Tijd effectief beheren is moeilijker geworden dan ooit. Tussen vergaderingen, dienstplanning, projectcoördinatie en persoonlijke taken is het makkelijk om je overweldigd te voelen. Traditionele agenda's schrapen slechts aan de oppervlakte, waardoor gebruikers vaak worstelen met herinneringen, het herschikken van afspraken en eindeloze e-mailthreads.
Hier komen AI-gestuurde planningsassistenten in beeld. Deze tools zetten niet alleen herinneringen—ze voorspellen conflicten, automatiseren boekingen, optimaliseren vergadertijden, beheren ploegendiensten en verzorgen zelfs follow-ups. Of je nu een student bent die studiegroepen organiseert, een freelancer die klanten inplant, een teamleider die diensten in balans brengt of een manager die veel agenda's beheert: er is een AI-planningsapp voor jou.
In deze gids verkennen we de 9 beste AI-planningsassistenten die vandaag beschikbaar zijn. Elke tool is afgestemd op verschillende gebruikers, van professionals in drukke sectoren tot gelegenheidsgebruikers die gewoon een slimere manier willen om dagelijkse taken bij te houden.
Motion
Beste voor:
Professionals die AI nodig hebben om taken en vergaderingen te prioriteren.
Motion gebruikt AI om je dag automatisch te plannen. Het bouwt dynamische schema's die vergaderingen, diep werk en persoonlijke taken in balans brengen. Als prioriteiten verschuiven, herschikt de app je agenda direct.
Belangrijkste functies:
- Plant automatisch taken en vergaderingen op basis van urgentie.
- Dynamische dagplanning met directe updates.
- Integreert met Google- en Outlook-agenda's.
- Geweldig voor productiviteitsgerichte professionals.
Prijsstelling:
Plannen vanaf ongeveer $19/maand.
Reclaim.ai
Beste voor:
Teams die flexibel werk en terugkerende taken in balans moeten brengen.
Reclaim.ai synchroniseert met je bestaande agenda en beschermt automatisch tijd voor gewoonten, taken en vergaderingen. Het past zich aan aan realtime veranderingen, wat het ideaal maakt voor hybride teams.
Belangrijkste functies:
- Slimme time-blocking voor terugkerend werk.
- Past automatisch aan wanneer prioriteiten verschuiven.
- Integreert met Slack, Zoom, Asana en Jira.
- Ideaal voor werk-privébalans en teamworkflows.
Prijsstelling:
Gratis plan beschikbaar; betaalde plannen vanaf ongeveer $8/maand.
Clockwise
Beste voor:
Grote teams die focus-tijd willen optimaliseren.
Clockwise optimaliseert teamschema's door vergaderingen naar de beste tijden te verplaatsen en ononderbroken focusblokken te creëren. Het is vooral effectief voor verspreide teams met overlappende tijdzones.
Belangrijkste functies:
- AI-optimalisatie van vergaderingen.
- Creëert grote focus-tijdblokken.
- Werkt met Google Agenda en Slack.
- Geweldig voor ondernemingen en remote teams.
Prijsstelling:
Gratis plan; Pro-plannen vanaf ongeveer $6,75/maand.
Calendly
Beste voor:
Freelancers en bedrijven die klantafspraken afhandelen.
Calendly automatiseert klantplanning met deelbare boekingslinks. AI-functies raden optimale tijden aan en voorkomen dubbele boekingen. Perfect voor verkoopteams, consultants en dienstverleners.
Belangrijkste functies:
- Deelbare boekingspagina's voor eenvoudige planning.
- AI detecteert en vermijdt tijdsconflicten.
- Werkt automatisch over tijdzones heen.
- Integratie met Zoom, Teams en CRM-systemen.
Prijsstelling:
Gratis basisversie; betaalde plannen vanaf ongeveer $10/maand.
Clara
Beste voor:
Leidinggevenden die een 'menselijke' AI-planningsassistent willen.
Clara fungeert als een virtuele executive-assistant. Je betrekt Clara in e-mailthreads en zij handelt planningsgesprekken af met een natuurlijke, menselijke toon. Perfect voor professionals met een volle inbox.
Belangrijkste functies:
- AI-e-mailplanning die aanvoelt als menselijk.
- Behandelt follow-ups en het verplaatsen van afspraken.
- Synchroniseert met Google en Outlook.
