Framesoft Document Management

Framesoft Document Management (FDM) ist eine umfassende Softwarelösung für professionelles und globales Content- und Collaboration-Management. FDM wurde entwickelt, um den Prozess der Dokumentenverwaltung in einer digitalen Umgebung zu rationalisieren und so sowohl die Effizienz als auch die Sicherheit in einem Unternehmen zu verbessern. FDM ermöglicht die Verwaltung aller Arten elektronischer Inhalte. Inhalte können über eine Fuzzy-/KI-basierte Volltextsuche oder durch die automatische Zuweisung von Schlüsselwörtern einfach gespeichert, verfolgt und durchsucht werden. FDM umfasst eine Reihe von Tools zum Erstellen, Verwalten und Speichern elektronischer Dokumente an einem zentralen Ort, die einen einfachen Zugriff über mehrere Kanäle, den Abruf, die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit ermöglichen. Hauptmerkmale: ** Digitaler Speicher – FDM bietet ein zentrales Repository für digitale Dokumente jeglicher Art. Dies ermöglicht ein einfaches Speichern, Abrufen und Verwalten von Dokumenten. Es umfasst eine hierarchische Speicherung, was bedeutet, dass Dokumente in Ordnern und Unterordnern gespeichert werden können, was eine intuitive und strukturierte Organisation ermöglicht. ** Erweiterte Suchfunktionalität – Eine robuste und umfassende Suchmaschine einschließlich Fuzzy-/Künstliche Intelligenz (KI)-basierter Volltextsuche und automatischer Zuweisung von Schlüsselwörtern. Mit dieser Funktion können Benutzer Dokumente schnell anhand verschiedener Kriterien wie Schlüsselwörter, Inhalt, Autor, Datum und mehr finden. Die Technologie zur optischen Zeichenerkennung (OCR) kann integriert werden, um die Suche nach Text in gescannten Dokumenten und Bildern zu ermöglichen. ** Zugriffskontrolle und Sicherheit – Zu den Sicherheitsfunktionen gehört der kontrollierte Zugriff auf E-Dateien und Dokumente. Administratoren können Berechtigungen auf verschiedenen Ebenen festlegen und festlegen, wer Dokumente anzeigen, bearbeiten oder löschen darf. Dadurch wird sichergestellt, dass vertrauliche Informationen nur autorisiertem Personal zugänglich sind. Darüber hinaus werden Audit-Trails zu Überwachungs- und Compliance-Zwecken geführt. ** Versionskontrolle und Audit-Trails – Die Versionskontrolle stellt sicher, dass der Verlauf der an einer E-Datei oder einem Dokument vorgenommenen Änderungen aufgezeichnet und zugänglich ist. Mit dieser Funktion können Benutzer bei Bedarf zu früheren Versionen zurückkehren und einen klaren Prüfpfad für Änderungen bereitstellen, was für Compliance und behördliche Anforderungen von entscheidender Bedeutung ist. ** Tools für die Zusammenarbeit – FDM erleichtert die Zusammenarbeit durch Funktionen wie Dokumentenfreigabe, gleichzeitige Bearbeitung und Kommentieren. Diese Tools ermöglichen es Teams, unabhängig von ihrem physischen Standort in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. ** Workflow-Automatisierung und -Integration – FDM-Workflow-Automatisierungstools tragen zur Rationalisierung von Geschäftsprozessen bei, indem sie dokumentenbezogene Aufgaben wie Genehmigungen, Benachrichtigungen und Weiterleitung automatisieren. Durch die Integrationsfähigkeiten kann FDM nahtlos mit anderen Unternehmenssoftwaresystemen wie Vertragsmanagementsystemen, Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen zusammenarbeiten und so die Gesamtproduktivität steigern. ** Compliance- und Aufbewahrungsmanagement – ​​Compliance-Funktionen stellen sicher, dass die Dokumentenverwaltungspraktiken den Branchenstandards und gesetzlichen Anforderungen entsprechen. FDM kann Zeitpläne zur Aufbewahrung von Dokumenten automatisch verwalten und so sicherstellen, dass Dokumente für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt und ordnungsgemäß entsorgt werden. ** Mobile Zugänglichkeit – FDM ist über mobile Geräte zugänglich, sodass Benutzer jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen und diese verwalten können. ** Anpassung und Skalierbarkeit – FDM kann an die spezifischen Anforderungen einer Organisation angepasst werden. Durch die Skalierbarkeit wird sichergestellt, dass FDM mit der Erweiterung der Organisation wachsen und sich anpassen kann. ** Cloudbasierte Optionen – FDM wird auch als cloudbasierte Software as a Service (SaaS)-Lösung angeboten und bietet die Vorteile eines geringeren IT-Overheads, Skalierbarkeit und Fernzugriff. Mit diesen Funktionen können Benutzer den Zugriff auf Dokumente steuern, Änderungen verfolgen und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Industriestandards sicherstellen. Darüber hinaus hilft FDM jedem Unternehmen, die mit papierbasierten Prozessen verbundenen Kosten zu senken, die Produktivität zu verbessern und die Informationssicherheit zu verbessern.