ซอฟต์แวร์การจัดการงานช่วยให้บริษัทต่างๆ มีส่วนร่วมกับพนักงานทุกคนในงานตามโครงการ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และเพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากรทั่วทั้งองค์กร นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการทำงานระยะไกลและการร่วมมือกับผู้ใช้ภายนอก ต่างจากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการซึ่งโดยปกติแล้วผู้จัดการโครงการจะใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการงานสามารถใช้ได้โดยทุกคนในบริษัท เช่นเดียวกับผู้ทำงานร่วมกันภายนอก ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างสรรค์สามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้เพื่อทำงานร่วมกับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมคนอื่นๆ สิ่งสำคัญคือต้องแยกความแตกต่างซอฟต์แวร์การจัดการงานจากซอฟต์แวร์บริการอัตโนมัติระดับมืออาชีพ (PSA) ซึ่งโดยทั่วไปมุ่งเน้นไปที่การจัดการพอร์ตโฟลิโอโครงการ และรวมถึงฟังก์ชันแบ็คออฟฟิศและส่วนหน้า เช่น การบัญชีและการตลาดอัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้ซอฟต์แวร์การจัดการงานจึงมักต้องมีการผสานรวมกับระบบ ERP และซอฟต์แวร์บัญชี