El software de gestión de registros públicos ayuda a las agencias gubernamentales a almacenar, organizar y digitalizar los registros públicos, a menudo para apoyar las solicitudes de la Libertad de Información (FOI) de los ciudadanos. Los registros comunes incluyen documentos de tierras, licencias de matrimonio, certificados de nacimiento y defunción y contratos legales. Estas soluciones automatizan los flujos de trabajo para enrutar las solicitudes de registro a los departamentos apropiados, independientemente de cómo se presente la solicitud y administre el procesamiento de pagos. También garantizan la privacidad y la seguridad de la información confidencial al redactar documentos para evitar la divulgación de detalles confidenciales. Por lo general, estas plataformas ofrecen un portal de orientación pública para que los ciudadanos busquen registros y envíen solicitudes, con la capacidad de rastrear el estado de sus solicitudes desde la presentación hasta la finalización. Internamente, estos sistemas proporcionan a las agencias gubernamentales funciones similares al software de archivo de información empresarial. Desde 2020, las agencias federales en los EE. UU. Deben administrar todos los registros electrónicamente, lo que hace que los sistemas de gestión de registros públicos sean esenciales para muchos organismos gubernamentales. Estas herramientas permiten a las agencias cargar y almacenar registros digitalmente, con funciones de indexación para una recuperación rápida para responder a las solicitudes. También mantienen pistas de auditoría para rastrear quiénes accedieron a los registros y cuándo. La mayoría de los sistemas incluyen características de informes y análisis para monitorear las métricas de rendimiento e identificar tendencias en solicitudes de registro.

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