Phần mềm ghi chú viết tay cho phép doanh nghiệp tạo các bức thư được cá nhân hóa cho khách hàng và những người liên hệ quan trọng khác. Những công cụ này rất hữu ích khi gửi thư liên quan đến thông báo của công ty, giới thiệu khách hàng, lời cảm ơn và các dịp đặc biệt, tất cả đều ở quy mô lớn. Họ cung cấp văn phòng phẩm chất lượng cao và mô phỏng chữ viết tay đích thực. Một số nhà cung cấp đề nghị các nhóm viết tay từng ghi chú, trong khi những nhà cung cấp khác sao chép kỹ thuật số các kiểu chữ viết tay để có hình thức chân thực. Phần mềm này chủ yếu được các nhóm bán hàng và tiếp thị sử dụng để liên lạc với khách hàng thường xuyên nhưng cũng có thể được các nhà quản lý nhân sự và văn phòng sử dụng để liên lạc với đại chúng. Sử dụng phần mềm này có thể nâng cao mối quan hệ với khách hàng, tăng cường khả năng giữ chân và lòng trung thành, đồng thời cải thiện tỷ lệ mở cho thư thực. Ngoài ra, nó còn tiết kiệm thời gian và nguồn lực thường dành cho các chiến dịch gửi thư trực tiếp và giảm nguy cơ xảy ra lỗi. Nhiều giải pháp trong danh mục này cũng cung cấp dịch vụ gửi thư, loại bỏ nhu cầu biên soạn và gửi thư thực tế.