Perangkat lunak pemindaian dokumen dirancang untuk menggantikan pemindai fisik tradisional. Platform ini menawarkan kemampuan untuk menangkap dokumen dan mengunggahnya langsung ke sistem. Setelah diunggah, dokumen dapat disimpan dalam berbagai format, termasuk .PDF, .JPEG, dan .TIFF. File yang baru dibuat dapat dikirim melalui email sebagai lampiran atau dikirim langsung dari platform itu sendiri. Solusi pemindaian dokumen sering kali menyertakan fitur untuk menyimpan dan mengelola dokumen yang dipindai sebelumnya. Meskipun perangkat lunak pemindaian dokumen dapat digunakan oleh hampir semua bisnis, perangkat lunak ini paling sering digunakan di kantor perusahaan, mendukung banyak tim dalam suatu organisasi. Misalnya, tenaga penjualan mungkin menggunakannya untuk mengirimkan kontrak kepada klien, sementara perwakilan SDM mungkin mengirimkan surat penawaran kepada karyawan baru. Solusi ini menyederhanakan proses pemindaian dan membantu mengurangi biaya yang terkait dengan penggunaan kertas berlebihan. Perangkat lunak pemindaian dokumen biasanya terintegrasi dengan perangkat lunak pengambilan dokumen untuk memastikan penyimpanan dan pengelolaan dokumen yang aman.