El software de gestión del flujo de trabajo ayuda a las empresas a definir, organizar y gestionar secuencias de tareas y actividades. Está diseñado para mejorar la productividad de los empleados, optimizar la asignación de recursos y fomentar una mejor colaboración entre equipos y departamentos. Este software, que suelen utilizar los gerentes, ayuda a optimizar los procesos comerciales interdepartamentales e intradepartamentales. Si bien es similar al software de gestión de procesos de negocio (BPM), el software de gestión de flujo de trabajo es una solución más ligera y accesible, lo que lo hace especialmente adecuado para pequeñas y medianas empresas con operaciones menos complejas. A diferencia del software de gestión de proyectos, que se centra en la gestión de proyectos o tareas individuales, el software de gestión de flujos de trabajo automatiza procesos completos y se integra con otras herramientas, como el software CRM, para optimizar los flujos de trabajo en diferentes sistemas.