Met video-e-mailsoftware kunnen gebruikers gepersonaliseerde video's aan e-mails toevoegen, waardoor de communicatie-inspanningen worden verbeterd. Marketeers gebruiken video-e-mail om hun e-mailcampagnes te verrijken met boeiende video-inhoud, terwijl verkopers het gebruiken om hun e-mails aan klanten en prospects te personaliseren. Sommige video-e-mailtools zijn specifiek ontworpen voor verkoop- of marketingteams en bieden functies die zijn afgestemd op hun behoeften. Voor marketing kunnen deze functies onder meer campagneplanning, tracking en de mogelijkheid om e-maillijsten te uploaden omvatten. Voor verkoopteams kunnen ze geautomatiseerde e-mailopvolgingen en CRM-software-integraties aanbieden. Hoewel sommige videohosting- en scherm-/video-opnamesoftware video-e-mail als extra functie bevatten, zijn veel video-e-mailoplossingen op zichzelf staande tools. Deze oplossingen worden vaak geleverd met mogelijkheden voor het volgen van e-mail, zoals het volgen van acties van ontvangers, en kunnen worden geïntegreerd met populaire e-mailsoftware, zodat gebruikers hun favoriete e-maildiensten kunnen blijven gebruiken.