Phần mềm quản lý hồ sơ công cộng giúp các cơ quan chính phủ lưu trữ, tổ chức và số hóa hồ sơ công khai, thường để hỗ trợ các yêu cầu tự do thông tin (FOI) từ công dân. Hồ sơ phổ biến bao gồm tài liệu đất đai, giấy phép kết hôn, giấy chứng nhận sinh và tử vong và hợp đồng pháp lý. Các giải pháp này tự động hóa quy trình công việc để định tuyến yêu cầu hồ sơ đến các bộ phận phù hợp, bất kể yêu cầu được gửi như thế nào và quản lý xử lý thanh toán. Họ cũng đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật của thông tin nhạy cảm bằng cách tái cấu trúc các tài liệu để ngăn chặn việc tiết lộ các chi tiết bí mật. Thông thường, các nền tảng này cung cấp một cổng thông tin công khai cho công dân tìm kiếm hồ sơ và gửi yêu cầu, với khả năng theo dõi trạng thái yêu cầu của họ từ việc nộp đến hoàn thành. Trong nội bộ, các hệ thống này cung cấp cho các cơ quan chính phủ các chức năng tương tự với phần mềm lưu trữ thông tin doanh nghiệp. Kể từ năm 2020, các cơ quan liên bang ở Hoa Kỳ được yêu cầu quản lý tất cả các hồ sơ điện tử, làm cho các hệ thống quản lý hồ sơ công cộng trở nên thiết yếu cho nhiều cơ quan chính phủ. Các công cụ này cho phép các cơ quan tải lên và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số, với các tính năng lập chỉ mục để truy xuất nhanh để đáp ứng các yêu cầu. Họ cũng duy trì các con đường kiểm toán để theo dõi những người truy cập hồ sơ và khi nào. Hầu hết các hệ thống bao gồm các tính năng báo cáo và phân tích để giám sát các số liệu hiệu suất và xác định xu hướng trong các yêu cầu hồ sơ.

Đề xuất ứng dụng mới

Everlaw

everlaw.com

Everlaw là phần mềm khám phá điện tử giúp quản lý và phân tích tài liệu cho các chuyên gia pháp lý một cách hiệu quả.

GovPilot

govpilot.com

GovPilot là nền tảng quản lý chính phủ dựa trên đám mây, giúp tăng hiệu quả hoạt động và cải thiện dịch vụ công thông qua tự động hóa và quản lý dữ liệu.