ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ธุรกิจกำหนด จัดระเบียบ และจัดการลำดับของงานและกิจกรรมได้ ได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร และส่งเสริมการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นระหว่างทีมและแผนกต่างๆ โดยทั่วไปแล้วผู้จัดการจะใช้ซอฟต์แวร์นี้ช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจทั้งระหว่างและภายในแผนก แม้ว่าจะคล้ายกับซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) แต่ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นโซลูชันที่เบากว่าและเข้าถึงได้ง่ายกว่า ทำให้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางที่มีการดำเนินงานที่ซับซ้อนน้อยกว่า ต่างจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการซึ่งมุ่งเน้นไปที่การจัดการแต่ละโครงการหรืองานต่างๆ ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์จะทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติและผสานรวมกับเครื่องมืออื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์ CRM เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ในระบบต่างๆ