Met inkoopsoftware kunnen bedrijven de stappen in het inkoopproces automatiseren en volgen. Het helpt gebruikers bij het stroomlijnen van inkoopactiviteiten en kan naadloos worden geïntegreerd met boekhoudsystemen, waardoor de financiële zichtbaarheid en het bijhouden van gegevens worden verbeterd. Deze integratie leidt tot zowel tijd- als kostenbesparingen. Inkoopsoftware wordt doorgaans gebruikt door inkoop- en boekhoudteams. Hoewel nauw verwant aan procure-to-pay (P2P) software, richt inkoopsoftware zich specifiek op de inkoopfase van het inkoopproces. P2P-software bestrijkt daarentegen een bredere reikwijdte en omvat de gehele levenscyclus van inkoop, van aanvraag tot betaling.