Framesoft Document Management

Framesoft Document Management (FDM) is een uitgebreide softwareoplossing voor professioneel en wereldwijd inhoud- en samenwerkingsbeheer. FDM is ontworpen om het proces van het beheren van documenten in een digitale omgeving te stroomlijnen, waardoor zowel de efficiëntie als de veiligheid in een organisatie worden verbeterd. Met FDM kunt u alle soorten elektronische inhoud beheren. Inhoud kan eenvoudig worden opgeslagen, gevolgd en doorzocht via fuzzy / AI-gebaseerd zoeken in volledige tekst of door automatisch trefwoorden toe te wijzen. FDM omvat een reeks hulpmiddelen voor het maken, beheren en opslaan van elektronische documenten op een centrale locatie, waardoor gemakkelijke toegang via meerdere kanalen, opvraging, delen en samenwerking mogelijk wordt. Belangrijkste kenmerken: ** Digitale opslag - FDM biedt een gecentraliseerde opslagplaats voor digitale documenten van elk type. Dit maakt het eenvoudig opslaan, ophalen en beheren van documenten mogelijk. Het omvat hiërarchische opslag, wat betekent dat documenten kunnen worden opgeslagen in mappen en submappen, wat een intuïtieve en gestructureerde organisatie mogelijk maakt. ** Geavanceerde zoekfunctionaliteit - Een robuuste en uitgebreide zoekmachine inclusief fuzzy / op kunstmatige intelligentie (AI) gebaseerde volledige tekstzoekopdrachten en het automatisch toewijzen van trefwoorden. Met deze functie kunnen gebruikers snel documenten lokaliseren op basis van verschillende criteria, zoals trefwoorden, inhoud, auteur, datum en meer. Optical Character Recognition (OCR)-technologie kan worden geïntegreerd om het zoeken naar tekst in gescande documenten en afbeeldingen mogelijk te maken. ** Toegangscontrole en beveiliging - Beveiligingsfuncties omvatten gecontroleerde toegang tot e-bestanden en documenten. Beheerders kunnen op verschillende niveaus machtigingen instellen en bepalen wie documenten kan bekijken, bewerken of verwijderen. Dit zorgt ervoor dat gevoelige informatie alleen toegankelijk is voor geautoriseerd personeel. Bovendien worden er audittrails bijgehouden voor monitoring- en nalevingsdoeleinden. ** Versiebeheer en audittrails - Versiebeheer zorgt ervoor dat de geschiedenis van wijzigingen in een e-bestand of document wordt vastgelegd en toegankelijk is. Deze functie stelt gebruikers in staat indien nodig terug te keren naar eerdere versies en biedt een duidelijk audittraject van bewerkingen, wat cruciaal is voor compliance- en wettelijke vereisten. ** Samenwerkingstools - FDM vergemakkelijkt samenwerking via functies zoals het delen van documenten, gelijktijdig bewerken en reageren. Met deze tools kunnen teams in realtime samenwerken aan documenten, ongeacht hun fysieke locatie. ** Workflow-automatisering en -integratie - FDM Workflow-automatiseringstools helpen bedrijfsprocessen te stroomlijnen door documentgerelateerde taken zoals goedkeuringen, meldingen en routering te automatiseren. Dankzij de integratiemogelijkheden kan FDM naadloos samenwerken met andere bedrijfssoftwaresystemen zoals Contract Management Systems, Customer Relationship Management (CRM) en Enterprise Resource Planning (ERP)-systemen, waardoor de algehele productiviteit wordt verbeterd. ** Compliance- en retentiebeheer - Compliance-functies zorgen ervoor dat de documentbeheerpraktijken voldoen aan de industrienormen en wettelijke vereisten. FDM kan automatisch de bewaarschema's voor documenten beheren, zodat documenten gedurende de vereiste perioden worden bewaard en op de juiste manier worden verwijderd. ** Mobiele toegankelijkheid - FDM is toegankelijk via mobiele apparaten, waardoor gebruikers altijd en overal documenten kunnen openen en beheren. ** Maatwerk en schaalbaarheid - FDM kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van een organisatie. Schaalbaarheid zorgt ervoor dat FDM kan groeien en zich kan aanpassen naarmate de organisatie groeit. ** Cloudgebaseerde opties - FDM wordt ook aangeboden als een cloudgebaseerde Software as a Service (SaaS)-oplossing, die de voordelen biedt van verminderde IT-overhead, schaalbaarheid en toegankelijkheid op afstand. Met deze functies kunnen gebruikers de toegang tot documenten controleren, wijzigingen volgen en naleving van wettelijke vereisten en industriestandaarden garanderen. Bovendien helpt FDM elke organisatie om de kosten die gepaard gaan met op papier gebaseerde processen te verlagen, de productiviteit te verbeteren en de informatiebeveiliging te verbeteren.