Met software voor werkbeheer kunnen bedrijven alle werknemers betrekken bij projectgebaseerde taken, waardoor de samenwerking tussen afdelingen wordt bevorderd, de productiviteit wordt verhoogd en de toewijzing van middelen binnen de hele organisatie wordt geoptimaliseerd. Het vergemakkelijkt ook het werken op afstand en de samenwerking met externe gebruikers. In tegenstelling tot projectmanagementsoftware, die doorgaans door projectmanagers wordt gebruikt, kan werkmanagementsoftware door iedereen in het bedrijf worden gebruikt, maar ook door externe medewerkers. Creatieve professionals kunnen deze software bijvoorbeeld gebruiken om samen te werken met projectmanagers en andere teamleden. Het is belangrijk om werkbeheersoftware te onderscheiden van software voor professionele servicesautomatisering (PSA), die zich over het algemeen richt op projectportfoliobeheer en back-office- en frontoffice-functionaliteiten omvat, zoals boekhouding en marketingautomatisering. Als gevolg hiervan vereist werkbeheersoftware vaak integratie met ERP-systemen en boekhoudsoftware.