ซอฟต์แวร์บันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างจดหมายส่วนตัวสำหรับลูกค้าและผู้ติดต่อที่สำคัญอื่นๆ เครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์ในการส่งอีเมลที่เกี่ยวข้องกับประกาศของบริษัท การแนะนำลูกค้า ข้อความขอบคุณ และโอกาสพิเศษ ทั้งหมดนี้ในขนาดที่เหมาะสม มีเครื่องเขียนคุณภาพสูงและจำลองลายมือจริง ผู้จำหน่ายบางรายเสนอทีมให้เขียนบันทึกด้วยลายมือแต่ละฉบับ ในขณะที่บางรายจำลองรูปแบบการเขียนด้วยลายมือแบบดิจิทัลเพื่อให้มีลักษณะที่สมจริง ซอฟต์แวร์นี้ถูกใช้โดยทีมขายและการตลาดเพื่อการสื่อสารกับลูกค้าเป็นประจำเป็นหลัก แต่ยังสามารถนำมาใช้โดยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลและสำนักงานเพื่อการสื่อสารมวลชนได้อีกด้วย การใช้ซอฟต์แวร์นี้สามารถปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า เพิ่มการรักษาลูกค้าและความภักดี และปรับปรุงอัตราการเปิดสำหรับการส่งไปรษณีย์ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่ใช้กับแคมเปญไดเร็กเมล์และลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด โซลูชันจำนวนมากในหมวดหมู่นี้ยังมีบริการส่งไปรษณีย์ ทำให้ไม่จำเป็นต้องรวบรวมและจัดส่งจดหมายจริงอีกต่อไป