Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý chi phí để xử lý, thanh toán và kiểm toán các chi phí do nhân viên khởi xướng. Phần mềm này cho phép nhân viên gửi chi phí để phê duyệt thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng di động. Nó đơn giản hóa và tự động hóa việc nhập chi phí, hợp lý hóa quy trình xem xét, loại bỏ các dấu vết giấy tờ và giảm nỗ lực hành chính. Quản trị viên có được khả năng hiển thị đầy đủ và có thể theo dõi việc nhân viên sử dụng nguồn tài chính của công ty. Phần mềm phân tích chi phí tổng thể, xác định các cơ hội tiết kiệm chi phí và kiểm soát chi tiêu quá mức. Nó thường được tích hợp với phần mềm theo dõi thời gian, quản lý đi lại, bảng lương hoặc kế toán và quản lý lực lượng lao động.