Gli strumenti di gestione dei progetti sono progettati per integrare il software di gestione dei progetti, ma non devono essere confusi con esso. A differenza dei veri e propri software di gestione dei progetti, questi strumenti non sono in grado di gestire un progetto dall'inizio alla fine. Si concentrano invece su funzionalità specifiche come la visualizzazione del progetto, la pianificazione e il reporting avanzato, funzionalità che potrebbero non essere sempre disponibili nei tradizionali software di gestione dei progetti. Alcuni strumenti di gestione dei progetti sono progettati per funzionare insieme a prodotti software di gestione dei progetti specifici, mentre altri sono più generici. In quest'ultimo caso, questi strumenti richiedono in genere l'importazione e l'esportazione dei dati di progetto, nonché l'integrazione con i sistemi di gestione dei progetti esistenti.
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