Phần mềm quản lý quy trình làm việc giúp doanh nghiệp xác định, tổ chức và quản lý chuỗi nhiệm vụ và hoạt động. Nó được thiết kế để nâng cao năng suất của nhân viên, tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn giữa các nhóm và phòng ban. Thường được các nhà quản lý sử dụng, phần mềm này giúp hợp lý hóa cả quy trình kinh doanh giữa các bộ phận và giữa các bộ phận. Mặc dù tương tự như phần mềm quản lý quy trình kinh doanh (BPM), phần mềm quản lý quy trình làm việc là một giải pháp nhẹ hơn, dễ tiếp cận hơn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ có hoạt động ít phức tạp hơn. Không giống như phần mềm quản lý dự án tập trung vào quản lý các dự án hoặc nhiệm vụ riêng lẻ, phần mềm quản lý quy trình làm việc tự động hóa toàn bộ quy trình và tích hợp với các công cụ khác, chẳng hạn như phần mềm CRM, để hợp lý hóa quy trình làm việc trên các hệ thống khác nhau.