- Bespaart uren voor leidinggevenden en managers.
Prijsstelling:
Begint bij ongeveer $99/maand.
Skedulo
Beste voor:
Bedrijven die frontline- of ploegwerkers beheren.
Skedulo is gebouwd voor dienstplanning en personeelsbeheer. AI wijst taken toe op basis van beschikbaarheid, vaardigheden en locatie—ideaal voor zorg, retail en buitendienstteams.
Belangrijkste functies:
- AI-dienstplanning en personeelsroosters.
- Mobielgericht platform voor medewerkers onderweg.
- Taaktoewijzing op basis van vaardigheden.
- Realtime updates en compliance-tools.
Prijsstelling:
Prijs op aanvraag.
Trevor AI
Beste voor:
Studenten en freelancers die taken flexibel willen beheren.
Trevor AI combineert takenbeheer met kalenderplanning. Voeg je to-do's toe en Trevor stelt intelligent de beste tijdsloten voor op basis van je werklast.
Belangrijkste functies:
- Sleep-en-neerzet taken in agendavakken.
- AI stelt optimale tijden voor taken voor.
- Synchroniseert met Google Agenda.
- Perfect voor studenten of freelancers.
Prijsstelling:
Gratis plan beschikbaar; Pro-plan vanaf ongeveer $3,99/maand.
Sidekick AI
Beste voor:
Verkoopteams en ondernemers die met externe contacten plannen.
Sidekick AI helpt professionals om vergaderingen met klanten en partners in te plannen. Het leert je voorkeuren en suggereert automatisch tijden, waardoor heen-en-weer e-mailverkeer vermindert.
Belangrijkste functies:
- AI leert je planningsstijl.
- Slimme vergadersuggesties.
- Deelbare boekingslinks.
- Ontworpen voor externe planningsbehoeften.
Prijsstelling:
Gratis plan; Pro vanaf ongeveer $10/maand.
Microsoft Copilot
Beste voor:
Enterprisegebruikers die al in het Microsoft-ecosysteem zitten.
Copilot in Outlook gebruikt AI om e-mailthreads samen te vatten, vergadertijden voor te stellen en automatisch follow-ups in te plannen. Het is perfect voor organisaties die Microsoft 365 gebruiken.
Belangrijkste functies:
- AI-voorstellen voor vergadertijden.
- E-mail-naar-agenda automatisering.
- Vat gesprekken samen met actiepunten.
- Naadloze integratie met Teams en Office-apps.
Prijsstelling:
Opgenomen in Microsoft 365-abonnementen met de Copilot-add-on.
AI-planningsassistenten zijn niet langer optioneel—ze zijn essentiële tools geworden voor het beheren van moderne werklast. Van Motions dynamische dagplanning tot Skedulo's optimalisatie van diensten en Clara's mensachtige planning: elke app lost een unieke uitdaging op.
Voor individuen kan AI uren aan planning per week besparen. Voor teams vermindert het wrijving, verkleint het risico op burn-out en maakt het samenwerking soepeler. De juiste assistent boekt niet alleen vergaderingen—hij geeft je ruimte om je te concentreren op zinvol werk, creativiteit en strategie.
Begin met een gratis plan, test de functies die bij je workflow passen en upgrade naarmate je behoeften groeien. Met AI die het zware werk doet, voelt plannen niet meer als een klus—het voelt als een kans om je tijd terug te winnen.
This is where AI-powered scheduling assistants step in. These tools don’t just set reminders—they predict conflicts, automate bookings, optimize meeting times, manage team shifts, and even handle follow-ups. Whether you’re a student organizing study sessions, a freelancer scheduling clients, a team leader balancing shifts, or an executive managing high-volume calendars, there’s an AI scheduling app designed for you.
In this guide, we’ll explore the 9 best AI scheduling assistants available today. Each tool is tailored for different users, from professionals in fast-paced industries to casual users who simply want a smarter way to stay on top of daily tasks.
Motion
Best for: Professionals who need AI to prioritize tasks and meetings.
Motion uses AI to automatically plan your day. It builds dynamic schedules that balance meetings, deep work, and personal tasks. If priorities shift, the app instantly reshuffles your calendar.
Key Features:
- Auto-schedules tasks and meetings based on urgency.
- Dynamic daily planning with instant updates.
- Integrates with Google and Outlook calendars.
