Il software per appunti scritti a mano consente alle aziende di creare lettere personalizzate per clienti e altri contatti importanti. Questi strumenti sono utili per inviare posta relativa ad annunci aziendali, presentazioni di clienti, note di ringraziamento e occasioni speciali, il tutto su larga scala. Forniscono articoli di cancelleria di alta qualità e simulano la calligrafia autentica. Alcuni fornitori offrono ai team la possibilità di scrivere a mano ogni nota, mentre altri replicano digitalmente gli stili di scrittura per un aspetto realistico. Questo software viene utilizzato principalmente dai team di vendita e marketing per le comunicazioni regolari con i clienti, ma può anche essere utilizzato dai responsabili delle risorse umane e degli uffici per le comunicazioni di massa. L'utilizzo di questo software può migliorare le relazioni con i clienti, aumentare la fidelizzazione e la fedeltà e migliorare i tassi di apertura per la posta fisica. Inoltre, consente di risparmiare tempo e risorse solitamente spesi per campagne di direct mailing e riduce il rischio di errori. Molte soluzioni di questa categoria offrono anche servizi di mailing, eliminando la necessità di compilare e spedire la posta fisica.