Il software di posta elettronica video consente agli utenti di allegare video personalizzati alle e-mail, migliorando gli sforzi di comunicazione. Gli esperti di marketing utilizzano l'e-mail video per arricchire le proprie campagne e-mail con contenuti video accattivanti, mentre i rappresentanti di vendita lo utilizzano per personalizzare le proprie e-mail a clienti e potenziali clienti. Alcuni strumenti di posta elettronica video sono progettati specificamente per i team di vendita o di marketing e offrono funzionalità su misura per le loro esigenze. Per il marketing, queste funzionalità potrebbero includere la pianificazione delle campagne, il monitoraggio e la possibilità di caricare elenchi di posta elettronica. Per i team di vendita, potrebbero offrire follow-up automatizzati via e-mail e integrazioni software CRM. Mentre alcuni software di hosting video e acquisizione di schermate/video includono l'e-mail video come funzionalità aggiuntiva, molte soluzioni di e-mail video sono strumenti autonomi. Queste soluzioni spesso sono dotate di funzionalità di tracciamento della posta elettronica, come il monitoraggio delle azioni dei destinatari, e si integrano con i più diffusi software di posta elettronica, consentendo agli utenti di continuare a utilizzare i propri servizi di posta elettronica preferiti.