Å håndtere tiden effektivt har blitt vanskeligere enn noen gang. Mellom møter, vaktplanlegging, prosjektkoordinering og personlige oppgaver er det lett å bli overveldet. Tradisjonelle kalendere skraper bare i overflaten, og lar ofte brukere balansere påminnelser, omplanleggingskonflikter og endeløse e-posttråder.
Her kommer AI-drevne planleggingsassistenter inn. Disse verktøyene setter ikke bare påminnelser—de forutser konflikter, automatiserer booking, optimaliserer møtetider, håndterer teamvakter og tar til og med seg av oppfølginger. Enten du er student som organiserer leseseminarer, frilanser som planlegger kunder, teamleder som balanserer vakter, eller leder som administrerer svært aktive kalendere, finnes det en AI-planleggingsapp laget for deg.
I denne guiden skal vi se på de 9 beste AI-planleggingsassistentene som er tilgjengelige i dag. Hvert verktøy er tilpasset ulike brukere, fra fagpersoner i raskt tempo til mer uformelle brukere som rett og slett ønsker en smartere måte å holde oversikt over daglige oppgaver.
Motion
Passer best for:
Profesjonelle som trenger AI til å prioritere oppgaver og møter.
Motion bruker AI til automatisk å planlegge dagen din. Det bygger dynamiske timeplaner som balanserer møter, dyp arbeid og personlige oppgaver. Hvis prioriteringene endrer seg, omrokkelerer appen kalenderen umiddelbart.
Nøkkelfunksjoner:
Auto-planlegger oppgaver og møter basert på hastegraden.
Dynamisk daglig planlegging med øyeblikkelige oppdateringer.
Integreres med Google- og Outlook-kalendere.
Flott for produktivitetsfokuserte profesjonelle.
Pris:
Planer fra ~$19/måned.
Reclaim.ai
Passer best for:
Team som balanserer fleksibelt arbeid og tilbakevendende oppgaver.
Reclaim.ai synkroniserer med din eksisterende kalender og beskytter automatisk tid til vaner, oppgaver og møter. Den justerer seg rundt endringer i sanntid, noe som gjør den ideell for hybride team.
Nøkkelfunksjoner:
Smart tidblokking for gjentakende arbeid.
Justerer automatisk når prioriteringer endres.
Integreres med Slack, Zoom, Asana og Jira.
Passer godt for balanse mellom jobb og fritid og teamarbeidsflyt.
Pris:
Gratisplan tilgjengelig; betalte planer fra ~$8/måned.
Clockwise
Passer best for:
Store team som optimaliserer for fokusert tid.
Clockwise optimaliserer teamkalendere ved å flytte møter til de beste tidspunktene og skape uavbrutte fokusblokker. Det er spesielt effektivt for distribuerte team med overlappende tidssoner.
Nøkkelfunksjoner:
AI-optimalisering av møter.
Oppretter store fokus-tidsblokker.
Fungerer med Google Calendar og Slack.
Flott for virksomheter og fjernteam.
Pris:
Gratisplan; Pro-planer starter på ~$6.75/måned.
Calendly
Passer best for:
Frilansere og bedrifter som håndterer kundebookinger.
Calendly automatiserer kundebooking med delbare bookingslenker. AI-funksjoner anbefaler optimale tidspunkter og forhindrer dobbeltbooking. Perfekt for salgsteam, konsulenter og tjenesteleverandører.
Nøkkelfunksjoner:
Delbare bookingsider for enkel planlegging.
AI oppdager og unngår tidkonflikter.
Fungerer automatisk på tvers av tidssoner.
Integrasjon med Zoom, Teams og CRM-systemer.
Pris:
Gratis basisversjon; betalte planer fra ~$10/måned.
Clara
Passer best for:
Ledere som ønsker en «menneskelig» AI-planleggingsassistent.
Clara fungerer som en virtuell sekretær. Du inkluderer Clara i e-posttråder, og den håndterer planleggingssamtalene med en naturlig, menneskelig tone. Perfekt for fagpersoner med travle innbokser.
Nøkkelfunksjoner:
AI-basert e-postplanlegging som oppleves menneskelig.
Håndterer oppfølginger og omplanlegging.
Synkroniseres med Google og Outlook.
Spar timer for ledere og mellomledere.
Pris:
Starter på ~$99/måned.
Skedulo
Passer best for:
Selskaper som administrerer frontlinje- eller vaktbaserte arbeidere.
Skedulo er bygget for vaktplanlegging og arbeidsstyrkeadministrasjon. AI tildeler oppgaver basert på tilgjengelighet, ferdigheter og lokasjon—ideelt for helsevesen, detaljhandel og feltservice-team.
Nøkkelfunksjoner:
AI-basert vaktplanlegging og arbeidsplanlegging.
Mobil-først plattform for arbeidere på farten.
Ferdighetsbasert oppgavetildeling.
Sanntidsoppdateringer og verktøy for samsvar.
Pris:
Tilpasset prising.
Trevor AI
Passer best for:
Studenter og frilansere som trenger fleksibel oppgavehåndtering.
Trevor AI kombinerer oppgavehåndtering med kalenderplanlegging. Legg til oppgavene dine, så foreslår Trevor intelligent de beste tidspunktene basert på arbeidsmengden din.
Nøkkelfunksjoner:
Dra-og-slipp-oppgaver inn i kalenderslots.
AI foreslår optimale tidspunkt for oppgaver.
Synkroniseres med Google Calendar.
Perfekt for studenter eller frilansere.
Pris:
Gratisplan tilgjengelig; Pro-plan fra ~$3.99/måned.
Sidekick AI
Passer best for:
Salgsteam og entreprenører som planlegger med eksterne kontakter.
Sidekick AI hjelper profesjonelle med å planlegge møter med kunder og partnere. Den lærer preferansene dine og foreslår tider automatisk, noe som reduserer frem-og-tilbake e-poster.
Nøkkelfunksjoner:
AI lærer din planleggingsstil.
Smarte møteforslag.
Delbare bookingslenker.
Bygget for ekstern planlegging.
Pris:
Gratisplan; Pro fra ~$10/måned.
Microsoft Copilot
Passer best for:
Bedriftsbrukere som allerede er i Microsoft-økosystemet.
Copilot i Outlook bruker AI til å oppsummere e-posttråder, foreslå møtetider og automatisk planlegge oppfølginger. Det er perfekt for organisasjoner som allerede bruker Microsoft 365.
Nøkkelfunksjoner:
AI-forslag til møtetidspunkt.
E-post-til-kalender-automatisering.
Oppsummerer samtaler med handlingspunkter.
Sømløst integrert med Teams og Office-apper.
Pris:
Inkludert i Microsoft 365-abonnement med Copilot-tillegget.
AI-planleggingsassistenter er ikke lenger valgfrie—de har blitt essensielle verktøy for å håndtere moderne arbeidsmengder. Fra Motions dynamiske daglige planlegging til Skedulos vaktoptimalisering og Claras menneskelignende planlegging, løser hver app en unik utfordring.
For enkeltpersoner kan AI spare timer med planlegging hver uke. For team fjerner det friksjon, reduserer utbrenthet og gjør samarbeid smidigere. Den rette assistenten booker ikke bare møter—den frigjør tankene dine slik at du kan fokusere på meningsfullt arbeid, kreativitet og strategi.
Start med en gratisplan, test funksjonene som passer arbeidsflyten din, og oppgrader etter hvert som behovene vokser. Med AI som gjør det tunge løftet, vil du oppdage at planlegging ikke lenger føles som en tørn—det føles som en mulighet til å få tilbake tiden din.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.