Ефективне управління часом стало складнішим, ніж будь-коли. Між нарадами, плануванням змін, координацією проєктів і особистими справами легко відчувати перевантаження. Традиційні календарі лише поверхнево вирішують проблему, часто змушуючи користувачів жонглювати нагадуваннями, перенесенням подій через конфлікти та нескінченними ланцюжками електронних листів.
Саме тут на допомогу приходять асистенти з планування на базі ШІ. Ці інструменти не лише встановлюють нагадування — вони прогнозують конфлікти, автоматизують бронювання, оптимізують час зустрічей, керують змінами в команді та навіть займаються подальшими нагадуваннями. Чи ви студент, що організовує групові заняття, фрілансер, що записує клієнтів, лідер команди, що балансує графіки, чи керівник, що керує насиченими календарями — існує застосунок для планування на базі ШІ, створений для ваших потреб.
У цьому посібнику ми розглянемо 9 найкращих асистентів з планування на базі ШІ, доступних сьогодні. Кожен інструмент орієнтований на різні типи користувачів — від професіоналів у швидкоплинних галузях до звичайних користувачів, які просто хочуть розумніший спосіб впорядкувати щоденні завдання.
Motion
Найкраще для:
Професіоналів, яким потрібен ШІ для пріоритизації завдань і зустрічей.
Motion використовує ШІ для автоматичного планування вашого дня. Він створює динамічні розклади, які балансували зустрічі, глибоку роботу та особисті завдання. Якщо пріоритети змінюються, додаток миттєво переміщує записи в календарі.
Ключові функції:
- Автоматичне планування завдань і зустрічей залежно від терміновості.
- Динамічне щоденне планування з миттєвими оновленнями.
- Інтеграція з Google Calendar та Outlook.
- Чудово підходить для професіоналів, орієнтованих на продуктивність.
Ціни:
Плани від ~19$/місяць.
Reclaim.ai
Найкраще для:
Команд, що балансують гнучку роботу й регулярні завдання.
Reclaim.ai синхронізується з вашим існуючим календарем і автоматично захищає час для звичок, завдань і зустрічей. Він підлаштовується під зміни в реальному часі, що робить його ідеальним для гібридних команд.
Ключові функції:
- Розумне блокування часу для регулярної роботи.
- Автоматичне коригування при зміні пріоритетів.
- Інтеграція з Slack, Zoom, Asana та Jira.
- Підходить для балансу роботи й життя та командних процесів.
Ціни:
Є безкоштовний план; платні плани від ~8$/місяць.
Clockwise
Найкраще для:
Великих команд, що оптимізують час для фокусної роботи.
Clockwise оптимізує розклад команди, переміщуючи зустрічі на найкращий час і створюючи неперервні блоки для зосередженої роботи. Особливо ефективний для розподілених команд із перетином часових поясів.
Ключові функції:
- Оптимізація зустрічей за допомогою ШІ.
- Створення великих блоків фокусного часу.
- Працює з Google Calendar і Slack.
- Чудово підходить для підприємств і віддалених команд.
Ціни:
Безкоштовний план; Pro-плани від ~6.75$/місяць.
Calendly
Найкраще для:
Фрілансерів і бізнесів, що приймають бронювання від клієнтів.
Calendly автоматизує запис клієнтів за допомогою посилань для бронювання. Функції на базі ШІ радять оптимальні часи та запобігають подвійним бронюванням. Ідеально підходить для команд продажу, консультантів і постачальників послуг.
Ключові функції:
- Сторінки для бронювання, якими легко ділитися.
- ШІ виявляє та уникає конфліктів у часі.
- Автоматична робота в різних часових поясах.
- Інтеграція з Zoom, Teams та CRM.
Ціни:
Безкоштовна базова версія; платні плани від ~10$/місяць.
Clara
Найкраще для:
Керівників, які хочуть «людиноподібного» асистента з планування.
Clara діє як віртуальний помічник керівника. Ви підключаєте Clarа до ланцюжків листування, і вона веде розмови про планування з природним, людяним тоном. Ідеально для професіоналів із завантаженою поштою.
Ключові функції:
- ШІ для планування електронною поштою, що відчувається як людське спілкування.
- Обробка подальших дій і перенесення зустрічей.
- Синхронізація з Google та Outlook.
- Зекономлює години керівникам і менеджерам.
Ціни:
Починається від ~99$/місяць.
Skedulo
Найкраще для:
Компаній, що керують працівниками на передовій або за змінним графіком.
Skedulo створений для планування змін і управління робочою силою. ШІ призначає завдання на основі доступності, навичок і місцезнаходження — ідеально для охорони здоров’я, ритейлу та польових сервісів.
Ключові функції:
- Планування змін і розклад працівників на базі ШІ.
- Мобільно-орієнтована платформа для працівників на виїзді.
- Призначення завдань за навичками.
- Оновлення в реальному часі та інструменти для відповідності вимогам.
Ціни:
Індивідуальне ціноутворення.
Trevor AI
Найкраще для:
Студентів і фрілансерів, які керують завданнями з гнучкістю.
Trevor AI поєднує управління завданнями з календарним плануванням. Додавайте свої справи, а Trevor інтелектуально пропонує найкращі часові інтервали на основі вашого навантаження.
Ключові функції:
- Перетягування завдань у слоти календаря.
- ШІ пропонує оптимальні часи для виконання задач.
- Синхронізація з Google Calendar.
- Ідеально для студентів або фрілансерів.
Ціни:
Є безкоштовний план; Pro-план від ~3.99$/місяць.
Sidekick AI
Найкраще для:
Команд продажу та підприємців, що планують зустрічі з зовнішніми контактами.
Sidekick AI допомагає професіоналам узгоджувати зустрічі з клієнтами та партнерами. Він вивчає ваші вподобання й автоматично пропонує часи, зменшуючи кількість листувань.
Ключові функції:
- ШІ вивчає ваш стиль планування.
- Розумні пропозиції для зустрічей.
- Посилання для спільного бронювання.
- Створений для зовнішнього планування.
Ціни:
Є безкоштовний план; Pro від ~10$/місяць.
Microsoft Copilot
Найкраще для:
Корпоративних користувачів, які вже працюють в екосистемі Microsoft.
Copilot в Outlook використовує ШІ для підсумовування ланцюжків електронних листів, пропонування часу для зустрічей та автоматичного планування подальших кроків. Він ідеально підходить для організацій, що вже користуються Microsoft 365.
Ключові функції:
- Пропозиції часу для зустрічей на базі ШІ.
- Автоматизація перетворення листів у події календаря.
- Підсумовування розмов з виділенням наступних кроків.
- Безшовна інтеграція з Teams та офісними додатками.
Ціни:
Включено в підписки Microsoft 365 із доповненням Copilot.
Асистенти з планування на базі ШІ більше не є опцією — вони стали необхідними інструментами для управління сучасним навантаженням. Від динамічного щоденного планування Motion до оптимізації змін у Skedulo й «людиноподібного» планування від Clara — кожен додаток вирішує свою унікальну проблему.
Для індивідів ШІ може заощадити години планування щотижня. Для команд він зменшує тертя, знижує вигорання й робить співпрацю плавнішою. Правильний асистент не лише бронює зустрічі — він звільняє розум, щоб зосередитися на важливій роботі, креативності та стратегії.
Почніть з безкоштовного плану, протестуйте функції, які підходять вашому робочому процесу, і переходьте на платні рішення у міру зростання потреб. Коли ШІ виконує важку роботу, планування перестає бути рутиною — воно стає можливістю повернути собі час.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.