Kotak surat virtual menawarkan platform online tempat pengguna dapat mengakses dan melihat surat yang dipindai. Layanan ini memungkinkan pengguna meneruskan email mereka ke alamat lain, kemudian memindainya menggunakan perangkat lunak pengambilan dokumen dan kemudian diunggah ke aplikasi untuk dilihat dari mana saja. Kotak surat virtual melayani individu dan bisnis. Mereka sangat populer di kalangan pelancong yang sering bepergian dan memerlukan akses ke surat mereka saat berada di luar negeri, serta di kalangan bisnis yang ingin mengurangi kekacauan surat fisik sambil tetap mempertahankan arsip digital. Beberapa layanan kotak surat virtual bahkan menawarkan opsi setoran cek jika diotorisasi. Untuk bisnis, pengguna mungkin diberikan login bersama atau individual untuk mengelola dan melihat email perusahaan.