Il software di gestione dei record pubblici aiuta le agenzie governative a archiviare, organizzare e digitalizzare i registri pubblici, spesso per supportare le richieste di libertà di informazione (FOI) da parte dei cittadini. I registri comuni includono documenti fondiari, licenze di matrimonio, certificati di nascita e morte e contratti legali. Queste soluzioni automatizzano i flussi di lavoro per instradare le richieste di registrazione ai dipartimenti appropriati, indipendentemente dal modo in cui viene presentata la richiesta e gestisce l'elaborazione dei pagamenti. Garantiscono inoltre la privacy e la sicurezza delle informazioni sensibili redattando i documenti per impedire la divulgazione di dettagli riservati. In genere, queste piattaforme offrono un portale rivolto al pubblico per i cittadini per cercare registri e inviare richieste, con la possibilità di tracciare lo stato delle loro richieste dalla presentazione al completamento. Internamente, questi sistemi forniscono alle agenzie governative funzioni simili al software di archiviazione delle informazioni aziendali. Dal 2020, le agenzie federali negli Stati Uniti sono tenute a gestire tutti i registri elettronicamente, rendendo essenziali i sistemi di gestione dei registri pubblici per molti enti governativi. Questi strumenti consentono alle agenzie di caricare e archiviare i record digitali, con funzionalità di indicizzazione per un rapido recupero per rispondere alle richieste. Mantengono anche percorsi di audit per tenere traccia di chi ha acceduto ai record e quando. La maggior parte dei sistemi include funzionalità di reporting e analisi per monitorare le metriche delle prestazioni e identificare le tendenze nelle richieste di registrazione.

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