Projektmanagement-Tools sind als Ergänzung zu Projektmanagement-Software konzipiert, sollten aber nicht damit verwechselt werden. Im Gegensatz zu vollwertiger Projektmanagementsoftware sind diese Tools nicht in der Lage, ein Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten. Stattdessen konzentrieren sie sich auf bestimmte Funktionalitäten wie Projektvisualisierung, Planung und erweiterte Berichterstattung – Funktionen, die in herkömmlicher Projektmanagementsoftware möglicherweise nicht immer verfügbar sind. Einige Projektmanagement-Tools sind so konzipiert, dass sie mit bestimmten Projektmanagement-Softwareprodukten zusammenarbeiten, während andere eher allgemeiner Natur sind. Im letzteren Fall erfordern diese Tools typischerweise den Import und Export von Projektdaten sowie die Integration in bestehende Projektmanagementsysteme.
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