng dụng dự án độc lập. Việc thiết lập dự án và nhiệm vụ rất đơn giản, và bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy tiến độ qua các biểu đồ và dòng thời gian có sẵn. Nó cũng bao gồm các tính năng tiện dụng như mẫu dự án và theo dõi vấn đề cho những nhu cầu nâng cao hơn.
Giá:Zoho Projects có gói miễn phí cho các đội rất nhỏ (để bạn thử với số người dùng và dự án hạn chế), và các gói trả phí của họ nằm trong số những lựa chọn giá cả phải chăng nhất trên thị trường, giúp các công cụ quản lý dự án nâng cao tiếp cận được cả với các startup.
Freedcamp
Tốt nhất cho:Các đội tiết kiệm chi phí cần các tính năng cốt lõi của quản lý dự án miễn phí.
Freedcamp là một giải pháp quản lý dự án cung cấp một bộ công cụ vững chắc mà không có gánh nặng chi phí. Ngay cả ở mức miễn phí, Freedcamp cho phép bạn có dự án, nhiệm vụ và thành viên không giới hạn, điều này là lợi thế lớn cho các công ty nhỏ hoặc tổ chức phi lợi nhuận đang tiết kiệm chi phí. Nền tảng bao gồm danh sách nhiệm vụ và bảng Kanban để tổ chức công việc, lịch đội dùng chung cho các hạn chót, diễn đàn thảo luận để liên lạc và các mốc dự án cơ bản — đủ để che phủ phần lớn những gì một đội cần để giữ trật tự. Giao diện sạch và đơn giản, giúp người mới dễ bắt đầu.
Giá:Gói miễn phí của Freedcamp bao gồm các tính năng thiết yếu, và bạn luôn có thể mở rộng chức năng với các tiện ích bổ sung hoặc nâng cấp giá phải chăng (như biểu đồ Gantt, tích hợp, hoặc báo cáo nâng cao) khi nhu cầu của bạn tăng lên.
Wrike
Tốt nhất cho:Các đội muốn tính năng mạnh mẽ và cách tiếp cận dự án giống bảng tính.
Wrike là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ có thể mở rộng từ đội nhỏ đến tổ chức lớn. Nó cung cấp nhiều cách để xem công việc của bạn: dạng danh sách, bảng Kanban, và một chế độ xem bảng (giống bảng tính) đáng chú ý thu hút những người thích dùng Excel để theo dõi dự án. Wrike cũng bao gồm biểu đồ Gantt tích hợp, phân tích chi tiết và công cụ báo cáo tùy chỉnh, điều này hữu ích khi hoạt động của bạn trở nên phức tạp hơn. Mặc dù có nhiều tính năng phong phú, Wrike vẫn cho phép bạn bắt đầu với các thao tác cơ bản — phân công nhiệm vụ, đặt hạn chót và cộng tác thông qua bình luận và chia sẻ tập tin — nên bạn không phải dùng tất cả cùng một lúc. Nó tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Google Drive, Microsoft Teams, và Slack để giúp quy trình làm việc mượt mà hơn.
Giá:Gói miễn phí của Wrike hỗ trợ một đội nhỏ với người dùng không giới hạn trên các tính năng cơ bản, và các gói trả phí của họ mở khóa các khả năng nâng cao hơn (như nhiệm vụ phụ, bảng điều khiển và theo dõi thời gian) khi bạn sẵn sàng sử dụng chúng.
Từ các bảng kéo-thả đơn giản đến các bộ quản lý tất cả-trong-một, những công cụ quản lý dự án này mang đến một lựa chọn thay thế tươi mới thay vì phải vật lộn với bảng tính rời rạc hay các hệ thống doanh nghiệp quá phức tạp. Điều quan trọng là chọn ứng dụng phù hợp nhất với phong cách và nhu cầu của đội bạn. Bạn cần sự trực quan đơn giản, các tính năng lập kế hoạch chi tiết, cộng tác theo thời gian thực hay chỉ là một cách tiết kiệm chi phí để giữ trật tự? Ở trên có một lựa chọn đáp ứng những điều đó. Hãy chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc và ngân sách của bạn, và bắt đầu quản lý dự án hiệu quả hơn — để bạn bớt thời gian theo dõi nhiệm vụ và nhiều thời gian hơn phát triển doanh nghiệp.