Phần mềm quản lý công việc cho phép các công ty thu hút tất cả nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ dựa trên dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban, tăng năng suất và tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực trong toàn tổ chức. Nó cũng tạo điều kiện làm việc từ xa và hợp tác với người dùng bên ngoài. Không giống như phần mềm quản lý dự án thường được người quản lý dự án sử dụng, bất kỳ ai trong công ty cũng như các cộng tác viên bên ngoài đều có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc. Ví dụ: các chuyên gia sáng tạo có thể sử dụng phần mềm này để cộng tác với người quản lý dự án và các thành viên khác trong nhóm. Điều quan trọng là phải phân biệt phần mềm quản lý công việc với phần mềm tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (PSA), phần mềm thường tập trung vào quản lý danh mục đầu tư dự án và bao gồm các chức năng của bộ phận hành chính và bộ phận hành chính như tự động hóa kế toán và tiếp thị. Do đó, phần mềm quản lý công việc thường yêu cầu tích hợp với hệ thống ERP và phần mềm kế toán.