Perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen biaya proyek untuk melacak profitabilitas proyek yang mereka lakukan. Perangkat lunak ini membantu bisnis memperkirakan biaya berbagai proyek, memantau pengeluaran aktual, dan membandingkannya dengan biaya yang diproyeksikan untuk menentukan margin keuntungan. Manajer proyek dan petugas pengendalian proyek mengandalkan alat ini untuk memastikan proyek tetap sesuai anggaran. Akuntan juga menggunakannya untuk memantau biaya baik pada tingkat proyek maupun portofolio, mengelompokkan pengeluaran berdasarkan jenis sumber daya (misalnya, tenaga kerja, material). Perangkat lunak manajemen biaya proyek dapat ditawarkan sebagai bagian dari manajemen proyek yang lebih luas atau rangkaian manajemen proyek dan portofolio. Ini juga dapat dimasukkan dalam sistem ERP berbasis proyek, yang sering kali menampilkan alat manajemen biaya terintegrasi. Ketika dijual terpisah, solusi ini dapat berintegrasi dengan sistem lain, termasuk perangkat lunak manajemen proyek, portofolio, dan program, platform ERP, dan sistem akuntansi.