- Great for productivity-focused professionals.
Pricing: Plans from ~$19/month.
Reclaim.ai
Best for: Teams balancing flexible work and recurring tasks.
Reclaim.ai syncs with your existing calendar and automatically protects time for habits, tasks, and meetings. It adjusts around real-time changes, making it ideal for hybrid teams.
Key Features:
- Smart time-blocking for recurring work.
- Automatically adjusts when priorities shift.
- Integrates with Slack, Zoom, Asana, and Jira.
- Best for work-life balance and team workflows.
Pricing: Free plan available; paid plans from ~$8/month.
Clockwise
Best for: Large teams optimizing for focus time.
Clockwise optimizes team schedules by moving meetings to the best times, creating uninterrupted focus blocks. It’s especially effective for distributed teams with overlapping time zones.
Key Features:
- AI meeting optimization.
- Creates large focus-time blocks.
- Works with Google Calendar and Slack.
- Great for enterprises and remote teams.
Pricing: Free plan; Pro plans start at ~$6.75/month.
Calendly
Best for: Freelancers and businesses handling client bookings.
Calendly automates client scheduling with shareable booking links. AI-powered features recommend optimal times and prevent double-booking. Great for sales teams, consultants, and service providers.
Key Features:
- Shareable booking pages for easy scheduling.
- AI detects and avoids time conflicts.
- Works across time zones automatically.
- Integration with Zoom, Teams, and CRMs.
Pricing: Free basic version; paid plans from ~$10/month.
Clara
Best for: Executives who want a “human-like” AI scheduling assistant.
Clara acts like a virtual executive assistant. You loop Clara into email threads, and it handles scheduling conversations with a natural, human tone. Perfect for professionals with busy inboxes.
Key Features:
- AI email scheduling that feels human.
- Handles follow-ups and rescheduling.
- Syncs with Google and Outlook.
- Saves hours for executives and managers.
Pricing: Starts at ~$99/month.
Skedulo
Best for: Companies managing frontline or shift-based workers.
Skedulo is built for shift planning and workforce management. AI assigns jobs based on availability, skills, and location—ideal for healthcare, retail, and field service teams.
Key Features:
- AI shift planning and workforce scheduling.
- Mobile-first platform for on-the-go workers.
- Skill-based task assignment.
- Real-time updates and compliance tools.
Pricing: Custom pricing.
Trevor AI
Best for: Students and freelancers managing tasks with flexibility.
Trevor AI combines task management with calendar scheduling. Add your to-dos, and Trevor intelligently suggests the best time slots based on your workload.
Key Features:
- Drag-and-drop tasks into calendar slots.
- AI suggests optimal times for tasks.
- Syncs with Google Calendar.
- Perfect for students or freelancers.
Pricing: Free plan available; Pro plan from ~$3.99/month.
Sidekick AI
Best for: Sales teams and entrepreneurs scheduling with external contacts.
Sidekick AI helps professionals schedule meetings with clients and partners. It learns your preferences and suggests times automatically, reducing back-and-forth emails.
Key Features:
- AI learns your scheduling style.
- Smart meeting suggestions.
- Shareable booking links.
- Built for external scheduling needs.
Pricing: Free plan; Pro from ~$10/month.
Microsoft Copilot
Best for: Enterprise users already in the Microsoft ecosystem.
Copilot in Outlook uses AI to summarize email threads, suggest meeting times, and automatically schedule follow-ups. It’s perfect for organizations already using Microsoft 365.
Key Features:
- AI meeting time suggestions.
- Email-to-calendar automation.
- Summarizes conversations with action points.
- Seamless with Teams and Office apps.
Pricing: Included in Microsoft 365 subscriptions with Copilot add-on.
AI scheduling assistants are no longer optional—they’ve become essential tools for managing modern workloads. From Motion’s dynamic daily planning to Skedulo’s shift optimization and Clara’s human-like scheduling, each app solves a unique challenge.
For individuals, AI can save hours of planning each week. For teams, it removes friction, reduces burnout, and makes collaboration smoother. The right assistant doesn’t just book meetings—it frees your mind to focus on meaningful work, creativity, and strategy.
Start with a free plan, test the features that fit your workflow, and upgrade as your needs grow. With AI doing the heavy lifting, you’ll find scheduling no longer feels like a chore—it feels like an opportunity to reclaim your time.